Obieg faktur kosztowych
Streszczenie
Artykuł przedstawia proces obiegu faktur kosztowych w systemie AMODIT, obejmujący rejestrację, opis merytoryczny, akceptację merytoryczną, dekretację księgową oraz obsługę płatności. System AMODIT automatycznie rozpoznaje dane ze skanowanych faktur, ułatwia ich opis poprzez synchronizację słowników z systemem ERP (np. MPK, projekty, konta) oraz kontrahentów, co pozwala na zachowanie spójności danych i uproszczenie procesu opisywania faktury. Następnie faktury przekierowywane są do odpowiednich osób do akceptacji. Dzięki integracji z różnymi systemami ERP, proces księgowania jest przyspieszony i zredukowane jest ryzyko błędów. Firma może wybrać, czy zarządzać płatnościami w systemie ERP, czy też korzystać z narzędzi oferowanych przez AMODIT. Artykuł omawia również możliwości tworzenia raportów, zestawień i wykresów, które ułatwiają kontrolę i zarządzanie fakturami kosztowymi oraz płatnościami. Czytelnik dowie się, jak system AMODIT wspomaga zarządzanie obiegiem faktur kosztowych oraz jakie korzyści przynosi dla organizacji.
Koncepcja obiegu faktur kosztowych
Obieg faktur kosztowych w systemie AMODIT ma na celu zastąpienie tradycyjnego, papierowego przepływu dokumentów, co przynosi liczne korzyści. Współczesne organizacje przetwarzają duże ilości dokumentów papierowych oraz elektronicznych, wśród których faktury kosztowe są jednym z kluczowych elementów. Poprzez zastosowanie systemu AMODIT, firmy mogą usprawnić procesy związane z zarządzaniem fakturami kosztowymi, redukując czas i koszty, poprawiając jakość danych oraz zwiększając kontrolę nad przepływem informacji.
W porównaniu z tradycyjnym, papierowym obiegiem faktur kosztowych, system AMODIT oferuje:
- Automatyzację procesów, co przekłada się na mniejsze ryzyko błędów ludzkich oraz oszczędność czasu i zasobów.
- Szybszy dostęp do informacji oraz łatwiejszą kontrolę nad dokumentami.
- Możliwość śledzenia historii zmian i akceptacji, co zapewnia większą przejrzystość i odpowiedzialność.
- Zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz zrównoważonego rozwoju, dzięki zmniejszeniu zużycia papieru.
Metody dostarczania faktur kosztowych do systemu AMODIT
System AMODIT obsługuje różne metody dostarczania faktur kosztowych, aby usprawnić i przyspieszyć ich wprowadzenie do procesu obiegu. Poniżej przedstawiamy cztery popularne sposoby:
Faktury kosztowe dostarczane mailowo
System AMODIT potrafi samodzielnie monitorować skrzynkę pocztową i na podstawie otrzymanych maili z załączonymi fakturami kosztowymi zakładać nowe sprawy, uruchamiając ich obieg. To pozwala na automatyczne przeniesienie dokumentów z poczty do systemu, eliminując konieczność ręcznego dodawania plików. W przypadku otrzymania faktury kosztowej elektronicznie, zaleca się przesłanie jej na firmową skrzynkę pocztową dedykowaną do rejestrowania faktur, aby skorzystać z tego rozwiązania.
Faktury kosztowe skanowane
W przypadku faktur kosztowych otrzymywanych w formie papierowej, użytkownicy mogą je zeskanować i umieścić obraz dokumentu w specjalnie przygotowanym folderze. AMODIT automatycznie pobiera pliki z tego folderu, tworzy nowe sprawy i uruchamia obieg faktur kosztowych.
Skanery mogą być również skonfigurowane w ten sposób, że zeskanowane faktury przesyłane są na wyżej wspomnianą dedykowaną skrzynkę mailową. Wybór rozwiązania zależy od potrzeb i możliwości sprzętowych organizacji w której wdrażany jest AMODIT.
W przypadku skanowania kilkudziesięciu faktur kosztowych w jednym przebiegu skanera, naklejanie kodów kreskowych na pierwszych stronach każdej faktury pozwala na automatyczne rozpoznawanie granic między nimi. System AMODIT, dzięki temu automatycznie dzieli zeskanowane faktury na pojedyncze dokumenty. Proces ten pozwala na oszczędność czasu podczas skanowania.
Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)
AMODIT jest zintegrowany z rządowym projektem KSeF, który działa jako centralne repozytorium faktur. System AMODIT potrafi pobierać z KSeF faktury kosztowe wystawione dla firmy, która korzysta z AMODIT. Na tej podstawie uzupełnia pola formularza, tworzy czytelny podgląd faktury i uruchamia proces akceptacji. Integracja z KSeF umożliwia automatyczne pobieranie i przetwarzanie faktur kosztowych, co dodatkowo usprawnia i upraszcza obieg dokumentów w firmie.
Ręczne załączanie plików z fakturami kosztowymi
Oczywiście istnieje również metoda ręcznego dodawania faktur kosztowych, gdzie użytkownik może załączyć plik otrzymanej elektronicznie faktury bezpośrednio do systemu AMODIT. Jednak ta metoda nie jest zalecana, ze względu na większą pracochłonność i ryzyko błędów w porównaniu z automatycznymi metodami. Zaleca się przekierowanie faktury, na firmową, dedykowaną skrzynkę meilową, gdzie mail spowoduje automatyczne uruchomienie procesu.
Różnorodność obsługiwanych metod dostarczania faktur kosztowych pozwala na dopasowanie systemu AMODIT do indywidualnych potrzeb firmy, zarówno pod względem organizacyjnym, jak i technologicznym, ułatwiając tym samym proces wprowadzania faktur kosztowych do obiegu.
OCR faktur kosztowych w systemie AMODIT
System AMODIT oferuje różne opcje korzystania z technologii OCR (Optical Character Recognition) w celu automatycznego odczytywania danych z faktur kosztowych i uzupełniania formularzy.
Zastosowanie technologii OCR w systemie AMODIT pozwala na automatyzację procesu odczytywania danych z faktur kosztowych, co przyspiesza ich obieg i redukuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych. Dostępność różnych opcji integracji z systemami OCR oraz KSeF umożliwia dopasowanie rozwiązania do indywidualnych potrzeb firmy.
Integracja z Symfonia OCR (dawniej skanuj.to)
AMODIT jest zintegrowany z systemem Symfonia OCR, który umożliwia automatyczne odczytywanie danych z faktur kosztowych dowolnego typu. W przypadku tej integracji, faktura kosztowa dostarczana jest do AMODIT, a następnie przekazywana do usługi OCR. Symfonia OCR odczytuje dane z faktury i zwraca je do AMODIT, który uzupełnia pola formularza. Poproś o wycenę tej usługi.
Wczytywanie par plików PDF i XML z zewnętrznych systemów OCR
Druga opcja polega na korzystaniu z zewnętrznych systemów OCR, które potrafią wygenerować parę plików dla każdej faktury kosztowej – plik PDF z obrazem faktury oraz plik XML zawierający odczytane dane. AMODIT wczytuje taką parę plików, załącza plik faktury (PDF) do sprawy i na podstawie danych z pliku XML uzupełnia odpowiednie pola formularza. Przykładem takiego systemu jest Abbyy Flexi Capture, ale może to być dowolny inny zewnętrzny system OCR. Różnica w stosunku do integracji z Symfonia OCR polega na tym, że w tym przypadku faktura trafia do AMODIT już odczytana przez zewnętrzny system OCR.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – eliminacja potrzeby OCR
Integracja AMODIT z KSeF umożliwia pobieranie faktur kosztowych wystawionych przez krajowych dostawców produktów i usług w postaci plików XML, które zawierają dane faktury w formie ustrukturyzowanej. Dzięki temu, nie ma potrzeby stosowania technologii OCR dla faktur kosztowych z KSeF, co upraszcza proces i przyspiesza wprowadzenie danych. Poproś o wycenę tej usługi.
Należy jednak pamiętać, że KSeF obejmuje jedynie faktury dostawców krajowych, a faktury zagraniczne nadal będą dostarczane w tradycyjny sposób – elektronicznie lub papierowo, wymagając zastosowania OCR w celu automatycznego odczytywania danych.
Korzystanie z różnych metod dostarczania faktur kosztowych do systemu AMODIT oraz zastosowanie OCR i integracji z KSeF pozwala na elastyczne dobranie metod dostarczania i odczytywania faktur do potrzeb każdej firmy. W efekcie, proces obiegu faktur kosztowych staje się bardziej efektywny, szybszy i mniej podatny na błędy, co przyczynia się do oszczędności czasu i zasobów, a także lepszej kontroli nad wydatkami w organizacji.
Opis merytoryczny faktur kosztowych
Kolejnym etapem w procesie akceptacji faktur kosztowych w systemie AMODIT jest opis merytoryczny. W tej fazie pracownik odpowiedzialny za dany koszt, tzw. użytkownik merytoryczny, musi potwierdzić zakup, przypisać go do odpowiedniego MPK (Miejsce Powstawania Kosztów), projektu, budżetu czy innych wymiarów, które firma stosuje.
Opis merytoryczny ma na celu sprawdzenie zgodności zakupu z polityką wydatków firmy, jego zasadności oraz poprawności przypisania do odpowiednich jednostek organizacyjnych. Na tym etapie użytkownik merytoryczny może również dodać wszelkie niezbędne informacje, które mogą być wymagane przez kolejne osoby uczestniczące w procesie akceptacji faktury kosztowej.
W przypadku, gdy użytkownik merytoryczny zgłosi jakiekolwiek nieprawidłowości, np. niezgodność z umową, błędy w danych dostawcy czy niepoprawne przypisanie do MPK, proces akceptacji może zostać zatrzymany, a faktura kosztowa odesłana do poprawek. Wówczas, po wprowadzeniu odpowiednich zmian, proces akceptacji może zostać wznowiony.
Opis merytoryczny, gdy wdrożono również proces „Akceptacji zamówień”
W niektórych firmach, korzystających z systemu AMODIT, wdrożony jest także proces „Akceptacji zamówień”. W takim podejściu akceptacja kosztu następuje przed jego poniesieniem, na etapie zamawiania produktów czy usług. Dzięki temu, proces obiegu faktur kosztowych może być uproszczony i przyspieszony.
Na etapie opisu merytorycznego faktury kosztowej, w przypadku stosowania procesu „Akceptacji zamówień”, pracownik odpowiedzialny za dany koszt wskazuje, którego zamówienia dotyczy dana faktura oraz w jakim stopniu to zamówienie zostaje rozliczone przez tę fakturę. W ten sposób, pracownik merytoryczny nie musi ponownie akceptować kosztu, a jedynie powiązać go z wcześniej zaakceptowanym zamówieniem.
Takie podejście pozwala na lepszą kontrolę kosztów przed ich poniesieniem oraz na łatwiejsze powiązanie faktur kosztowych z zamówieniami, co przekłada się na większą efektywność zarządzania wydatkami w organizacji.
Synchronizacja słowników z systemem ERP
AMODIT może być zintegrowany z systemem ERP w celu synchronizacji słowników, co ułatwia prawidłowe opisanie faktur kosztowych. Dzięki synchronizacji, użytkownicy mają dostęp do aktualnych danych dotyczących MPK, projektów, kont oraz innych elementów niezbędnych do prawidłowego opisania faktury. Synchronizowane słowniki mogą być hierarchiczne, co oznacza, że wybór wartości w jednym polu wpływa na dostępne opcje w kolejnych polach.
Ponadto, kontrahenci są również synchronizowani z systemem ERP, co gwarantuje spójność danych i ułatwia zarządzanie dostawcami.
Korzystanie ze synchronizowanych z systemem ERP słowników, znacząco upraszcza proces opisywania faktur kosztowych, redukuje ryzyko błędów i pozwala na szybsze przetwarzanie dokumentów. Współpraca z systemem ERP zapewnia, że informacje na temat faktur są zawsze aktualne i spójne, co przekłada się na lepszą organizację i efektywność pracy w firmie.
Faza akceptacji faktur kosztowych
W procesie akceptacji faktur kosztowych w systemie AMODIT występują różne etapy, które mogą być dostosowane do potrzeb i wymagań danej organizacji. Faza akceptacji może obejmować akceptację merytoryczną, finansową czy rachunkową oraz inne.
Akceptacja merytoryczna
Na tym etapie pracownik odpowiedzialny za dany koszt (np. kierownik działu lub projektu) sprawdza zgodność faktury kosztowej z zaakceptowanymi wcześniej wydatkami oraz z polityką wydatków firmy. W przypadku stosowania procesu „Akceptacji zamówień”, na tym etapie wystarczy powiązać fakturę z wcześniej zaakceptowanym zamówieniem.
Akceptacja finansowa
Osoba odpowiedzialna za finanse w organizacji (np. dyrektor finansowy, kontroler finansowy) ocenia, czy faktura kosztowa jest zgodna z planowanymi wydatkami oraz czy posiada wystarczające środki na pokrycie kosztów. Może być też łączona z budżetem.
Akceptacja rachunkowa
Na tym etapie osoba odpowiedzialna za księgowość (np. księgowa, główna księgowa) sprawdza poprawność danych na fakturze kosztowej oraz prawidłowość dekretacji.
Akceptacja faktur, gdy wdrożono również proces „Akceptacji zamówień”
W przypadku stosowania procesu „Akceptacji zamówień”, fazy akceptacji faktur kosztowych mogą być uproszczone, gdyż ciężar akceptacji kosztu jest przenoszony na moment zamawiania. Wówczas, na etapie akceptacji wystarczy powiązać fakturę z zaakceptowanym zamówieniem, co przekłada się na przyspieszenie procesu akceptacji faktur kosztowych.
Elastyczność w budowaniu logiki procesu
W zależności od struktury organizacji i jej potrzeb, proces akceptacji może być skrócony (np. z jednym poziomem akceptacji) lub rozbudowany, oparty o tzw. matrycę akceptacji, wieloetapowy i warunkowy. W szczególnych przypadkach, takich jak wysokie wydatki, sprawy mogą trafiać nawet do akceptacji członków zarządu lub dyrektora finansowego.
Dekretacja księgowa i eksport danych do systemu ERP
Na etapie dekretacji księgowej, osoby z księgowości uzupełniają dekret o informacje niezbędne do prawidłowego zaksięgowania kosztu. Celem tego etapu jest dokładne i precyzyjne przypisanie kosztów do odpowiednich kont księgowych, projektów, działów lub innych jednostek organizacyjnych.
Integracja z systemem ERP
Integracja z systemem ERP odgrywa kluczową rolę na tym etapie, ponieważ pozwala na automatyczne przeniesienie danych z systemu AMODIT do systemu ERP, co gwarantuje prawidłowe zaksięgowanie faktury kosztowej. Dzięki integracji, ryzyko pomyłek wynikających z przepisywania danych jest znacznie zredukowane, a proces księgowania jest przyspieszony.
Wdrożenia systemu AMODIT w organizacjach o różnej wielkości, w tym w wielu grupach kapitałowych, pokazują, że nie ma niemożliwych integracji. W zależności od możliwości technicznych systemu ERP, z którym integrowany jest AMODIT, dobierana jest technologia pozwalająca w najbardziej wygodny dla użytkowników oraz bezpieczny sposób przekazywać dane między systemami.
System AMODIT może być zintegrowany z różnymi systemami ERP, co pozwala na sprawną współpracę i wymianę danych między systemami. Oto kilka przykładów popularnych systemów ERP, z którymi AMODIT może być zintegrowany:
- SAP
- Microsoft Dynamics 365 Business Central (dawniej NAV)
- Comarch ERP Optima
- Comarch ERP XL
- Sage
- IFS Applications
- Infor
- RAKS
- Scala
Warto zaznaczyć, że ta lista jest jedynie ilustracyjna i przedstawia niektóre z popularnych systemów ERP. W praktyce, system AMODIT może być zintegrowany z innymi systemami ERP, które spełniają wymagania techniczne umożliwiające integrację. W każdym przypadku, integracja jest dostosowywana do specyfiki i potrzeb danej organizacji.
Obsługa płatności
Etap płatności w procesie obiegu faktur kosztowych jest opcjonalny i zależy od tego, jak dana firma obsługuje płatności za faktury kosztowe. Istnieją dwa główne podejścia:
a) Zarządzanie płatnościami za faktury kosztowe za pośrednictwem systemu ERP: Wiele firm decyduje się na zarządzanie płatnościami bezpośrednio w systemie ERP, gdzie płatności są rejestrowane i kontrolowane.
b) Wykorzystanie AMODIT do wspomagania zarządzania płatnościami: Inne firmy wybierają wsparcie ze strony AMODIT w zarządzaniu płatnościami. System oferuje narzędzia do generowania tzw. paczki przelewów, czyli przelewów masowych, akceptowanych przez wiele banków. W AMODIT wskazuje się faktury do opłacenia, określa wysokość płatności oraz termin realizacji. Następnie system generuje plik w formacie zgodnym z formatem akceptowanym przez dany bank. Ten plik jest wczytywany do systemu bankowego, gdzie są realizowane płatności. Po pomyślnym zakończeniu płatności, AMODIT oznacza faktury jako zapłacone. Mechanizm generowania paczki przelewów obsługuje zarówno przelewy krajowe, jak i zagraniczne. Poproś o wycenę tej funkcjonalności.
Wybór podejścia zależy od specyfiki i potrzeb danej organizacji. Zarządzanie płatnościami za pośrednictwem AMODIT może ułatwić kontrolę i automatyzację procesu, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów.
Dynamiczne zestawienia i raporty
AMODIT pozwala na tworzenie dynamicznych zestawień i raportów, które ułatwiają kontrolę i zarządzanie fakturami kosztowymi. W systemie w prosty i intuicyjny sposób można przygotować dowolne zestawienia, takie jak:
– Rejestr faktur kosztowych: zawiera wszystkie faktury wraz z kompletem informacji niezbędnych do kontroli.
– Rejestr faktur nieopłaconych: wyświetla faktury, które nie zostały jeszcze opłacone.
– Rejestr faktur czekających na akceptację merytoryczną: pokazuje faktury oczekujące na zatwierdzenie.
Te i inne zestawienia mogą być przygotowane na etapie wdrożenia systemu, jednak ze względu na prostotę tworzenia, użytkownicy mogą uzupełniać zestaw raportów o dowolne inne, których potrzebują.
Zestawienia są dynamiczne, co oznacza, że zawsze wyświetlają aktualne dane. Umożliwiają również łatwe przechodzenie do pełnych formularzy procesów poprzez kliknięcie na danej fakturze.
Warto zwrócić uwagę, że zestawienia uwzględniają wszystkie uprawnienia użytkowników. Dzięki temu, mając jeden raport, np. „Faktury czekające na akceptację merytoryczną”, osoby z księgowości mogą zobaczyć wszystkie faktury, podczas gdy dyrektor działu marketingu zobaczy tylko te, które czekają na jego akceptację merytoryczną. To pozwala na efektywną kontrolę i zarządzanie procesem obiegu faktur kosztowych.
Raporty w formie wykresów
AMODIT oferuje również możliwość prezentowania raportów w formie wykresów, co pozwala na bardziej czytelną i zrozumiałą analizę danych. Wykresy umożliwiają szybkie zrozumienie trendów oraz identyfikację obszarów wymagających uwagi.
Przykładem takiego raportu może być wykres prezentujący wydatki w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Pozwala to na łatwe porównanie miesięcznych kosztów oraz identyfikację ewentualnych anomalii czy wzorców w wydatkach. Wykresy mogą być również stosowane do analizy innych aspektów obiegu faktur kosztowych, takich jak np. liczba faktur na różnych etapach akceptacji czy średni czas realizacji procesu akceptacji.
Tego rodzaju wizualizacje danych ułatwiają podejmowanie decyzji oraz efektywniejsze zarządzanie procesami związanymi z obiegiem faktur kosztowych.
Tabele przestawne (Pivot)
AMODIT oferuje również możliwość tworzenia raportów w formie tabel przestawnych, które pozwalają na wygodne i elastyczne analizowanie danych. Tabele przestawne umożliwiają przedstawienie kosztów w podziale na pozycje budżetowe w układzie miesięcznym, co ułatwia porównanie danych oraz śledzenie wydatków.
Użytkownicy mogą swobodnie manipulować strukturą tabeli przestawnej, zmieniając jej układ i prezentację danych. Tego rodzaju raporty są szczególnie przydatne w analizie kosztów, pozwalając na szybkie zrozumienie struktury wydatków, identyfikację trendów czy anomalii.
Korzystając z funkcji tabel przestawnych, użytkownicy mogą w prosty sposób analizować i monitorować budżet, co pozwala na efektywniejsze zarządzanie procesami związanymi z obiegiem faktur kosztowych.
Raporty typu Gantt i kalendarz
AMODIT oferuje również możliwość tworzenia raportów typu Gantt oraz kalendarz, które są przydatne w planowaniu i zarządzaniu płatnościami.
a) Raporty typu Gantt: Pozwalają na wizualizację płatności w formie osi czasu, ułatwiając identyfikację zbliżających się terminów płatności oraz monitorowanie ich realizacji. Dzięki temu, użytkownicy mogą lepiej kontrolować płynność finansową firmy i efektywnie zarządzać budżetem.
b) Kalendarz płatności: Prezentuje informacje o płatnościach w formie kalendarza, co ułatwia śledzenie terminów płatności oraz planowanie przyszłych wydatków.
Raporty typu Gantt i kalendarz są przydatnym narzędziem w zarządzaniu płatnościami, pomagając użytkownikom utrzymać płynność finansową i unikać opóźnień płatności. Ich interaktywna forma sprawia, że planowanie płatności staje się prostsze i bardziej przejrzyste.
Podsumowanie
Wdrożenie procesu akceptacji faktur kosztowych w systemie AMODIT przynosi wiele korzyści z których kluczowe wydają się:
1. Automatyczne rozpoznawanie danych ze skanowanych faktur, co przyspiesza proces rejestracji i zmniejsza ryzyko błędów.
2. Synchronizacja słowników z systemem ERP, ułatwiająca opisywanie faktur oraz zachowanie spójności danych między systemami.
3. Wygodnie dostosowanie kroków akceptacji merytorycznej dzięki czemu każda firma może doskonale odwzorować swój model działania w tym obszarze, co zwiększa kontrolę nad procesem.
4. Integracja z różnymi systemami ERP, co gwarantuje prawidłowe zaksięgowanie faktur kosztowych, redukcję pomyłek oraz przyspieszenie procesu księgowania.
5. Elastyczność w zarządzaniu płatnościami, umożliwiająca wybór pomiędzy obsługą płatności w systemie ERP a korzystaniem z narzędzi oferowanych przez AMODIT.
6. Bogate możliwości raportowania, w tym dynamiczne zestawienia, wykresy, tabele przestawne oraz raporty typu Gantt i kalendarz, które ułatwiają kontrolę i zarządzanie fakturami kosztowymi oraz płatnościami.
7. Ulepszenie kontroli nad płynnością finansową firmy i efektywniejsze zarządzanie budżetem dzięki lepszemu monitorowaniu terminów płatności i planowaniu przyszłych wydatków.
Wdrożenie procesu akceptacji faktur kosztowych w systemie AMODIT pomaga zwiększyć efektywność, oszczędzić czas i zasoby, a także usprawnić kontrolę nad wydatkami w organizacji.