Akcje masowe w raporcie tabelarycznym

Wprowadzenie

Akcje masowe porządkują pracę wtedy, gdy użytkownik ma wykonać podobne działanie na wielu pozycjach z jednego raportu tabelarycznego. Zamiast otwierać każdą sprawę osobno, zaznacza wybrane wiersze i uruchamia wspólne działanie z poziomu gotowego raportu.

W nowym module raportowym AMODIT ta praca zbiorcza ma dwie główne ścieżki: akcje procesowe oraz podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym. Obie korzystają z tego samego miejsca pracy, ale służą do innych zadań i wymagają innego przygotowania raportu.

Po co istnieją akcje masowe w raporcie tabelarycznym

Raport tabelaryczny często pełni rolę kolejki pracy. Zespół widzi na jednej liście sprawy czekające na akceptację, dokumenty do podpisu albo rekordy wymagające tego samego działania. W takim układzie największą stratą czasu byłoby przechodzenie do każdej sprawy osobno tylko po to, żeby powtórzyć tę samą operację.

Akcje masowe skracają tę drogę. Pozwalają wykorzystać raport jako miejsce codziennej pracy operacyjnej, a nie tylko jako rejestr albo podgląd danych. Dzięki temu użytkownik przechodzi od przeglądania wyniku do wykonania konkretnego działania na zaznaczonym zbiorze pozycji.

Dwie ścieżki pracy zbiorczej

Pierwsza ścieżka dotyczy akcji procesowych. Sprawdza się wtedy, gdy użytkownik chce uruchomić regułę ręczną na wielu sprawach należących do tego samego procesu. To może być na przykład przekazanie wybranych spraw do kolejnego etapu albo wykonanie wspólnej operacji administracyjnej przygotowanej w procesie.

Druga ścieżka dotyczy podpisywania dokumentów podpisem kwalifikowanym. W tym wariancie raport zbiera dokumenty z zaznaczonych spraw i pozwala uruchomić ich podpisanie jako jedno działanie robocze. Po podpisaniu raport może też uruchomić dalszy krok procesowy, jeżeli został tak przygotowany.

Te dwa mechanizmy spotykają się na poziomie gotowego raportu, ale nie są tym samym narzędziem. Akcje procesowe pracują na sprawach i regułach procesu. Podpisywanie masowe pracuje na dokumentach dostępnych w zaznaczonych pozycjach raportu.

Od czego zależy dostępność akcji masowych

Akcje masowe są dostępne wtedy, gdy raport został przygotowany właśnie do takiej pracy. Punktem wspólnym jest raport tabelaryczny i praca na zapisanym raporcie, na którym można zaznaczać wybrane wiersze.

Dalsze warunki zależą od rodzaju działania. Akcje procesowe wymagają raportu opartego na jednym procesie oraz zestawu reguł ręcznych, które mają być udostępnione z poziomu raportu. Podpisywanie masowe wymaga z kolei pól dokumentowych oraz dokumentów, które rzeczywiście mogą zostać podpisane w tym trybie.

Dlatego dwa raporty tabelaryczne mogą wyglądać podobnie, a jednocześnie udostępniać inny zakres działań zbiorczych. O tym decyduje definicja raportu, źródło danych, dostępne reguły i dokumenty oraz uprawnienia użytkownika.

Kluczowe rozróżnienia

• Zaznaczone pozycje a cały raport – akcje masowe dotyczą wybranego zestawu wierszy, które użytkownik zaznaczył w gotowym raporcie.
• Akcja procesowa a podpis kwalifikowany – akcja procesowa uruchamia regułę na sprawach, a podpis kwalifikowany działa na dokumentach z tych spraw.
• Przygotowanie raportu a praca użytkownika – administrator lub autor raportu przygotowuje dostępne działania w konfiguracji, a użytkownik korzysta z nich później w zapisanym raporcie.
• Raport tabelaryczny a inne typy raportów – akcje masowe są związane z tabelą jako widokiem pracy na wielu rekordach, a nie z każdym typem raportu.

Przykład

Zespół pracuje na raporcie tabelarycznym, który pokazuje umowy oczekujące na podpis. Użytkownik zaznacza dokumenty przygotowane do podpisania i uruchamia podpis kwalifikowany dla wybranej grupy pozycji. W innym raporcie, zbudowanym dla jednego procesu, ten sam sposób zaznaczania może służyć do wykonania wspólnej reguły ręcznej na wielu sprawach, na przykład do przekazania ich do kolejnego kroku.

Kiedy stosować, kiedy nie

Stosuj, gdy:

• użytkownik wykonuje to samo działanie na większej grupie pozycji,
• raport tabelaryczny jest realnym miejscem codziennej pracy zespołu,
• chcesz skrócić pracę operacyjną bez otwierania każdej sprawy osobno.

Nie stosuj, gdy:

• raport ma służyć tylko do przeglądania danych bez działań na sprawach lub dokumentach,
• źródło danych i konfiguracja raportu nie wspierają wybranej ścieżki pracy zbiorczej,
• potrzebujesz opisu szczegółowej konfiguracji albo instrukcji wykonania konkretnej operacji.

Powiązane artykuły

• Raport tabelaryczny jako narzędzie pracy – pokazuje, dlaczego tabela jest naturalnym miejscem codziennej pracy operacyjnej.
• Praca z gotowym raportem – porządkuje układ zapisanego raportu i miejsce, w którym użytkownik wykonuje działania na wyniku.
• Konfiguracja widoku raportu tabelarycznego – opisuje ustawienia tabeli, które wpływają na sposób pracy użytkownika.
• Jak wykonać akcję procesową masowo z raportu tabelarycznego? – prowadzi krok po kroku przez wykonanie akcji procesowej na zaznaczonych sprawach.
• Jak podpisać wiele dokumentów z raportu tabelarycznego podpisem kwalifikowanym? – prowadzi krok po kroku przez podpisanie dokumentów z zaznaczonych pozycji raportu.