Konfigurowanie uruchamiania spraw na podstawie maila

AMODIT umożliwia inicjowanie spraw w oparciu o wysłanego do niego maila. Przesłany mail, inicjuje sprawę w procesie związanym z daną skrzynką mailową. Treść maila staje się komentarzem do sprawy, a załączniki  z maila stają się załącznikami do sprawy. Sprawa trafia na etap oznaczony jako początkowy i umożliwia dalsze jej procesowanie zgodnie z logiką procesu.

Dla realizacji tego scenariusza potrzeba:

1. Wyodrębnionego adresu mailowego, który będzie służył tylko do tego celu. Przykładowo faktury@domena_firmowa.com. Nie powinien być to adres publiczny, gdyż będzie na niego przychodzić spam i ten spam też będzie tworzył sprawy w AMODIT.
2. Zdefiniowanego procesu np Obieg faktur kosztowych
3. Konfiguracji serwera pocztowego w AMODIT. Ustawienia dokonuje się tutaj: Menu główne->Ustawienia systemowe->Poczta przychodząca Podać należy protokół, adres serwera poczty przychodzącej, port, czy używa SSL, czy maile po pobraniu mają być usuwane (ustawić na tak) oraz czy cały mail ma być załączany do sprawy.
4. Skrzynka MUSI obsługiwać jeden z następujących protokołów: IMAP lub POP3.
5. Wskazania w procesie, że ma korzystać z tego adresu. Menu główne->Procedury->Wskaż swoją procedurę->Ustawienia. Należy podać adres mailowy na który będą wysyłane maile, hasło do tego konta, w nazwę folderu należy wpisać INBOX. 
6. Zapisać ustawienia
7. W ustawieniach systemowych włączyć zadanie 'LoadMails’ i ustawić częstotliwość jego wykonywania.

UWAGA: Jeżeli choćby w jednym procesie ustawimy parametry poczty przychodzącej jak pokazano wyżej, to w Ustawieniach systemowych -> Poczta przychodząca -> Maila z serwera pocztowego, należy pozostawić niewypełnione pola User, Password, aby nie było sytuacji konkurowania o maile. Każdy mail wysłany na adres mailowy skojarzony z procesem będzie inicjował w nim nowe sprawy. To, w jaki sposób będą obsługiwane załączniki z maila, zależy od ustawień procesu. Przewidziano następujące scenariusze:

1. • Tworzy jedną sprawę dla otrzymanego maila i umieszcza wszystkie załączniki z maila na liście dokumentów sprawy
   • Tworzy jedną sprawę dla otrzymanego maila i pierwszy załącznik umieszcza w polu na formularzu, a pozostałe załączniki umieszcza na liście dokumentów sprawy. Jeżeli wskazanym polem typu dokument, będzie pole umieszczone w tabeli to wszystkie dokumenty zostaną dodane do kolejnych wierszy tabeli.
   • Tworzy odrębną sprawę dla każdego załącznika z maila i umieszcza go albo w polu na formularzu albo na liście dokumentów
   • Dla każdego załącznika z maila będącego plikiem typu pdf, bmp, jpg, tiff dokonuje próby podziału tego pliku na pojedyncze dokumenty na podstawie znalezionego w nim kodu kreskowego. Dla każdego wyodrębnionego w ten sposób dokumentu utworzona zostanie odrębna sprawa, a dokument zostanie umieszczony w polu na formularzu albo na liście dokumentów w tej sprawie
   • Dla każdego pliku będącego plikiem typu pdf, bmp, jpg, tiff dokonuje próby podziału na pojedyncze dokumenty na podstawie znalezionej pustej strony separującej dokumenty i zakłada dla nich odrębne sprawy. Dla każdego wyodrębnionego w ten sposób dokumentu utworzona zostanie odrębna sprawa, a dokument zostanie umieszczony w polu na formularzu albo na liście dokumentów w tej sprawie.

Dodawanie maili (dokumentów) do istniejących spraw

AMODIT potrafi również załączać dokumenty i treść maila do już istniejących spraw na podstawie numeru sprawy. Ten scenariusz wykorzystywany jest do obsługi Help Center lub innych tego typu procesów, w których spodziewana jest odpowiedź klienta. W takim przypadku wystarczy, że w tytule przesyłanego maila będzie numer sprawy, której mail dotyczy. AMODIT odszuka sprawę i załączy do niej maila. Typowy scenariusz wygląda tak:

1. Obsługujemy sprawę w AMODIT.
2. Z tej sprawy wysyłany jest mail np do klienta z jakąś informacją.
3. Temat maila wygląda np tak „Sprawa nr [#235] została przyjęta do realizacji„
4. Klient odpowiada na tego maila dosyłając jakieś uzupełniające informacje. Jego temat maila będzie więc np taki „RE: Sprawa [#235] została przyjęta do realizacji„. To wystarczy, aby AMODIT odszukał sprawę nr 235 i dołączył do niej odpowiedź klienta.