Rejestr

Rejestr, to  de facto „proces” ze zmodyfikowanym sposobem użycia. Określa się go w Ustawieniach procesu.

Rejestr powstał głównie w celu rozszerzenia obsługi danych typu słownikowego, na te przypadki, gdzie jest potrzeba przechowywania większej liczby danych o poszczególnym rekordzie np Miasto, Ulica, Numer, Numer lokalu, Kod pocztowy itd. 

Łączy on w sobie cechy procesu i słownika. 

Czym zatem różni się rejestr od procesu?

  Proces Rejestr
Pola na formularzu tak tak, ale nie jest zalecane używanie tabel, ze względu na ewentualną synchronizację danych do rejestru. Tabele na formularzu rejestru nie mogą być importowane ani synchronizowane podczas importu/synchronizacji danych rejestru
Reguły tak tak
Etapy tak tak
     
Widoczność kafelków do uruchomienia nowej sprawy na zakładce „Procesy” tak, wg uprawnień w poszczególnych procesach kafelki nie są dostępne. Nikt, w tym również administratorzy, nie mogą uruchamiać z tego poziomu nowych spraw w rejestrach.
Widoczność spraw na listach typu „Do wykonania”, „Wszystkie”,”Zamknięte”,”Usunięte” zgodnie z uprawnieniami sprawy z rejestru nie są wyświetlane na tych listach
Widoczność spraw z poziomu raportów  zgodnie z uprawnieniami wszystkie sprawy z rejestru są dostępne dla zwykłych użytkowników 
Widoczność spraw z poziomu wyszukiwania zaawansowanego zgodnie z uprawnieniami wszystkie sprawy z rejestru są dostępne dla zwykłych użytkowników 
Uprawnienie na poziomie procesu „Proces może być uruchamiany tylko przez:

Jeżeli nie podano użytkowników lub grup, to każdy może uruchamiać nowe sprawy w procesie.

Jeżeli podano, to tylko ci wskazani użytkownicy mogą uruchamiać nowe sprawy.

Jeżeli nie podano, to tylko administratorzy mogą tworzyć nowe sprawy w rejestrze

Jeżeli podano, to te osoby oraz administratorzy mogą tworzyć nowe sprawy w rejestrze. Pozostali nie mogą tworzyć nowych spraw/rekordów w rejestrze.

Zobacz jak to ustawienie wpływa na zachowanie się pola typu odnośnik

Uprawnienie na poziomie procesu „Obserwatorzy spraw”

Jeżeli nie podano, to użytkownicy będą mieli dostęp do spraw zgodnie z uprawnieniami na poziomie sprawy.

Osoby dodane tu będą miały dostęp w trybie do odczytu do wszystkich spraw z tego procesu.

Opcja ta nie ma żadnego wpływu na dostępność spraw z rejestru. Sprawy są dostępne dla wszystkich bez względu na ustawienia w tym miejscu.

Uprawnienie na poziomie procesu „Redaktorzy spraw”

Jeżeli nie podano, to użytkownicy będą mieli dostęp do spraw zgodnie z uprawnieniami na poziomie sprawy.

Osoby dodane tu będą miały dostęp w trybie edycji do wszystkich spraw z tego procesu

Jeżeli nie podano, to tylko administratorzy mogą edytować poszczególne rekordy/sprawy w rejestrze.

Jeżeli podano, to te osoby oraz administratorzy mogą edytować rekordy/sprawy w rejestrze. Pozostali nie mają możliwości edycji.

Zobacz jak to ustawienie wpływa na zachowanie się pola typu odnośnik

Uprawnienie na poziomie procesu „Administratorzy procesu

Jeżeli nie podano, to tylko administratorzy ogólni mogą modyfikować definicję tego procesu.

Jeżeli podano, to te osoby będą miały uprawnienie do modyfikacji definicji procesu. 

Jeżeli nie podano, to tylko administratorzy ogólni mogą modyfikować definicję tego procesu/rejestru.

Jeżeli podano, to te osoby będą miały uprawnienie do modyfikacji definicji procesu/rejestru

 

 

 

Klucz dla rejestru

nie ma zastosowania

Klucz dla rejestru, to podstawowy, unikalny wyróżnik spraw w rejestrze.

Opis poniżej

Import z danych tekstowych

nie ma zastosowania

Pozwala na dodawanie nowych elementów do rejestru jak i aktualizację istniejących.

Źródłem danych jest tekst ze schowka np po skopiowaniu komórek z Excela.

Opis znajdziesz tutaj

Import ze źródeł zewnętrznych

nie ma zastosowania

Pozwala na jednorazowe lub cykliczne importowanie/synchronizację danych w rejestrze z danymi pochodzącymi ze źródeł zewnętrznych.

 

 

 

Usuwanie rekordów/spraw

Sprawa usunięta z poziomu interfejsu użytkownika trafia na listę spraw usuniętych i administrator może ją ostatecznie usunąć albo przywrócić.

Sprawy usunięte za pomocą funkcji DeleteCase() z poziomu reguły są natychmiast usuwane z systemu i nie ma możliwości cofnięcia tej operacji.

Sprawa usunięta z poziomu interfejsu użytkownika jest traktowana tak jak nieaktywna pozycja w słowniku. Czyli nadal występuje w rejestrze, ale nie można jej wybierać np w polu odnośnik. Taką sprawę można przywrócić do aktywnych.

Sprawy usunięte za pomocą funkcji DeleteCase() z poziomu reguły są natychmiast usuwane z systemu i nie ma możliwości cofnięcia tej operacji. 

Klucz rejestru

Klucz pozwala jednoznacznie identyfikować rekordy/sprawy w rejestrze. Przykładowo w rejestrze samochodów kluczem mógłby być numer rejestracyjny samochodu, w rejestrze pracowników np nr PESEL itd.

Jednoznaczna identyfikacja rekordu/sprawy w rejestrze jest niezbędna dla importowania spraw i synchronizacji danych w rejestrze z danymi z systemów zewnętrznych.

Klucz składa się z z jednego lub wielu pól występujących na formularzu.

Nie może zawierać pól systemowych jak np CaseId itd.

Wartości pól zawartych w kluczu, traktowane jako zestaw danych, muszą być unikalne. Przykładowo, jeżeli kluczem w rejestrze umów byłby „Typ dokumentu”, to wartości w tym kluczu będą się powtarzać. Z pewnością będziemy mieli wiele rekordów z typem dokumentu równym np „Umowa”. Zatem kluczem musi być coś innego albo zestawienie dwóch pól np „Numer porządkowy” i „Typ dokumentu”. Taka para będzie unikalna bo nie powtórzy się żaden numer porządkowy dla typu dokumentu Umowa itd.

Należy zwrócić uwagę, że unikalność klucza obejmuje również sprawy usunięte/nieaktywne ale jednak występujące w rejestrze.

Przy tworzeniu nowej sprawy, po uzupełnieniu pól formularza, które zostały użyte w kluczu rejestru, zostanie sprawdzona unikalność klucza obejmująca również sprawy usunięte.

Aby zweryfikować czy rzeczywiście istnieją takie usunięte sprawy, dla których klucz jest tożsamy z kluczem wprowadzanej sprawy najlepiej jest skorzystać z raportu wyświetlającego zawartość rejestru. Zobacz następny rozdział tego artykułu.

Jak zarządzać rekordami/sprawami w rejestrze?

Dostęp do rekordów/spraw w rejestrze jest możliwy poprzez:

  • raport – należy przygotować dla siebie taki raport z opcją dodawania nowych rekordów. Raport ten będzie wyświetlał rekordy/sprawy z rejestru, będzie pozwalał na edycję poszczególnych rekordów/spraw jak i pozwalał na dodawanie nowych rekordów/spraw.jeżeli jest to potrzebne to należy też zadbać o np wyświetlenie sobie pozycji nieaktywnych czyli usuniętych. Usunięte rekordy/sprawy nie będą widoczne na liście spraw „usuniętych” (patrz tabelka wyżej)
  • Wyszukiwanie zaawansowane – opis jak wyżej
  • pole typu odnośnik
Was this article helpful?
0 out Of 5 Stars
5 Stars 0%
4 Stars 0%
3 Stars 0%
2 Stars 0%
1 Stars 0%
How can we improve this article?
Please submit the reason for your vote so that we can improve the article.