Anonimizacja danych w AMODIT

Wprowadzenie

Anonimizacja danych w AMODIT to mechanizm pozwalający na bezpieczne i nieodwracalne usunięcie wybranych informacji z systemu. Funkcjonalność ta została stworzona w celu ochrony danych wrażliwych oraz wsparcia procesów związanych z obsługą zgłoszeń sygnalistów, gdzie kluczowa jest możliwość całkowitego usunięcia określonych danych bez pozostawiania śladów w systemie.

Dostęp do funkcjonalności

Funkcja anonimizacji jest dostępna dla:

• Administratorów systemu
• Użytkowników z dedykowanymi uprawnieniami do anonimizacji

Uprawnienia do anonimizacji są przyznawane per proces, co pozwala na precyzyjne kontrolowanie dostępu do tej wrażliwej funkcjonalności.

Konfiguracja uprawnień

W zakładce „Ustawienia procesu” znajduje się dedykowana sekcja „Anonimizacja”, która zawiera:

• Przełącznik aktywujący funkcjonalność anonimizacji dla danego procesu
• Panel zarządzania uprawnieniami, pozwalający na przypisywanie uprawnień do anonimizacji wybranym grupom użytkowników i pojedynczym użytkownikom.

W celu włączenia mechanizmu anonimizacji danych przejdź do konfiguracji ustawień procesu, w którym mechanizm ma być zastosowany, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz definicję procesu, w którym ma być włączona anonimizacja danych.
2. Przejdź do ustawień procesu.
3. Przejdź do sekcji „Anonimizacja”.
4. Włącz opcję „Pozwól na anonimizację treści na sprawie i usuwanie wersji plików”.
5. Wskaż użytkowników, którzy mogą wykonywać anonimizację danych.
6. Włączony mechanizm anonimizacji na formularzu sprawy będzie dostępny w prawym panelu (patrz: poniższy obrazek).

Działanie mechanizmu anonimizacji

Zakres anonimizacji

Anonimizacji podlegają:

• Pola typu krótki tekst
• Pola typu długi tekst
• Wartości zapisane w historii zmian
• Pliki i ich wcześniejsze wersje

Proces anonimizacji tekstu

1. Aktywacja trybu anonimizacji powoduje pojawienie się dedykowanej wyszukiwarki w prawym panelu
2. Tekst do anonimizacji można wskazać na dwa sposoby:
   1. Wpisując frazę bezpośrednio w wyszukiwarce
   2. Zaznaczając fragment tekstu w formularzu (zostanie automatycznie przeniesiony do wyszukiwarki)
3. System wyświetla listę wszystkich pól formularza, w których występuje szukana fraza
4. Użytkownik może wybrać, które pola mają zostać poddane anonimizacji. Ważne: jeśli fraza występuje wielokrotnie w jednym polu, anonimizacji ulegną wszystkie jej wystąpienia w tym polu – nie ma możliwości wybrania pojedynczego wystąpienia
5.  Przed wykonaniem operacji dostępny jest podgląd efektu anonimizacji
6. Po zatwierdzeniu, wybrane dane zostają nieodwracalnie usunięte

Anonimizacja plików

Dla plików dostępne są dwie opcje:

1. Usunięcie wszystkich starszych wersji pliku
2. Usunięcie konkretnej wersji pliku

Operacje te są dostępne z menu kontekstowego (trzy kropki) przy pliku. Przed wykonaniem operacji system wyświetla okno potwierdzenia.

Ślad w historii

Po wykonaniu anonimizacji w historii pojawia się specjalny wpis oznaczony informacją „Pole zawiera zanonimizowaną wartość”. Jest to jedyny ślad wykonania operacji – same zanonimizowane dane nie są nigdzie przechowywane.

Zabezpieczenia

• Operacja anonimizacji jest nieodwracalna
• Nie ma możliwości przywrócenia usuniętych wersji plików
• System wymaga potwierdzenia przed wykonaniem operacji
• Dostęp do funkcji jest ściśle kontrolowany przez system uprawnień

Zastosowanie

Funkcjonalność anonimizacji jest szczególnie przydatna w procesach wymagających wysokiego poziomu poufności, takich jak:

• Obsługa zgłoszeń sygnalistów
• Usuwanie danych wrażliwych na żądanie
• Ochrona informacji poufnych w dokumentacji