Dodawanie maili (dokumentów) do istniejących spraw

AMODIT potrafi również załączać dokumenty i treść maila do już istniejących spraw na podstawie numeru sprawy. Ten scenariusz wykorzystywany jest do obsługi Help Center lub innych tego typu procesów, w których spodziewana jest odpowiedź klienta. W takim przypadku wystarczy, że w tytule przesyłanego maila będzie numer sprawy, której mail dotyczy. AMODIT odszuka sprawę i załączy do niej maila. Typowy scenariusz wygląda tak:

  1. Obsługujemy sprawę w AMODIT.
  2. Z tej sprawy wysyłany jest mail np do klienta z jakąś informacją.
  3. Temat maila wygląda np tak „Sprawa nr [#235] została przyjęta do realizacji
  4. Klient odpowiada na tego maila dosyłając jakieś uzupełniające informacje. Jego temat maila będzie więc np taki „RE: Sprawa [#235] została przyjęta do realizacji„. To wystarczy, aby AMODIT odszukał sprawę nr 235 i dołączył do niej odpowiedź klienta.

Co należy skonfigurować?

W ustawieniach systemowych w zakładce Poczta przychodząca należy ostawić:

  1. parametry serwera poczty przychodzącej:protokół, adres serwera, port, użycie SSL,
  2. parametr user i password. jako user należy przygotować skrzynkę do przyjmowania odpowiedzi np raplay-to@domenafirmy.com.pl
  3. parametr Folder name (najczęściej INBOX)
  4. parametr „Add original message to case as” w zależności czy mail ma być dołączony jako komentarz czy jako dokument do sprawy
  5. Włączyć opcję „Try to attach email replies to existing cases?”
  6. W polu „Regex used to find case ID or field value in email subject” powinna być wartość   \[#(?<caseid>[0-9]+)\]

W ustawieniach systemowych w zakładce Zadania należy sprawdzić i ustawić częstotliwość wykonania zadania o nazwie LoadMails

 

 

 

 

 

Was this article helpful?
0 out Of 5 Stars
5 Stars 0%
4 Stars 0%
3 Stars 0%
2 Stars 0%
1 Stars 0%
How can we improve this article?
Please submit the reason for your vote so that we can improve the article.