Słowniki

Wprowadzenie

Słowniki w systemie AMODIT to funkcjonalność umożliwiająca zarządzanie predefiniowanymi zestawami danych, które następnie mogą być używane na formularzach spraw. Dzięki nim użytkownicy mają możliwość wyboru w polu słownikowym odpowiednich danych z listy opcji, co zdecydowanie ogranicza ryzyko popełnienia błędu. Każdy element na liście, czyli każdy wpis w słowniku, reprezentuje jeden możliwy wybór w danym kontekście. Przykładowo, w słownikach mogą znajdować się nazwy kont księgowych używanych w firmie, lista dostępnych produktów, zestawienie pozycji budżetowych lub katalog możliwych MPK.

Każdy słownik na Platformie AMODIT składa się wyłącznie z dwóch elementów: 'Tytuł’ oraz 'Opis’. Ważnym aspektem jest to, że 'Tytuł’ musi być unikalny dla każdego wpisu w słowniku, co gwarantuje jednoznaczność i eliminuje możliwość pomyłki. Należy zauważyć, że system nie przewiduje możliwości dodawania dodatkowych pól do struktury słowników, skupiając się na prostocie i klarowności prezentowanych danych. (Kwestię zapisywania wielu informacji w jednym rekordzie pola słownikowego rozwiązuje się poprzez zastosowanie znaczników rozdzielających poszczególne informacje – patrz kolumna 'Opis’ na poniższym obrazku.)

 

Podział słowników ze względu na źródło pochodzenia danych słownikowych

W AMODIT możemy wyróżnić dwa główne rodzaje słowników: wewnętrzne i zewnętrzne.

Słowniki wewnętrzne są tworzone i zarządzane bezpośrednio w AMODIT. Użytkownik definiuje ich zawartość, a system nie synchronizuje ich z żadnymi danymi zewnętrznymi. Są one idealne do zarządzania prostymi zestawami danych jak np.  lista form płatności, lista walut, lista nazw lub symboli obszarów / regionów, lista rodzajów przesyłek itp.

Słowniki zewnętrzne, z drugiej strony, są synchronizowane z danymi zewnętrznymi. Są one idealne do zarządzania większymi zestawami danych, które są używane jednocześnie w wielu systemach i musi być zachowana spójność między tymi systemami. Przykładowo, mogą to być dane pobierane z systemu HR, ERP lub innej aplikacji zewnętrznej, takie jak lista kontrahentów, lista kont księgowych, lista MPK itp.

Należy zauważyć, że w obu przypadkach dane słownikowe przechowywane są w bazie danych AMODIT. Różnica jest taka, że dane słowników wewnętrznych mogą być w AMODIT edytowane, podczas gdy dane słowników zewnętrznych nie mogą być edytowane ponieważ są synchronizowane ze źródłem zewnętrznym.

Podział słowników ze względu na sposób zasilania danymi

Słowniki wewnętrzne

Zasilane są ręcznie przez administratora, administratora słowników lub administratorów konkretnego słownika. Mogą też być zasilane przez zwykłych użytkowników, bezpośrednio z formularza sprawy, o ile twórca procesu włączy dla nich taką opcję.

Słowniki zewnętrzne

Zasilane mogą być w jeden z poniższych sposobów:

• ustawione połączenie ODBC do zewnętrznych, praktycznie dowolnych, baz danych.
  • wskazanie na konkretną tabelę w zewnętrznej bazie danych np. tabela tbl_kontrahenci;
  • zapytanie SQL zwracające odpowiedni, oczekiwany zestaw informacji do zasilenia słownika;
  • struktura xml;
• ustawione połączenie przez tzw. Agenta (Aplikacja dostarczaną wraz z systemem AMODIT, której zadaniem jest komunikacja między danymi znajdującymi się w zasobach IT klienta a AMODIT’em w chmurze dostawcy). W tym przypadku podobnie możemy albo wskazać tabelę z bazy albo napisać stosowne zapytanie select.

Słowniki hierarchiczne

Słowniki hierarchiczne w systemie AMODIT to narzędzie, które umożliwia tworzenie złożonych struktur danych poprzez definiowanie relacji między słownikami.

Jako przykład, można by utworzyć słownik hierarchiczny reprezentujący układ zakładowego planu kont stosowanego w Polsce. Na najwyższym poziomie moglibyśmy mieć zespoły kont, takie jak 'Aktywa trwałe’, 'Inwestycje krótkoterminowe, kredyty oraz udziały (akcje) własne’, 'Rozrachunki i roszczenia’, aż do 'Kapitał (fundusz) własny, rezerwy, fundusze specjalne i wynik finansowy’. Każdy z tych zespołów mógłby być dalej podzielony na konkretne konta. Każdy poziom tej hierarchii to oddzielny słownik, a relacje między nimi tworzą pełną strukturę.

Działanie słowników hierarchicznych sprowadza się do tego, że gdy w polu słownikowym reprezentującym najwyższy poziom słownika wybiorę np. pozycję 'Aktywa trwałe’, to w polu słownikowym drugiego poziomu pojawią się np. następujące pozycje: 'wartości niematerialne i prawne’, 'rzeczowe aktywa trwałe’, 'należności długoterminowe’, 'inwestycje długoterminowe’, 'długoterminowe rozliczenia międzyokresowe’.

Gdy teraz na tym drugim poziomie wybiorę 'wartości niematerialne i prawne’, to na kolejnym poziomie dostanę np.: 'koszty zakończonych prac rozwojowych’, 'wartość firmy’, 'inne wartości niematerialne i prawne’, 'zaliczki na poczet wartości niematerialnych i prawnych’.

Każdy słownik, niezależnie czy jest to słownik wewnętrzny czy zewnętrzny, może być wykorzystany jako element hierarchii. Możemy również tworzyć hierarchie w trybie mieszanym, łącząc w jednej strukturze słowniki wewnętrzne i zewnętrzne.

To daje ogromną elastyczność, pozwalając na modelowanie dokładnie takich struktur danych, jakie są potrzebne w organizacji.

Słowniki zagnieżdżone

Słowniki zagnieżdżone stanowią kolejną, zaawansowaną funkcjonalność w systemie AMODIT, która pozwala na upraszczanie i zmniejszenie rozmiarów słowników hierarchicznych.

Zobaczmy to na przykładzie:

501 Koszty budów -> #Zlecenie -> 1 Materiały podstawowe -> 13 Paliwo do maszyn

501 Koszty budów -> #Zlecenie -> 2 Materiały pomocnicze -> 11 Części zamienne, materiały eksploatacyjne do maszyn

501 Koszty budów -> #Zlecenie -> 2 Materiały pomocnicze -> 55 Paliwo do samochodów służbowych

501 Koszty budów -> #Zlecenie -> 2 Materiały podstawowe -> 530 

501 Koszty budów -> #Zlecenie -> 4 Usługi obce -> 20 Wynajem maszyn i urządzeń

501 Koszty budów -> #Zlecenie -> 4 Usługi obce -> 21 Wynajem maszyn z zagranicy

501 Koszty budów -> #Zlecenie -> 4 Usługi obce -> 22 Wynajem maszyn z Grupy

Na drugim poziomie hierarchii pojawia się kategoria #Zlecenie. W tej przykładowej firmie, lista zleceń liczy kilka tysięcy pozycji. Dla każdego zlecenia musiałby być utworzony trzeci poziom hierarchii z takimi samymi pozycjami, np. 1. Materiały podstawowe, 2. Materiały pomocnicze itd., z powtarzającym się rozbiciem dla każdej z nich na czwartym poziomie hierarchii. Taka struktura generowałaby ogromne słowniki.

Skomplikowane? Na szczęście, mamy pojęcie słownika zagnieżdżonego. W naszym przykładzie #Zlecenie oznacza właśnie taki słownik, zawierający zlecenia.

Ta konstrukcja pozwala, że gdy użytkownik na drugim poziomie hierarchii wybierze kategorię #Zlecenie, system pokaże mu słownik ze zleceniami do wyboru. Wybranie konkretnego zlecenia pozwoli użytkownikowi na dostęp do odpowiednich podkategorii na kolejnych poziomach.

Możemy oczywiście tę strukturę rozszerzyć, dodając na drugim poziomie hierarchii np. #Maszyny. Dla każdej takiej kategorii (oznaczonej #) zbudujemy prostą, kilkupoziomową hierarchię i będziemy mogli obsługiwać sytuacje dla tysięcy maszyn z naszego parku maszynowego, księgując dla każdej odpowiednie koszty.

Taka konstrukcja znacząco upraszcza budowę słownika hierarchicznego, eliminując powtórzenia i zapewniając dużą elastyczność dla zarządzających słownikami, gdyż nie muszą go rozbudowywać za każdym razem, gdy wprowadza się nowe zlecenie czy maszynę.

Za pomocą słowników zagnieżdżonych, wystarczy dodać nowe zlecenie do słownika zleceń lub nową maszynę do słownika maszyn, a reszta planu kont opartego na słownikach hierarchicznych będzie działać bez konieczności wprowadzania zmian.