Elastyczne narzędzie do tworzenia i zarządzania procesami biznesowymi
Streszczenie
W dobie globalizacji i rosnącej konkurencji na rynku, coraz więcej firm poszukuje skutecznych narzędzi do optymalizacji swoich procesów biznesowych. AMODIT jest innowacyjną platformą, która łączy elastyczność z prostotą obsługi, umożliwiając tworzenie i zarządzanie procesami dostosowanymi do potrzeb każdej organizacji. W tym artykule omówimy główne cechy i funkcje AMODIT oraz wskażemy, jak może ono przyczynić się do zwiększenia efektywności Twojej firmy.
Swobodny przepływ: Uczenie się od użytkowników
Jednym z kluczowych aspektów, które wyróżniają AMODIT na tle innych rozwiązań, jest tzw. swobodny przepływ. Oznacza to, że procesy mogą być uruchamiane bez tworzenia skomplikowanej definicji procesu. AMODIT obserwuje, jak użytkownicy korzystają z systemu i uczy się od nich, tworząc obraz ścieżek przejść. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą wprowadzać zmiany w procesach w sposób szybki i elastyczny.
Definicje procesów: Etapy, formularze i reguły
Oczywiście AMODIT umożliwia także tworzenie bardziej zaawansowanych definicji procesów, składających się z etapów, formularzy i reguł. Pozwala to na bardzo precyzyjne odwzorowanie logiki biznesowej konkretnego przedsiębiorstwa. Wykorzystanie tych elementów sprawia, że procesy stają się bardziej przejrzyste i łatwe do monitorowania, co przekłada się na lepszą kontrolę nad organizacją.
Prosty, intuicyjny interfejs
Po zalogowaniu, użytkownicy mają dostęp do każdego zaimplementowanego w ich organizacji procesu, zgodnie ze swoimi uprawnieniami. Wdrożenie użytkowników jest szybkie i nie wymaga długiego czasu na szkolenia, gdyż każdy proces na Platformie AMODIT jest zbudowany z tych samych elementów, dostosowanych do wymogów konkretnego procesu.
Dostępność poprzez przeglądarkę internetową i responsywność
AMODIT został zaprojektowany z myślą o łatwym dostępie i wygodzie użytkowników. Platforma jest dostępna przez przeglądarkę internetową, co oznacza, że akceptowanie, opiniowanie, zatwierdzanie, tworzenie nowych spraw, przeglądanie spraw oraz wiele innych czynności odbywa się wyłącznie z wykorzystaniem przeglądarki. Zarządzanie procesami, tworzenie procesów, zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami również jest realizowane przez przeglądarkę internetową.
Jako responsywna aplikacja webowa, AMODIT może być używany z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu i przeglądarką internetową. Nie ma dedykowanych aplikacji AMODIT na Androida ani iOS. Na urządzeniach z tymi systemami operacyjnymi dostęp do AMODIT jest realizowany poprzez przeglądarkę internetową.
Rejestracja i dystrybucja dokumentów
AMODIT umożliwia rejestrację wszystkich wpływających dokumentów oraz usprawnia ich dystrybucję w firmie. Ułatwia to zarządzanie dokumentacją, kontrolowanie procesów akceptacji oraz monitorowanie zmian statusu interesujących spraw.
Platforma oferuje funkcje automatycznej rejestracji i uruchamiania procesów na podstawie wpływających wiadomości e-mail na dedykowaną skrzynkę pocztową. Oznacza to, że AMODIT automatycznie uruchamia odpowiednie procesy i przekazuje je do odpowiednich osób.
AMODIT wspiera też uruchamianie procesów na podstawie skanów zapisywanych przez skaner w określonym folderze sieciowym. Ten mechanizm umożliwia automatyczne tworzenie nowych spraw na podstawie zeskanowanych dokumentów, co jeszcze bardziej usprawnia proces rejestracji i dystrybucji dokumentów w organizacji.
Bezpieczeństwo i poufność danych
AMODIT dba o bezpieczeństwo i poufność danych. System jest wyposażony w zaawansowane mechanizmy ochrony, które zapewniają ochronę przed nieautoryzowanym dostępem i utratą danych. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą być pewne, że ich informacje są bezpieczne i poufne.
Platforma stosuje silne szyfrowanie zarówno w warstwie komunikacyjnej, jak i w bazie danych. Wszystkie dane przesyłane pomiędzy serwerem AMODIT a użytkownikiem są szyfrowane za pomocą protokołu SSL/TLS, co zapewnia bezpieczne połączenie i uniemożliwia przechwycenie informacji przez osoby trzecie.
Dodatkowo, AMODIT stosuje szyfrowanie danych osobowych w bazie danych, co gwarantuje, że w przypadku nieautoryzowanego dostępu do bazy, a nawet w przypadku autoryzowanego dostępu np przez administratora technicznego informacje te pozostaną zabezpieczone. Dzięki tym rozwiązaniom, przedsiębiorstwa korzystające z systemu AMODIT mogą być pewne, że ich dane są chronione na najwyższym poziomie, zgodnie z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa.
Uniwersalność i obszary zastosowania
Platforma AMODIT jest uniwersalnym środowiskiem do automatyzacji procesów biznesowych o dowolnym stopniu złożoności. Można ją stosować w wielu obszarach biznesowych, takich jak procesy HR, finansowe, logistyczne, produkcyjne czy sprzedaży. Dzięki temu, AMODIT może być używane zarówno przez małe firmy, jak i duże korporacje, dostosowując się do ich indywidualnych potrzeb.
Moduł raportowy
Dzięki wbudowanemu modułowi raportowemu, użytkownicy mają możliwość generowania prostych i intuicyjnych raportów, które pozwalają na szybkie i łatwe analizowanie danych. Moduł ten oferuje także dostęp do danych w czasie rzeczywistym, elastyczność w dostosowywaniu raportów oraz wsparcie dla wielu źródeł danych.
Optymalizacja procesów biznesowych
Platforma AMODIT nie tylko pomaga w automatyzacji procesów biznesowych, ale również pozwala na ich analizowanie i optymalizowanie. Dzięki temu użytkownicy mogą identyfikować obszary, które wymagają poprawy, wprowadzać zmiany i monitorować ich efekty.
Integracja z innymi systemami
AMODIT jest projektowane z myślą o łatwej integracji z istniejącymi systemami IT w organizacji. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą w pełni wykorzystać możliwości oferowane przez platformę, jednocześnie łącząc ją z innymi narzędziami, takimi jak systemy ERP, CRM czy HR. Taka integracja pozwala na automatyzację procesów, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania danych i ograniczając ryzyko błędów.
Wdrożenie z metodologią zwinną
Astrafox przykłada dużą wagę do efektywnego wdrożenia swoich rozwiązań, stosując metodykę zwinną. Dzięki temu proces wdrożenia jest elastyczny i dostosowany do potrzeb klienta, a także prowadzi do szybszego osiągnięcia pożądanych rezultatów.
Wdrożenie rozpoczyna się od zaangażowania klienta w proces tworzenia procesu biznesowego, zaczynając od najprostszej wersji procesu i formularza, bez reguł. Wszystkie zmiany wprowadzane są sukcesywnie i w sposób kontrolowany, co pozwala na ciągłe udoskonalanie procesu oraz uzyskanie akceptacji użytkowników.
Kolejnym etapem wdrożenia jest dodawanie kolejnych elementów i automatyzacji do procesu. W tym czasie, zespół Astrafox ściśle współpracuje z klientem, aby dostosować rozwiązania do jego potrzeb i oczekiwań. Wszystkie nowe funkcje są sprawdzane i testowane przez użytkowników, co pozwala na bieżące zgłaszanie uwag i poprawek.
Gdy proces jest już dobrze dopracowany, następuje faza integracji z systemami zewnętrznymi. Dzięki temu, AMODIT może współpracować z innymi narzędziami używanymi przez klienta, takimi jak systemy ERP, CRM czy HR. W tym etapie również, zespół Astrafox i użytkownicy końcowi współpracują w celu zapewnienia, że integracja jest poprawna i nie powoduje żadnych zakłóceń w pracy.
Ostatnim etapem wdrożenia jest przeprowadzenie kompleksowych testów UAT (User Acceptance Testing), mających na celu uzyskanie pełnej zgodności z wizją i oczekiwaniami klienta. Wszystkie błędy i problemy zgłaszane przez użytkowników są analizowane i naprawiane, aby osiągnąć jak najwyższy poziom satysfakcji klienta.
Dzięki zastosowaniu metodyki zwinnej w wdrożeniach, AMODIT skraca czas realizacji projektów i zwiększa satysfakcję klientów, gwarantując, że dostarczone rozwiązanie jest dokładnie dopasowane do potrzeb i wymagań przedsiębiorstwa.
Wsparcie i rozwój
AMODIT oferuje wsparcie dla swoich klientów na każdym etapie współpracy – od wdrożenia po bieżącą obsługę. Dostępne są zarówno materiały szkoleniowe, jak i pomoc techniczna, co sprawia, że użytkownicy mogą szybko i sprawnie wprowadzać zmiany w swoich procesach biznesowych. Platforma jest stale rozwijana i ulepszana, co gwarantuje dostęp do najnowszych technologii i trendów w zarządzaniu procesami.
Przypadki użycia AMODIT
Biuro księgowe – podpisywanie dokumentów
W biurze księgowym AMODIT jest wykorzystywany wyłącznie w zakresie podpisywania dokumentów. Dzięki temu platforma pełni funkcję narzędzia do składania i zarządzania podpisami elektronicznymi, co ułatwia i przyspiesza proces podpisywania umów i innych dokumentów, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.
Firma produkcyjna – obsługa faktur i integracja z ERP
W firmie produkcyjnej AMODIT został zaimplementowany w kilku procesach, w tym w procesie obsługi faktur kosztowych. System korzysta z OCR do odczytywania danych z faktur i automatycznie wprowadza je do procesu. Dodatkowo, AMODIT został zintegrowany z systemem ERP firmy, co pozwala na automatyczne przekazywanie informacji między systemami i usprawnia zarządzanie finansami.
Sieć franczyzowa – zarządzanie umowami franczyzowymi
W sieci franczyzowej AMODIT jest wykorzystywany do przygotowywania i zarządzania umowami z siecią franczyzobiorców. Dzięki temu zarówno firma, jak i jej partnerzy mają łatwy dostęp do aktualnych umów oraz możliwość ich szybkiego podpisywania i akceptowania.
Agencja pracy tymczasowej – wynajem pracowników
W agencji pracy tymczasowej AMODIT został wykorzystany do zawierania kilku tysięcy umów miesięcznie z nowymi kandydatami. System pozwala na gromadzenie danych kandydatów, generowanie umów oraz podpisywanie ich elektronicznie, co usprawnia proces rekrutacji i zatrudniania.
Korporacja – zarządzanie dokumentacją HR
W korporacji AMODIT jest stosowany w obszarze HR do prowadzenia dokumentacji pracowniczej dla kilkudziesięciu tysięcy pracowników. Wdrożono wiele procesów wspierających obsługę dokumentacji, co pozwala na efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi oraz utrzymanie porządku w obszarze dokumentacji kadrowej.
Bank – obsługa procesów back-office, w tym przeksięgowania
W banku AMODIT został zastosowany do obsługi procesów back-office, takich jak przeksięgowania. Dzięki temu system pozwala na automatyzację i usprawnienie procesów księgowych, redukując ryzyko błędów oraz skracając czas potrzebny na wykonanie przeksięgowań i innych operacji bankowych. Zastosowanie AMODIT pozwala na lepszą kontrolę nad tymi procesami, a jednocześnie umożliwia łatwe śledzenie i monitorowanie postępów prac.
Podsumowanie
AMODIT to elastyczne narzędzie do tworzenia i zarządzania procesami biznesowymi, które oferuje wiele zaawansowanych funkcji oraz prosty, intuicyjny interfejs. Dzięki możliwości korzystania z tzw. swobodnego przepływu oraz precyzyjnych definicji procesów, platforma ta pozwala na skuteczne odwzorowanie logiki biznesowej konkretnego przedsiębiorstwa. Dodatkowo, AMODIT dba o bezpieczeństwo i poufność danych oraz pozwala na ich łatwą analizę dzięki wbudowanemu modułowi raportowemu.
Przykłady zastosowania AMODIT obejmują zarówno mniejsze firmy, które wykorzystują platformę do elektronicznego podpisywania dokumentów, jak i większe przedsiębiorstwa, które wdrażają skomplikowane procesy związane z HR, zarządzaniem umowami czy obsługą back-office w bankach. AMODIT pozwala na automatyzację procesów takich jak obsługa faktur kosztowych, a także integrację z innymi systemami np. ERP.
Dzięki responsywnemu interfejsowi, użytkownicy mają możliwość korzystania z platformy na różnych urządzeniach i w różnych przeglądarkach internetowych, co zwiększa dostępność i wygodę użytkowania systemu.
Wdrożenie platformy oparte jest na metodologii zwinnej, co pozwala na szybkie dostosowanie się do zmieniających się potrzeb klienta i osiągnięcie pełnej zgodności z wizją oraz oczekiwaniami.
W rezultacie, AMODIT jest wszechstronnym narzędziem do zarządzania procesami biznesowymi, które może znacząco wpłynąć na zwiększenie efektywności i produktywności w różnych sektorach.