Repozytorium spraw

Czym jest Repozytorium spraw w AMODIT?

Repozytorium to wewnątrzdziałowe narzędzie do organizacji i dzielenia się sprawami i dokumentami w ramach swojego działu. To jak cyfrowa tablica działowa z ważnymi sprawami – gdy umieścisz sprawę w folderze działu, automatycznie staje się ona dostępna dla wszystkich członków tego działu do wglądu i współpracy.

To przede wszystkim narzędzie do uproszczenia wymiany informacji w ramach działu – zamiast skomplikowanego zarządzania uprawnieniami do każdej sprawy osobno, wystarczy wpiąć sprawę do odpowiedniego folderu – a to spowoduje, że wszyscy pracownicy danego działu otrzymają dostęp do tej sprawy poprzez Repozytorium.

WAŻNE: Nie oznacza to, że otrzymają dostęp do sprawy w ogóle, w innych miejscach AMODIT, nie. Oni dostaną dostęp tylko i wyłącznie poprzez Repozytorium. W innych miejscach AMODIT np na listach spraw, w raportach, sprawy te bedą miały nadal te same uprawnienia jakie wynikają z nadanych uprawnień przez AMODIT.

Sprawa może być jednocześnie wpięta w kilku miejscach w Repozytorium oczywiście w ramach działu, co oznacza większą elastyczność organizacyjną.

Przeglądanie Repozytorium swojego działu

W lewym menu AMODIT znajduje się pozycja „Repozytorium”. To jest miejsce, w którym użytkownicy będący członkami odpowiednich działów, mają dostęp do listy spraw swojego działu. Lista ta dodatkowo może być zorganizowana w foldery. Każdy dział ma swoją własną strukturę folderów, którą może samodzielnie definiować wg własnych potrzeb. Ważne jest aby sprawa była oznaczona (wpięta) do Repozytorium, bo tylko wtedy będzie tu widoczna

Korzyść: Zamiast jednowymiarowej listy wszystkich spraw działu, mamy zorganizowaną strukturę folderów, gdzie zespół może dodatkowo organizować sprawy w ramach działu według własnych potrzeb – projektów, kategorii, priorytetów.

Dodawanie spraw do Repozytorium z poziomu sprawy

Podczas pracy ze sprawą, w prawym panelu znajdziesz sekcję „Repozytorium”, która umożliwia wpinanie sprawy do jednego lub wielu miejsc w strukturze folderów swojego działu. To dodatkowa korzyść, gdyż sprawa może pojawić się jednocześnie w kilku miejscach struktury. Możemy ją pokazać np zarówno w „folderze dotyczącej np jakiegoś projektu” a jednocześnie w „folderze jakiejś osoby” lub w ramach „folderu spraw do załatwienia”.

Praktyczne scenariusze zastosowania

Kluczowa zasada: Każdy użytkownik widzi foldery od swojego miejsca w strukturze organizacyjnej i w dół – nigdy w górę ani „na boki”

Zarządzanie projektami

[Dział IT]
├── Projekty/
│ ├── Modernizacja serwerów/
│ │ ├── Analizy potrzeb/
│ │ ├── Oferty dostawców/
│ │ └── Wdrożenie/
│ └── Nowy system CRM/
│ ├── Wymagania biznesowe/
│ ├── Testy/
│ └── Szkolenia/
└── Utrzymanie/
├── Awarie/
├── Aktualizacje/
└── Monitorowanie/

Obsługa klientów

[Dział Sprzedaży]
├── Klienci strategiczni/
│ ├── ABC Sp. z o.o./
│ │ ├── Negocjacje kontraktowe/
│ │ ├── Reklamacje/
│ │ └── Rozliczenia/
│ └── XYZ S.A./
│ ├── Oferty/
│ └── Zamówienia/
├── Nowi klienci/
│ ├── Prospekci/
│ └── Prezentacje/
└── Analizy sprzedaży/

Departamenty organizacyjne

Przykład dla Kierownika Działu HR (widzi swój dział + poddziały):

[Dział HR]
├── Rekrutacja/
│  ├── Kandydaci - menedżerowie/
│  ├── Kandydaci - specjaliści/
│  └── Testy i oceny/
├── Administracja kadrowa/
│  ├── Umowy o pracę/
│  ├── Urlopy/
│  └── Delegacje/
└── [Poddział HR - Szkolenia]
   ├── Szkolenia obowiązkowe/
   ├── Szkolenia rozwojowe/
   └── Budżet szkoleń/

Dostęp do dodatkowych działów

Przykład dla Menedżera Projektu (główny dział: IT + dostęp do Działu Zakupów):

[Dział IT]
├── Projekty IT/
└── Infrastruktura/

Dodatkowy dział (przyznany przez administratora)

[Dział Zakupów] Repozytorium ← widoczny przez ustawienia profilu
├── Zakupy IT/
│ ├── Sprzęt komputerowy/
│ ├── Licencje software/
│ └── Usługi zewnętrzne/
└── Zamówienia/

Bezpieczeństwo i uprawnienia

Repozytorium nie zmienia uprawnień do sprawy w AMODIT. Repozytorium nakłada na sprawy specjalne uprawnienie dostępne tylko w ramach Repozytorium pozwalające na przeglądanie spraw w ramach swojego działu i ewentualnie działów podległych.

Zasady dostępu

Izolacja działowa – każdy dział widzi tylko swoją przestrzeń:

• Pracownik działu IT nie widzi folderów działu HR
• Pracownik nie widzi folderów działów nadrzędnych
• Manager widzi foldery swojego działu i zespołów podległych

Dostęp podstawowy (automatyczny):

• Własny dział – użytkownik automatycznie widzi foldery swojego działu
• Działy podrzędne – wszystkich działów będących „dziećmi” jego działu w hierarchii organizacyjnej
• Przykład: Kierownik Działu IT widzi także Poddział Sieci i Poddział Systemów

Przykład hierarchii uprawnień

├── Dział Sprzedaży (wszystkie foldery) ├─ Zespół Klienci Korporacyjni (wszystkie foldery) └─ Zespół Klienci Detaliczni (wszystkie foldery)Specjalista Klienci Korporacyjni widzi: └── Zespół Klienci Korporacyjni (tylko swoje foldery)

Ważne ograniczenia

• Brak powiadomień – wpięcie sprawy nie generuje alertów dla zespołu
• Właścicielstwo bez zmian – nadal tylko właściciel może edytować sprawę
• Dostęp tylko do odczytu – zespół może przeglądać, ale nie edytować spraw