Zestaw najczęściej używanych pojęć

W artykule przedstawiamy zestaw najczęściej używanych pojęć w systemie AMODIT.

Proces

Procesem (jego definicją) na Platformie AMODIT  nazywamy:

• powiązane ze sobą czynności (etapy), które prowadzą do osiągnięcia określonego efektu;
• związany z nimi formularz zawierający informacje charakterystyczne dla określonego procesu;
• oraz reguły biznesowe sterujące przebiegiem procesu i polami na formularzu.

UWAGA! W materiałach dotyczących AMODIT zamiennie używane jest słowo proces i procedura.

Sprawa

Sprawa to uruchomiony w ramach  określonego procesu pojedynczy, wyodrębniony obieg dotyczący np. akceptacji konkretnej faktury, wniosku urlopowego itp.

Każda sprawa może zawierać dokumenty źródłowe jak np. skan faktury, wzór umowy itp.

Każda sprawa znajduje się na określonym etapie procesu.

Każda sprawa może być otwarta (w trakcie obiegu) albo zamknięta (obieg został dla niej zakończony).

Dla użytkownika sprawy widoczne są na listach spraw.

Użytkownik widzi na listach tylko te sprawy, do których ma uprawnienia.

UWAGA! Od strony biznesowej użytkownicy często zamiennie używają słów sprawa i proces w znaczeniu konkretnej instancji obiegu jakiegoś dokumentu, np. sprawa/proces obiegu faktury XYZ od klienta ABC.

Etap

Etap to stan, w którym znajduje się sprawa w określonym procesie. Przykładowo w procesie obiegu faktur etapami mogą być „Rejestracja”, „Weryfikacja”, „Akceptacja”, „Księgowanie” itp.

Etap można również rozumieć jako status np. „Nowa”, „W trakcie opisu”, „Zatwierdzona”, „Zaakceptowana”, „Wysłana” itp.

Nazwy etapów nadaje właściciel biznesowy podczas definiowania procesu.

Nadając nazwy etapom należy rozważyć, jak uczestnicy procesu będą je rozumieli. Nazwy etapów nie powinny być zbyt długie, najlepiej stosować nazwy jedno lub dwu wyrazowe dobrze oddające istotę sytuacji, w której jest aktualna sprawa.

Formularz

Formularz jest częścią definicji procesu (procedury). Zawiera sekcje, a w sekcjach pola proste takie jak np. pola tekstowe, numeryczne, daty itd. oraz pola złożone jak np. tabele (pod-formularze), odnośniki, kody kreskowe, tabele SQL itp. Poprzez formularz użytkownicy wprowadzają lub modyfikują dane dla sprawy.

Dla każdego procesu definiowany jest odrębny jeden formularz. Definicja formularza dotyczy wszystkich etapów w danym procesie. O tym, które sekcje i pola widzi użytkownik na poszczególnych etapach decydują m.in. ustawienia dostępności dla sekcji i pól formularza. Ponadto o dostępności pól może decydować działanie reguł biznesowych np. gdy pojawienie się pola na formularzu ma wynikać z kontekstu sytuacji.

Poniżej przykład formularza zawierającego pola różnego typu.

Poniżej przykład tabel zawierających wiele pól/kolumn.

Sekcja

Sekcja to wyodrębniony na formularzu zestaw pól. Pola w sekcji mogą być ułożone w 1-4 kolumnach. Kolejne pola dodawane są:

• w sekcji 1-kolumnowej – poniżej ostatniego pola;
• w sekcji 2,3,4-kolumnowej – w pierwszej kolejności po prawej stronie pola, a jeżeli wszystkie kolumny są już zajęte, to poniżej w lewej kolumnie.

Pole na formularzu

Pole na formularzu to podstawowa jednostka komunikacji pomiędzy uczestnikiem procesu i procesem. Dzięki polom dostępnym na formularzu uczestnicy procesu mają dostęp do informacji o sprawie. Mając odpowiednie uprawnienia i działając w określonym kontekście mogą wprowadzać i zmieniać wartości w polach.

Platforma AMODIT dostarcza kilkadziesiąt typów pól. Dzięki temu można implementować proste i złożone formularze dostosowane do potrzeb konkretnego procesu.

Pole na formularzu zawsze umieszczone jest w sekcji.

Użytkownik

Przekazywanie spraw na Platformie AMODIT odbywa się pomiędzy użytkownikami. Użytkownik to osoba posiadająca na Platformie imienne konto, za pomocą którego może zalogować się i mieć dostęp do spraw, które go dotyczą.

Będąc zalogowanym, osoba taka może uczestniczyć w różnych procesach, może wprowadzać komentarze, akceptować, opisywać sprawy, a czasami również tworzyć nowe sprawy, czy wręcz nowe procesy w zależności od posiadanych uprawnień.

Artykuły powiązane:

• Interfejs systemu AMODIT – część 1, lista spraw, okno główne systemu
• Interfejs systemu AMODIT – część 2, formularz sprawy
• Interfejs systemu AMODIT – część 3, lista raportów
• Interfejs systemu AMODIT – część 4, raport
• Interfejs systemu AMODIT – część 5, użytkownicy
• Interfejs systemu AMODIT – część 6, grupy
• Interfejs systemu AMODIT – część 7, słowniki
• Interfejs systemu AMODIT – część 8, ustawienia systemowe
• Interfejs systemu AMODIT – część 9, logi systemowe