Obsługa procesów reklamacyjnych na Platformie AMODIT

Streszczenie

Artykuł opisuje wykorzystanie mechanizmu organizacji zewnętrznych na Platformie AMODIT w celu usprawnienia obsługi procesu reklamacyjnego. Dzięki funkcjonalności obsługi organizacji zewnętrznych, klientom, kontrahentom i partnerom biznesowym udostępniane są ograniczone uprawnienia dostępu do systemu. Użytkownicy zewnętrzni mają możliwość przeglądania spraw przypisanych do ich organizacji, a personalizacja dostępu umożliwia udostępnienie tylko istotnych elementów procesu. Licencjonowanie dotyczy kont użytkowników zewnętrznych, a nie organizacji.

W obsłudze procesu reklamacyjnego na Platformie AMODIT dostępne są dynamiczne zestawienia i raporty, które ułatwiają kontrolę i zarządzanie tym procesem. System umożliwia tworzenie raportów w formie wykresów oraz tabele przestawne (Pivot) dla elastycznej analizy danych. Raporty typu Gantt pozwalają na wizualizację postępów zgłoszeń reklamacyjnych na osi czasu.

Organizacje zewnętrzne

Funkcjonalność obsługi organizacji zewnętrznych na Platformie AMODIT jest jednym z ważnych elementów umożliwiających klientom, kontrahentom oraz partnerom biznesowym uzyskanie ograniczonego dostępu do systemu. Organizacją zewnętrzną nazywamy firmy, kontrahentów lub partnerów, z którymi współpracuje klient używający AMODITA. Dzięki temu narzędziu, klient może udostępnić im niektóre z zadań lub spraw, w których mogą uczestniczyć. Przykładowo, mogą zgłaszać reklamacje, które później są procesowane w ramach firmy, a użytkownik zewnętrzny ma dostęp do statusu swojej sprawy, może dodawać komentarze itp.

Użytkownicy zewnętrzni

Użytkownicy zewnętrzni to osoby przypisane do danej organizacji zewnętrznej i wszyscy posiadają takie same uprawnienia do wszystkich spraw tej organizacji. Oznacza to, że każda osoba z tej organizacji widzi wszystkie sprawy przypisane do tej organizacji, bez względu na to, kto zainicjował daną sprawę. Na przykład, jeśli organizacją zewnętrzną jest urząd gminy, który chce złożyć wniosek o dofinansowanie w MSIT, to wszyscy użytkownicy zewnętrzni w ramach tej organizacji, czyli Sekretarz, Wójt i Skarbnik, będą widzieć i będą mogli edytować tę sprawę.

Użytkownicy zewnętrzni posiadają swoje konta w AMODIT i mają możliwość logowania się do systemu. Posiadają dostęp wyłącznie do tych spraw, które zostały udostępnione przez klienta dla tej oraganizacji oraz do tych, które sami utworzyli jako nowe wnioski.

Personalizacja dostępu dla użytkowników zewnętrznych w AMODIT – jak to działa?

Personalizacja dostępu to kluczowa funkcjonalność w AMODIT, która umożliwia udostępnianie tylko tych elementów procesu, które są dla użytkowników zewnętrznych istotne. Obejmuje ona personalizowany dostęp do etapów procesów, wyświetlanie użytkownikom zewnętrznym tylko wybranych pól z formularza, a także ograniczony dostęp do historii sprawy oraz do komentarzy.

Personalizacja dostępu do etapów procesów polega na umożliwieniu użytkownikom zewnętrznym dostępu jedynie do tych etapów procesu, które są dla nich istotne. Etapy procesu, które są udostępniane użytkownikom zewnętrznym, mogą być prezentowane pod inną nazwą, dostosowaną do ich sytuacji. W ten sposób użytkownicy zewnętrzni nie widzą jak i przez które działy wewnątrz firmy sprawa jest procesowana, co zapewnia pełną prywatność dla innych użytkowników AMODIT.

Drugim rodzajem personalizacji jest wyświetlanie użytkownikom zewnętrznym tylko wybranych pól z formularza. W AMODIT istnieje możliwość określenia, które pola będą widoczne dla użytkowników zewnętrznych oraz stan tych pól np. wymagane. Co ciekawe, w tym samym czasie użytkownicy wewnętrzni mogą widzieć te same pola w trybie „tylko do odczytu”. Pozwala to na bardzo wygodne i elastyczne kształtowanie logiki biznesowej procesu, a użytkownicy zewnętrzni widzą jedynie te informacje, które są dla nich istotne.

Ważnym elementem personalizacji dostępu dla użytkowników zewnętrznych w AMODIT jest również ograniczony dostęp do historii sprawy oraz do komentarzy. Użytkownicy zewnętrzni nie mają dostępu do pełnej historii sprawy oraz do wszystkich komentarzy, co pozwala na zachowanie pełnej prywatności dla innych użytkowników AMODIT.

Ostatecznie, personalizacja dostępu dla użytkowników zewnętrznych w AMODIT to nie tylko funkcjonalność, która umożliwia dostosowanie procesów do indywidualnych potrzeb klientów, ale także narzędzie pozwalające na zapewnienie pełnej prywatności i bezpieczeństwa danych.

Licencjonowanie użytkowników zewnętrznych w AMODIT

Warto zauważyć, że licencjonowane są konta użytkowników zewnętrznych, a nie organizacje zewnętrzne, co należy wziąć pod uwagę przy określaniu niezbędnej liczby licencji.

Dynamiczne zestawienia i raporty

Dynamiczne zestawienia i raporty w obsłudze procesów reklamacyjnych AMODIT pozwala na tworzenie dynamicznych zestawień i raportów, które ułatwiają kontrolę i zarządzanie procesami reklamacyjnymi. W systemie w prosty i intuicyjny sposób można przygotować dowolne zestawienia, takie jak:

• Rejestr reklamacji: zawiera wszystkie zgłoszenia reklamacyjne wraz z kompletem informacji niezbędnych do kontroli.
• Rejestr reklamacji nierozwiązanych: wyświetla reklamacje, które nie zostały jeszcze rozwiązane.
• Rejestr reklamacji oczekujących na analizę: pokazuje zgłoszenia reklamacyjne oczekujące na ocenę.

Te i inne zestawienia mogą być przygotowane na etapie wdrożenia systemu, jednak ze względu na prostotę tworzenia, użytkownicy mogą uzupełniać zestaw raportów o dowolne inne, których potrzebują.

Zestawienia są dynamiczne, co oznacza, że zawsze wyświetlają aktualne dane. Umożliwiają również łatwe przechodzenie do pełnych formularzy procesów poprzez kliknięcie na danej reklamacji.

Warto zwrócić uwagę, że zestawienia uwzględniają wszystkie uprawnienia użytkowników. Dzięki temu, mając jeden raport, np. „Reklamacje oczekujące na analizę”, osoby z działu obsługi klienta mogą zobaczyć wszystkie zgłoszenia, podczas gdy dyrektor działu sprzedaży zobaczy tylko te, które dotyczą jego działu. To pozwala na efektywną kontrolę i zarządzanie procesem obsługi reklamacji.

Raporty w formie wykresów w obsłudze procesów reklamacyjnych.

AMODIT oferuje również możliwość prezentowania raportów w formie wykresów, co pozwala na bardziej czytelną i zrozumiałą analizę danych. Wykresy umożliwiają szybkie zrozumienie trendów oraz identyfikację obszarów wymagających uwagi.

Przykładem takiego raportu może być wykres prezentujący liczbę zgłoszeń reklamacyjnych w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Pozwala to na łatwe porównanie miesięcznych wartości oraz identyfikację ewentualnych anomalii czy wzorców w zgłoszeniach reklamacyjnych. Wykresy mogą być również stosowane do analizy innych aspektów obsługi reklamacji, takich jak np. czas rozwiązania reklamacji czy średni czas oczekiwania na odpowiedź.

Tego rodzaju wizualizacje danych ułatwiają podejmowanie decyzji oraz efektywniejsze zarządzanie procesami związanymi z obsługą reklamacji.

Tabele przestawne (Pivot)

Tabele przestawne (Pivot) w obsłudze procesów reklamacyjnych AMODIT oferuje również możliwość tworzenia raportów w formie tabel przestawnych, które pozwalają na wygodne i elastyczne analizowanie danych. Tabele przestawne umożliwiają przedstawienie zgłoszeń reklamacyjnych w podziale na kategorie produktów lub usług w układzie miesięcznym, co ułatwia porównanie danych oraz śledzenie liczby zgłoszeń.

Użytkownicy mogą swobodnie manipulować strukturą tabeli przestawnej, zmieniając jej układ i prezentację danych. Tego rodzaju raporty są szczególnie przydatne w analizie zgłoszeń reklamacyjnych, pozwalając na szybkie zrozumienie struktury reklamacji, identyfikację trendów czy anomalii.

Korzystając z funkcji tabel przestawnych, użytkownicy mogą w prosty sposób analizować i monitorować zgłoszenia reklamacyjne, co pozwala na efektywniejsze zarządzanie procesami związanych z obsługą reklamacji.

Raporty typu Gantt w obsłudze procesów reklamacyjnych

Raporty typu Gantt dla realizacji zgłoszeń: Pozwalają na wizualizację procesu obsługi zgłoszeń reklamacyjnych od momentu wpłynięcia do rozwiązania w formie osi czasu. Ułatwiają identyfikację postępów w realizacji zgłoszeń oraz monitorowanie czasu, jaki pozostał do planowanego zakończenia procesu. Dzięki temu, użytkownicy mogą lepiej kontrolować proces obsługi reklamacji, sprawdzić efektywność działania i wprowadzać korekty w razie potrzeby.

Przykład zastosowania

Firma X zajmuje się produkcją i sprzedażą sprzętu elektronicznego. Z uwagi na duży wolumen sprzedaży, firma otrzymuje wiele zgłoszeń reklamacyjnych od klientów. Aby usprawnić proces obsługi reklamacji, firma decyduje się na wdrożenie Platformy AMODIT z funkcjonalnością obsługi organizacji zewnętrznych. Dzięki temu każdy klient firmy X ma możliwość założenia zgłoszenia reklamacyjnego, śledzenia jego statusu oraz potwierdzenia odbioru rozwiązania. Proces obsługi reklamacji jest dostępny tylko dla pracowników firmy X oraz klientów przypisanych do organizacji zewnętrznej.

Podsumowanie

Stosowanie mechanizmu organizacji zewnętrznych na Platformie AMODIT przynosi szereg korzyści dla firm, m.in.:

1. Zwiększenie efektywności procesów biznesowych, takich jak obsługa reklamacji, dzięki możliwości bezpośredniego zaangażowania użytkowników zewnętrznych w procesy firmy
2. Personalizacja dostępu dla użytkowników zewnętrznych, która zapewnia im dostęp tylko do istotnych elementów procesów, jednocześnie chroniąc prywatność i bezpieczeństwo danych innych użytkowników AMODIT.
3. Elastyczność w kształtowaniu logiki biznesowej procesów, umożliwiając dostosowanie dostępnych funkcji i widoczności pól formularza do potrzeb użytkowników zewnętrznych.
4. Ograniczenie dostępu do historii sprawy i komentarzy, co pozwala na zachowanie pełnej prywatności dla innych użytkowników AMODIT.
5. Wykorzystanie różnorodnych formatów raportów (wykresy, tabele przestawne, raporty Gantt), które pozwalają na elastyczną analizę danych oraz wizualizację postępów zgłoszeń reklamacyjnych na osi czasu.
6. Zwiększenie przejrzystości i efektywności pracy poprzez monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) oraz identyfikację obszarów wymagających poprawy.

Wdrożenie Platformy AMODIT z funkcjonalnością obsługi organizacji zewnętrznych oraz modułem raportowym może przyczynić się do lepszego zarządzania procesami biznesowymi, poprawy komunikacji z zewnętrznymi partnerami oraz zwiększenia satysfakcji klientów.