Skip to main content

Wspólne ustawienia systemowe a ustawienia procesu przy obsłudze maila

Aktualizacja

Artykuł zweryfikowany dla wersji 260331.

Wprowadzenie

Przy obsłudze maila w AMODIT administrator podejmuje decyzje na dwóch poziomach:

  • w ustawieniach systemowych, gdy zmiana ma dotyczyć wspólnej warstwy środowiska,
  • w ustawieniach procesu, gdy zmiana ma dotyczyć sposobu działania konkretnego procesu.

To rozróżnienie ma praktyczny skutek. Zmiana wprowadzona w złym miejscu może objąć zbyt wiele procesów albo przeciwnie: nie wpłynąć na ten mechanizm, który naprawdę chcesz zmienić.

Ten artykuł pomaga ustalić, gdzie wprowadzić daną zmianę i czego można się po niej spodziewać.

Najkrótsza zasada wyboru

Jeżeli chcesz zmienić… Właściwe miejsce Skutek
sposób połączenia z pocztą przychodzącą, wspólny limit pobierania albo wspólne dopasowanie odpowiedzi ustawienia systemowe zmiana wpływa na wspólną warstwę środowiska
sposób tworzenia nowych spraw z maila, pracę z załącznikami albo sposób dołączania treści wiadomości ustawienia procesu zmiana wpływa tylko na wskazany proces
starszy model jednej globalnej skrzynki dla nowych spraw ustawienia systemowe zmiana działa na starszym, wspólnym torze globalnym
osobną skrzynkę przypisaną do jednego procesu ustawienia procesu zmiana działa lokalnie dla tego procesu
dopinanie odpowiedzi do spraw już istniejących ustawienia systemowe zmiana dotyczy wspólnego mechanizmu odpowiedzi
sposób traktowania dokumentów ze skrzynki skanowej ustawienia systemowe zmiana dotyczy osobnego toru Maili jako skanów

Kiedy zaczynać od ustawień systemowych

Od ustawień systemowych zaczynasz wtedy, gdy problem dotyczy wspólnej infrastruktury odbioru wiadomości, a nie logiki jednego procesu.

To jest właściwe miejsce między innymi wtedy, gdy:

  • system nie pobiera wiadomości z serwera pocztowego,
  • trzeba zmienić protokół, serwer, port albo SSL,
  • trzeba ograniczyć liczbę wiadomości przetwarzanych w jednym przebiegu,
  • trzeba włączyć albo wyłączyć dopasowanie odpowiedzi do spraw istniejących,
  • środowisko nadal korzysta ze starszego modelu jednej globalnej skrzynki,
  • dokumenty ze skrzynki skanowej mają być obsługiwane inaczej.

W takim przypadku zmieniasz wspólną warstwę środowiska. To nie jest jeszcze decyzja o tym, jak konkretny proces zamieni mail na sprawę.

Szczegółowy opis tej warstwy znajduje się w artykule Ustawienia systemowe dla obsługi spraw z maila.

Kiedy przejść do ustawień procesu

Do ustawień procesu przechodzisz wtedy, gdy odbiór wiadomości działa już poprawnie, ale konkretny proces ma inaczej wykorzystać odebranego maila.

To jest właściwe miejsce między innymi wtedy, gdy:

  • jeden proces ma tworzyć jedną sprawę z całego maila,
  • inny proces ma zakładać osobną sprawę dla każdego załącznika,
  • treść wiadomości ma trafiać jako komentarz, dokument html albo plik eml,
  • nowa sprawa ma być przypisywana według innych reguł niż w pozostałych procesach,
  • załączniki mają trafiać do pola formularza albo na listę dokumentów,
  • dla tego jednego procesu trzeba użyć własnej skrzynki albo lokalnego wariantu ustawień.

W tym miejscu administrator określa już nie wspólny transport, tylko zachowanie konkretnego procesu biznesowego.

Szczegółowy opis tego poziomu znajduje się w artykule Ustawienia procesu dla tworzenia spraw z maila.

Co w praktyce oznacza Ustaw dla tego procesu

Przycisk Ustaw dla tego procesu rozdziela dwa warianty konfiguracji:

  • wariant wspólny, współdzielony z innymi procesami,
  • wariant lokalny, utrzymywany tylko dla jednego procesu.

To jest ważna decyzja administracyjna. Jeżeli proces korzysta z ustawień wspólnych, późniejsza zmiana na poziomie systemowym może wpłynąć także na inne procesy korzystające z tej samej warstwy. Jeżeli przechodzisz na wariant lokalny, zaczynasz utrzymywać wyjątek tylko dla tego jednego procesu.

Najczęściej warto użyć tego przycisku wtedy, gdy:

  • jeden proces ma działać inaczej niż pozostałe,
  • nie chcesz, aby późniejsza zmiana wspólna objęła ten proces,
  • testujesz nowy wariant konfiguracji tylko dla wybranego procesu.

Typowe scenariusze i właściwe miejsce zmiany

Chcesz zmienić sposób odbioru wiadomości dla całego środowiska

Przejdź do ustawień systemowych. To tam ustawiasz wspólny transport, dane połączenia i limity przetwarzania.

Chcesz, aby tylko jeden proces inaczej tworzył sprawy z maila

Przejdź do ustawień procesu. Tam ustawiasz logikę tworzenia spraw, pracę z załącznikami i sposób traktowania treści wiadomości.

Chcesz dopinać odpowiedzi do spraw już istniejących

Przejdź do ustawień systemowych. Mechanizm dopasowania odpowiedzi jest wspólny i nie należy do logiki jednego procesu.

Chcesz użyć jednej wspólnej skrzynki dla starszego modelu zakładania spraw

Przejdź do ustawień systemowych. To jest starszy, globalny tor działania i nie ustawia się go na poziomie pojedynczego procesu.

Chcesz, aby urządzenie albo skrzynka skanowa dostarczały dokumenty osobnym torem

Przejdź do ustawień systemowych, do części Maili jako skanów. To jest osobny scenariusz niż zwykłe tworzenie nowych spraw z maila.

Najczęstsze pomyłki

Najczęściej mylone są trzy sytuacje:

  • wspólny odbiór wiadomości dla środowiska,
  • tworzenie nowych spraw z maila w konkretnym procesie,
  • dopinanie odpowiedzi do spraw już istniejących.

Najprostsza zasada wygląda tak:

  • jeżeli zmieniasz sposób połączenia, odpowiedzi albo starszy tor globalny, zaczynasz od ustawień systemowych,
  • jeżeli zmieniasz to, jak konkretny proces tworzy sprawę z maila, zaczynasz od ustawień procesu,
  • jeżeli jeden proces ma być wyjątkiem od reguły wspólnej, używasz wariantu lokalnego dla tego procesu.

Gdzie szukać dalej

Powiązane artykuły