Skip to main content

Jak wykonać akcję procesową masowo z raportu tabelarycznego?

Aktualizacja

Wprowadzenie

Akcję procesową można wykonać dla wielu spraw bez otwierania każdej z nich osobno. Jeżeli raport tabelaryczny został do tego przygotowany, zaznaczasz wiersze spraw i wybierasz akcję z paska akcji masowych.

Taka praca przydaje się przy obsłudze kolejki podobnych spraw, na przykład przy przekazaniu grupy spraw dalej, zmianie etapu, uporządkowaniu danych albo uruchomieniu innego kroku procesu dla wybranego zakresu.

Zanim zaczniesz

Akcje procesowe są dostępne w raportach tabelarycznych przygotowanych do pracy masowej. Raport musi pokazywać sprawy z jednego procesu i musi mieć włączone wykonywanie akcji masowych.

Lista widocznych akcji zależy od konfiguracji raportu, reguł dostępnych w procesie, etapu spraw oraz uprawnień użytkownika. Jeżeli nie widzisz paska akcji albo lista działań jest pusta, raport może nie być skonfigurowany do tej ścieżki pracy albo wybrane sprawy mogą nie spełniać warunków danej reguły.

Jak wykonać akcję procesową dla wielu spraw

  1. Otwórz zapisany raport tabelaryczny, w którym chcesz pracować na sprawach.
  2. Zawęź wynik raportu filtrami, folderami, wyszukiwarką lub sortowaniem, żeby łatwiej znaleźć właściwy zakres.
  3. Zaznacz wiersze spraw, dla których chcesz wykonać tę samą akcję.
  4. Sprawdź licznik zaznaczonych pozycji na pasku akcji masowych.
  5. Z listy Wybierz akcję wybierz akcję procesową, którą chcesz uruchomić.
  6. Poczekaj na zakończenie wykonania.
  7. Sprawdź podsumowanie i w razie potrzeby odśwież raport.

Filtrowanie raportu pomaga znaleźć sprawy, ale o zakresie wykonania decyduje zaznaczenie wierszy. Akcja zostanie uruchomiona dla zaznaczonych spraw.

Jak czytać wynik

AMODIT wykonuje wybraną akcję osobno dla każdej zaznaczonej sprawy. Wynik może być częściowy: część spraw może zostać obsłużona poprawnie, a część może pozostać bez zmian.

Po zakończeniu system pokazuje podsumowanie. Widać w nim, dla ilu spraw akcja została wykonana oraz dla ilu spraw wykonanie się nie udało. Jeżeli po akcji zmieniły się etapy, właściciele albo inne dane spraw, odśwież raport, żeby zobaczyć aktualny wynik.

Dlaczego akcja może wykonać się tylko dla części spraw

Najczęstsze przyczyny częściowego wyniku to:

  • sprawa znajduje się na etapie, dla którego wybrana akcja nie jest dostępna,
  • użytkownik nie ma wystarczających uprawnień do sprawy albo do wykonania akcji,
  • warunki reguły procesowej nie są spełnione dla danej sprawy,
  • reguła wymaga danych, których w konkretnej sprawie brakuje,
  • sprawa została zmieniona przez inną osobę między odświeżeniem raportu a wykonaniem akcji.

W takim przypadku sprawdź sprawy, których akcja nie objęła, i wykonaj dalszą obsługę zgodnie z komunikatem systemu albo zasadami procesu.

Gdy nie widzisz akcji procesowej

Jeżeli po zaznaczeniu wierszy nie pojawia się pasek akcji masowych, sprawdź, czy raport jest raportem tabelarycznym i czy został otwarty jako zapisany raport w trybie pracy na wyniku.

Jeżeli pasek jest widoczny, ale nie ma na nim potrzebnej akcji, przyczyną może być konfiguracja raportu albo procesu. Administrator powinien sprawdzić, czy raport korzysta z jednego procesu, czy ma włączone wykonywanie akcji masowych oraz czy dana reguła ręczna jest dostępna w konfiguracji raportu.

Dobra praktyka

Przed wykonaniem akcji zawęź raport do spraw, które rzeczywiście chcesz obsłużyć, a potem zaznacz tylko potrzebne wiersze. Przy akcjach zmieniających etap albo właściciela sprawy warto zacząć od mniejszego zakresu, sprawdzić wynik i dopiero potem obsłużyć kolejną grupę.

Powiązane artykuły