Rejestr
Rejestr, to de facto „proces” ze zmodyfikowanym sposobem użycia. Określa się go w Ustawieniach procesu.
Rejestr powstał głównie w celu rozszerzenia obsługi danych typu słownikowego, na te przypadki, gdzie jest potrzeba przechowywania większej liczby danych o poszczególnym rekordzie np Miasto, Ulica, Numer, Numer lokalu, Kod pocztowy itd.
Łączy on w sobie cechy procesu i słownika.
Czym zatem różni się rejestr od procesu?
| Proces | Rejestr | |
| Pola na formularzu | tak | tak, ale nie jest zalecane używanie tabel, ze względu na ewentualną synchronizację danych do rejestru. Tabele na formularzu rejestru nie mogą być importowane ani synchronizowane podczas importu/synchronizacji danych rejestru |
| Reguły | tak | tak |
| Etapy | tak | tak |
| Widoczność kafelków do uruchomienia nowej sprawy na zakładce „Procesy” | tak, wg uprawnień w poszczególnych procesach | kafelki nie są dostępne. Nikt, w tym również administratorzy, nie mogą uruchamiać z tego poziomu nowych spraw w rejestrach. |
| Widoczność spraw na listach typu „Do wykonania”, „Wszystkie”,”Zamknięte”,”Usunięte” | zgodnie z uprawnieniami | sprawy z rejestru nie są wyświetlane na tych listach |
| Widoczność spraw z poziomu raportów | zgodnie z uprawnieniami | wszystkie sprawy z rejestru są dostępne dla zwykłych użytkowników |
| Widoczność spraw z poziomu wyszukiwania zaawansowanego | zgodnie z uprawnieniami | wszystkie sprawy z rejestru są dostępne dla zwykłych użytkowników |
| Uprawnienie na poziomie procesu „Proces może być uruchamiany tylko przez:„ |
Jeżeli nie podano użytkowników lub grup, to każdy może uruchamiać nowe sprawy w procesie. Jeżeli podano, to tylko ci wskazani użytkownicy mogą uruchamiać nowe sprawy. |
Jeżeli nie podano, to tylko administratorzy mogą tworzyć nowe sprawy w rejestrze Jeżeli podano, to te osoby oraz administratorzy mogą tworzyć nowe sprawy w rejestrze. Pozostali nie mogą tworzyć nowych spraw/rekordów w rejestrze. Zobacz jak to ustawienie wpływa na zachowanie się pola typu odnośnik |
| Uprawnienie na poziomie procesu „Obserwatorzy spraw” |
Jeżeli nie podano, to użytkownicy będą mieli dostęp do spraw zgodnie z uprawnieniami na poziomie sprawy. Osoby dodane tu będą miały dostęp w trybie do odczytu do wszystkich spraw z tego procesu. |
Opcja ta nie ma żadnego wpływu na dostępność spraw z rejestru. Sprawy są dostępne dla wszystkich bez względu na ustawienia w tym miejscu. |
|
Uprawnienie na poziomie procesu „Redaktorzy spraw” |
Jeżeli nie podano, to użytkownicy będą mieli dostęp do spraw zgodnie z uprawnieniami na poziomie sprawy. Osoby dodane tu będą miały dostęp w trybie edycji do wszystkich spraw z tego procesu |
Jeżeli nie podano, to tylko administratorzy mogą edytować poszczególne rekordy/sprawy w rejestrze. Jeżeli podano, to te osoby oraz administratorzy mogą edytować rekordy/sprawy w rejestrze. Pozostali nie mają możliwości edycji. Zobacz jak to ustawienie wpływa na zachowanie się pola typu odnośnik |
|
Uprawnienie na poziomie procesu „Administratorzy procesu„ |
Jeżeli nie podano, to tylko administratorzy ogólni mogą modyfikować definicję tego procesu. Jeżeli podano, to te osoby będą miały uprawnienie do modyfikacji definicji procesu. |
Jeżeli nie podano, to tylko administratorzy ogólni mogą modyfikować definicję tego procesu/rejestru. Jeżeli podano, to te osoby będą miały uprawnienie do modyfikacji definicji procesu/rejestru |
|
|
|
|
|
Klucz dla rejestru |
nie ma zastosowania |
Klucz dla rejestru, to podstawowy, unikalny wyróżnik spraw w rejestrze. Opis poniżej |
|
Import z danych tekstowych |
nie ma zastosowania |
Pozwala na dodawanie nowych elementów do rejestru jak i aktualizację istniejących. Źródłem danych jest tekst ze schowka np po skopiowaniu komórek z Excela. Opis znajdziesz tutaj |
|
Import ze źródeł zewnętrznych |
nie ma zastosowania |
Pozwala na jednorazowe lub cykliczne importowanie/synchronizację danych w rejestrze z danymi pochodzącymi ze źródeł zewnętrznych. |
|
|
|
|
|
Usuwanie rekordów/spraw |
Sprawa usunięta z poziomu interfejsu użytkownika trafia na listę spraw usuniętych i administrator może ją ostatecznie usunąć albo przywrócić. Sprawy usunięte za pomocą funkcji DeleteCase() z poziomu reguły są natychmiast usuwane z systemu i nie ma możliwości cofnięcia tej operacji. |
Sprawa usunięta z poziomu interfejsu użytkownika jest traktowana tak jak nieaktywna pozycja w słowniku. Czyli nadal występuje w rejestrze, ale nie można jej wybierać np w polu odnośnik. Taką sprawę można przywrócić do aktywnych. Sprawy usunięte za pomocą funkcji DeleteCase() z poziomu reguły są natychmiast usuwane z systemu i nie ma możliwości cofnięcia tej operacji. |
Klucz rejestru
Klucz pozwala jednoznacznie identyfikować rekordy/sprawy w rejestrze. Przykładowo w rejestrze samochodów kluczem mógłby być numer rejestracyjny samochodu, w rejestrze pracowników np nr PESEL itd.
Jednoznaczna identyfikacja rekordu/sprawy w rejestrze jest niezbędna dla importowania spraw i synchronizacji danych w rejestrze z danymi z systemów zewnętrznych.
Klucz składa się z z jednego lub wielu pól występujących na formularzu.
Nie może zawierać pól systemowych jak np CaseId itd.
Wartości pól zawartych w kluczu, traktowane jako zestaw danych, muszą być unikalne. Przykładowo, jeżeli kluczem w rejestrze umów byłby „Typ dokumentu”, to wartości w tym kluczu będą się powtarzać. Z pewnością będziemy mieli wiele rekordów z typem dokumentu równym np „Umowa”. Zatem kluczem musi być coś innego albo zestawienie dwóch pól np „Numer porządkowy” i „Typ dokumentu”. Taka para będzie unikalna bo nie powtórzy się żaden numer porządkowy dla typu dokumentu Umowa itd.
Należy zwrócić uwagę, że unikalność klucza obejmuje również sprawy usunięte/nieaktywne ale jednak występujące w rejestrze.
Przy tworzeniu nowej sprawy, po uzupełnieniu pól formularza, które zostały użyte w kluczu rejestru, zostanie sprawdzona unikalność klucza obejmująca również sprawy usunięte.
Aby zweryfikować czy rzeczywiście istnieją takie usunięte sprawy, dla których klucz jest tożsamy z kluczem wprowadzanej sprawy najlepiej jest skorzystać z raportu wyświetlającego zawartość rejestru. Zobacz następny rozdział tego artykułu.
Jak zarządzać rekordami/sprawami w rejestrze?
Dostęp do rekordów/spraw w rejestrze jest możliwy poprzez:
- raport – należy przygotować dla siebie taki raport z opcją dodawania nowych rekordów. Raport ten będzie wyświetlał rekordy/sprawy z rejestru, będzie pozwalał na edycję poszczególnych rekordów/spraw jak i pozwalał na dodawanie nowych rekordów/spraw.jeżeli jest to potrzebne to należy też zadbać o np wyświetlenie sobie pozycji nieaktywnych czyli usuniętych. Usunięte rekordy/sprawy nie będą widoczne na liście spraw „usuniętych” (patrz tabelka wyżej)
- Wyszukiwanie zaawansowane – opis jak wyżej
- pole typu odnośnik