Elektroniczne podpisywanie dokumentów w AMODIT

AMODIT dostarcza niezwykle bogatej palety możliwości obsługi procesów elektronicznego podpisywania dokumentów. Wybór odpowiednich funkcjonalności dla określonej sytuacji należy do twórców procesów i od potrzeby biznesowej. Poniżej omówiono kilka potencjalnych scenariuszy oraz wskazano które funkcjonalności AMODIT należy lub można wykorzystać.

Podpisanie umowy z zewnętrznym kontrahentem

Jeżeli chcesz zawrzeć umowę z zewnętrznym kontrahentem i jednym lub wieloma dokumentami składającymi się na tę umowę to, korzystając z odpowiednio przygotowanego procesu w AMODIT możesz takie dokumenty:

  1. Skonwertować z dokumentów MS Word, MS Excel do formatu PDF
  2. Scalić wiele dokumentów w jeden dokument, który będzie przekazany do podpisania.
  3. Lub po prostu wgrać do AMODIT przygotowaną umowę w postaci pliku PDF,
  4. Ustalić jakim typem podpisu powinien być podpisany dokument. Do wyboru są: podpis zaawansowany oraz podpis kwalifikowany. Zastosowanie jednego z nich zależy jaką formę zawarcia umowy stosujesz. Dla formy dokumentowej wystarczający jest podpis zaawansowany, dla formy pisemnej, konieczny będzie podpis kwalifikowany.
  5. Wprowadzić dane osób podpisujących i przekazać do podpisania.

Wszyscy wskazani uczestnicy podpisywania, otrzymają maile z linkiem dostępowym do dokumentu. Korzystając z tego linku mogą przejść do dokumentu, który umieszczony jest w AMODIT Trust Center. Gdy wybierzesz opcję autoryzacji przy pomocy kodu SMS, to uczestnik podpisywania otrzyma też kod na swój telefon i będzie musiał go wprowadzić na stronie logowania aby uzyskać dostęp do dokumentu. Po zapoznaniu się z dokumentem, składa podpis elektroniczny pod dokumentem. W zależności od udostępnionych opcji może to być:

  • podpis zaawansowany (potwierdzenie kodem SMS, albo podpis odręczny, potwierdzony dodatkowo kodem SMS)
  • podpis kwalifikowany dowolnego zaufanego wystawcy. Obsługujemy podpisy wszystkich zaufanych wystawców w Polsce.

Osoby podpisujące nie muszą mieć AMODIT’a, ponieważ dostają dostęp do dokumentów przez portal AMODIT TrustCenter, gdzie nie muszą nawet zakładać konta (logują się za pomocą jednorazowych kodów SMS). Po zakończeniu podpisywania, każda osoba biorąca udział w podpisywaniu otrzyma maila z informacją o zakończeniu podpisywania wraz z załączonym podpisanym dokumentem. Tak podpisany dokument może być łatwo zweryfikowany np za pomocą programu Adobe Reader albo za pomocą portalu weryfikacjapodpisu.pl, który pozwala zweryfikować w trybie online autentyczność dokumentu, sprawdzić czy dokument nie został zmodyfikowany po jego podpisaniu oraz czy certyfikat użyty do podpisania był prawidłowy i nie został unieważniony (ścieżka certyfikacji) System spełnia wymagania tzw. Rozporządzenia w sprawie eIDAS i do weryfikacji podpisów wykorzystuje unijny system zaufania (TSL).

Podpisanie umowy o pracę z pracownikiem

W ogólności procedura jest podobna do opisanej wcześniej. Oczywiście można wykorzystać inne funkcjonalności, które daje AMODIT, przykładowo:

  1. Treść umowy może być przygotowana jako stały szablon, który zostanie wypełniony danymi z formularza.
  2. W ramach procesu dane mogą być zbierane bezpośrednio od kandydata (np korzystając z tzw dostępu tymczasowego). 
  3. Umowa jest wysyłana do kandydata poprzez AMODIT TrustCenter, gdzie zostanie przez niego podpisana podpisem zaawansowanym (Kod SMS).
  4. Umowa taka zostaje potwierdzona przez pracodawcę, podpisem kwalifikowanym złożonym również poprzez AMODIT TrustCenter

Wątpliwości budzi kwestia podpisu składanego przez pracownika. Zgodnie z Kodeksem Pracy umowa powinna być zawarta na piśmie, czyli należałoby się spodziewać, że pracownik powinien podpisać ją podpisem kwalifikowanym, gdyż taki jest odpowiednikiem podpisu własnoręcznego. Jak pisze Radca prawny Magdalena Skwarna, Kodeks pracy nie przewidział rygoru nieważności w przypadku niezachowania formy pisemnej. Wymóg przekazania informacji na piśmie zostanie spełniony, gdy ze strony pracodawcy umowa wysłana w formie elektronicznej zostanie podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, gdyż podpis taki nadaje dokumentowi elektronicznemu wagę formy pisemnej (zobacz tu). W podobnym tonie wypowiada się Kancelaria Prawna ANSWER Wojciechowski i Partnerzy w artykule „Czy umowę o pracę można zawrzeć w postaci elektronicznej?”  

Was this article helpful?
0 out Of 5 Stars
5 Stars 0%
4 Stars 0%
3 Stars 0%
2 Stars 0%
1 Stars 0%
How can we improve this article?
Please submit the reason for your vote so that we can improve the article.