Jak skonfigurować kolory i wyróżnienia w raporcie tabelarycznym?
Wprowadzenie
Kolory w raporcie tabelarycznym pomagają szybko zauważyć pozycje wymagające uwagi. Twórca raportu może wskazać pole, którego wartości będą sterować wyróżnieniem wierszy, a następnie przypisać tym wartościom konkretne kolory.
Taki mechanizm jest przydatny w kolejkach pracy, rejestrach dokumentów i raportach kontrolnych. Kolor może pokazać na przykład priorytet, status, przekroczenie terminu albo inny sygnał, który użytkownik powinien rozpoznać bez czytania wszystkich kolumn.
Zanim zaczniesz
Kolory konfiguruje się w edycji raportu tabelarycznego, w zakładce Widok. Raport musi mieć wybrane źródło danych i pola dostępne w sekcji Pola.
Najpierw wybierz pole, które najlepiej opisuje powód wyróżnienia. Może to być status sprawy, priorytet, typ dokumentu, wynik kontroli, flaga logiczna albo pole liczbowe. Pole sterujące kolorem nie musi być widoczną kolumną raportu, ale jego wartości powinny być zrozumiałe dla osób korzystających z raportu.
Jak skonfigurować kolory
- Otwórz raport w trybie edycji.
- Przejdź do zakładki Widok.
- W sekcji Pola znajdź pole, które ma sterować wyróżnieniem.
- Przeciągnij to pole do obszaru Kolor.
- Otwórz menu pola w obszarze Kolor i wybierz Edytuj kolory.
- Przypisz kolory do wartości pola.
- Zastosuj zmiany.
- Sprawdź podgląd tabeli.
- Zapisz raport.
Po zapisaniu gotowy raport będzie kolorował wiersze zgodnie z wartościami pola wskazanego w obszarze Kolor.
Jak dobierać pole do kolorowania
Najlepiej sprawdzają się pola, których wartości mają jasne znaczenie operacyjne. Użytkownik powinien rozumieć, dlaczego wiersz jest wyróżniony i co ma z tym zrobić.
Dobre przykłady:
- status sprawy,
- priorytet,
- wynik weryfikacji,
- informacja, czy termin został przekroczony,
- etap obsługi,
- typ dokumentu albo rodzaj wniosku.
Przy polach tekstowych i słownikowych ustawiasz kolor dla wybranych wartości. Przy polach typu tak/nie możesz osobno oznaczyć wartości Tak i Nie. Przy polach liczbowych można użyć kolorów do pokazania zakresów albo intensywności wartości, jeżeli taki sposób czytania danych pasuje do raportu.
Kolor dla pozostałych wartości
W oknie Edytuj kolory można ustawić kolor dla wartości, które nie mają własnej reguły koloru. To pomaga wtedy, gdy większość pozycji ma być neutralna, a tylko wybrane wartości mają mocniejsze wyróżnienie.
Przykład: w raporcie faktur można wyróżnić sprawy po terminie kolorem ostrzegawczym, a pozostałe pozycje zostawić bez mocnego akcentu. Dzięki temu kolor prowadzi uwagę użytkownika do wyjątków.
Gradient dla wartości liczbowych
Dla wartości liczbowych i agregowanych system może używać gradientu. W takim wariancie określasz kolor dla wartości minimalnej, zera i wartości maksymalnej. Taki sposób jest przydatny przy miarach, które użytkownik ma porównywać wzrokowo, na przykład kwotach, opóźnieniach albo odchyleniach.
Gradient stosuj wtedy, gdy różnica natężenia ma znaczenie. Jeżeli chodzi tylko o kilka stanów biznesowych, czytelniejsze zwykle są osobne kolory dla konkretnych wartości.
Jak sprawdzić efekt
Po ustawieniu kolorów sprawdź podgląd w zakładce Widok, a po zapisaniu otwórz gotowy raport.
Zwróć uwagę na trzy rzeczy:
- czy wyróżnione wiersze rzeczywiście odpowiadają wartościom pola,
- czy kolor jest czytelny na tle tabeli,
- czy kolor pomaga podjąć decyzję, a nie konkuruje z ważniejszymi danymi.
Jeżeli raport ma akcje masowe albo podpisywanie masowe, pamiętaj, że po wykonaniu operacji tabela może pokazać tymczasowe kolory statusu wykonania, na przykład sukces, oczekiwanie albo błąd. To jest informacja o wyniku operacji, a nie zmiana konfiguracji koloru raportu.
Dobra praktyka
Używaj kolorów oszczędnie. Najczytelniejsze raporty mają kilka znaczących wyróżnień, a nie osobny kolor dla każdej możliwej wartości.
Dla kolejki pracy dobrze sprawdzają się kolory, które odpowiadają decyzjom użytkownika: pilne, po terminie, do sprawdzenia, gotowe do dalszego kroku. Jeżeli kolor nie prowadzi do działania albo nie skraca analizy, lepiej zostawić informację jako zwykłą kolumnę.