Zakładanie nowych spraw na podstawie maila lub skanu

Wiele procesów wymaga pracy z dokumentem będącym obrazem dokumentu papierowego. Dokumenty wpływające do firmy tradycyjną pocztą podlegają skanowaniu i w zależności od rodzaju dokumentu uruchamiane są odpowiednie procesy np Obieg faktur kosztowych czy Korespondencja przychodząca. Firmy realizują różne scenariusze w zależności od potrzeb i możliwości. Dokument ten opisuje najczęściej spotykane scenariusze wprowadzania dokumentów do Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz sposób konfiguracji Platformy AMODIT w zależności od realizowanego wariantu.

• Skanowanie dokumentów i przesyłanie mailem.
• Skanowanie dokumentów do folderu sieciowego.

Skanowanie dokumentów i przesyłanie mailem.

To najczęściej wykorzystywany scenariusz inicjowania spraw i załączania dokumentów. Dla realizacji tego scenariusza potrzeba:

1. Wyodrębnionego adresu mailowego, który będzie służył tylko do tego celu. Przykładowo faktury@domena_firmowa.com. Nie powinien być to adres publiczny, gdyż będzie na niego przychodzić spam i ten spam też będzie tworzył sprawy w AMODIT.
2. Zdefiniowanego procesu np Obieg faktur kosztowych
3. Konfiguracji serwera pocztowego w AMODIT. Ustawienia dokonuje się tutaj: Menu główne->Ustawienia systemowe->Poczta przychodząca Podać należy protokół, adres serwera poczty przychodzącej, port, czy używa SSL, czy maile po pobraniu mają być usuwane (ustawić na tak) oraz czy cały mail ma być załączany do sprawy.
4. Wskazania w procesie, że ma korzystać z tego adresu. Menu główne->Procedury->Wskaż swoją procedurę->Ustawienia. Należy podać adres mailowy na który będą wysyłane skany, hasło do tego konta, w nazwę folderu należy wpisać INBOX. 
5. Zapisać ustawienia

i  już gotowe. Każdy mail wysłany na adres mailowy skojarzony z procesem będzie inicjował w nim nowe sprawy. Wszystkie załączniki z tego maila staną się załącznikami do sprawy. Ten sposób dostarczania dokumentów do obiegu otwiera kolejne możliwości automatyzacji. AMODIT potrafi rozpoznawać naklejone na dokument kody kreskowe i dzielić plik na wiele pojedynczych dokumentów. Dla każdego pojedynczego dokumentu potrafi automatycznie odszukać sprawę z tym samym kodem kreskowym i dołączyć do niej skan dokumentu, a w przypadku gdy nie odnajdzie takiej sprawy, to utworzy nową sprawę i załączy do niej dokument. Ten spsoób działania pozwala na realizację następującego scenariusza:

• zakładana jest nowa sprawa w AMODIT
• sprawa (dokument) jest opisywana np datą rejestracji, wyborem departamentu którego pismo dotyczy oraz następuje nadanie kolejnego numeru
• Na podstawie tych informacji AMODIT generuje kod kreskowy i użytkownik drukuje ten kod na drukarce kodów kreskowych.
• okleja tym kodem dokument
• rejestruje kolejne dokumenty wykonując powyższe czynności
• wszystkie dokumenty z naklejonymi kodami zanosi do skanera i skanuje w jednym przebiegu.
• resztę zrobi AMODIT. Rozpozna kody kreskowe, podzieli plik na pojedyncze dokumenty, odszuka sprawę z odpowiednim kodem kreskowym i załączy do niej dokument.

AMODIT potrafi również załączać dokumenty i treść maila do już istniejących spraw na podstawi numeru sprawy. Ten scenariusz wykorzystywany jest do obsługi Help Center lub innych tego typu procesów w których spodziewana jest odpowiedź klienta. W takim przypadku wystarczy, że w tytule przesyłanego maila będzie numer sprawy którego mail dotyczy. AMODIT odszuka sprawę i załączy do niej maila. Typowy scenariusz wygląda tak:

• obsługujemy sprawę w AMODIT. Z tej sprawy wysyłany jest mail do klienta z informacją. Temat maila wygląda np tak „Sprawa nr [#235] została przyjęta do realizacji„
• Klient odpowiada na tego maila dosyłając jakieś uzupełniające informacje. Jego temat maila będzie więc np taki „RE: Sprawa [#235] została przyjęta do realizacji„. To wystarczy, aby AMODIT odszukał sprawę nr 235 i dołączył do niej odpowiedź klienta.

Skanowanie dokumentów do folderu sieciowego.

W tym scenariuszu dokumenty są skanowane do folderu (udziału) sieciowego, do którego AMOIDT ma dostęp. Może to być folder na komputerze (serwerze), na którym zainstalowany jest AMODIT, albo na dowolnym innym serwerze w sieci. W AMODIT podajemy ścieżkę do tego folderu: Ustawienia systemowe->Usługi->Skany Ustawiamy:

• czas, co ile minut AMODIT ma pobierać nowe dokumenty z tego folderu
• ścieżkę do folderu np c:\amodit_skany, gdy folder jest na serwerze AMODIT lub \\serwer\nazwa_folderu, gdy folder jest na innym serwerze.
• czy AMODIT ma przeszukiwać podfoldery tego folderu
• jakie typy dokumentów AMODIT będzie pobierał jako skany

Zapisujemy zmienione ustawienia. Na skanerze ustawiamy skanowanie do wybranego folderu. Zeskanowane dokumenty będą w AMODIT widoczne na liście skanów, z której mogą być dołączone do już istniejących spraw lub na ich podstawie mogą być utworzone nowe sprawy. Czynnosci te opisano tutaj.