Konfiguracja przycisku tworzenia nowej sprawy i otwierania spraw z raportu
Wprowadzenie
Sekcja Sprawy w zakładce Opcje decyduje o tym, czy gotowy raport może prowadzić użytkownika bezpośrednio do pracy na sprawach. W tym miejscu ustawiasz przycisk tworzenia nowej sprawy, etykietę tego przycisku oraz sposób otwierania spraw z raportu.
Te ustawienia mają znaczenie zwłaszcza dla raportów, które są kolejką pracy albo rejestrem operacyjnym. Użytkownik może wtedy rozpocząć nową sprawę z poziomu raportu albo otworzyć istniejącą sprawę bez szukania jej w innym miejscu systemu.
Gdzie znajduje się sekcja Sprawy
- Otwórz raport w trybie edycji.
- Przejdź do zakładki Opcje.
- Rozwiń sekcję Sprawy.
Zakładka Opcje jest dostępna dla wybranych typów raportów. W raporcie tabelarycznym, kanban, kalendarzu, Gantt i planowaniu zasobów zawiera ustawienia wpływające na zachowanie gotowego raportu.
Pozwól na tworzenie nowych spraw
Przełącznik Pozwól na tworzenie nowych spraw steruje widocznością przycisku tworzenia sprawy w gotowym raporcie. Po włączeniu tej opcji użytkownik może zobaczyć na pasku raportu przycisk, na przykład Utwórz nową sprawę.
Przycisk pojawia się wtedy, gdy spełnione są warunki techniczne i uprawnieniowe:
- raport jest oparty o dokładnie jeden proces,
- typ raportu obsługuje tworzenie nowych spraw z poziomu raportu,
- użytkownik ma uprawnienie do tworzenia spraw w tym procesie,
- raport jest otwarty jako gotowy raport, a nie w trybie edycji.
Warunek jednego procesu jest istotny, ponieważ AMODIT musi wiedzieć, w którym procesie ma utworzyć nową sprawę. Jeżeli raport obejmuje wiele procesów albo korzysta ze źródła, które nie wskazuje jednego procesu docelowego, przełącznik nie daje samodzielnej podstawy do utworzenia sprawy.
Etykieta przycisku tworzenia sprawy
Po włączeniu tworzenia nowych spraw dostępne jest pole etykiety przycisku. Domyślnie przycisk może mieć nazwę Utwórz nową sprawę, ale warto dopasować ją do języka procesu i sposobu pracy użytkowników.
Przykłady:
- Dodaj wniosek urlopowy,
- Zarejestruj fakturę,
- Utwórz zgłoszenie,
- Dodaj umowę.
Dobra etykieta mówi użytkownikowi, co faktycznie rozpocznie. Przy raporcie używanym przez różne role lepiej unikać zbyt ogólnej nazwy, jeżeli wiadomo, jaki typ sprawy będzie tworzony.
Ikona tłumaczeń przy polu etykiety pozwala przygotować wersje językowe nazwy przycisku.
Wykonaj akcję podczas otwierania sprawy
Opcja Wykonaj akcję podczas otwierania sprawy pozwala wskazać akcję, która ma zostać wykonana przy wejściu do sprawy z raportu. Przykładem może być przypisanie osoby otwierającej sprawę jako właściciela.
To ustawienie warto traktować jako automatyzację momentu przejścia z raportu do sprawy. Ma sens wtedy, gdy samo otwarcie sprawy rozpoczyna konkretną czynność procesową.
Przykład: raport może działać jako kolejka spraw oczekujących na obsługę przez grupę. Gdy użytkownik otwiera jedną ze spraw z raportu, wybrana akcja może przypisać tę sprawę do niego. Jeżeli raport pokazuje sprawy nieprzypisane albo sprawy dostępne dla grupy, taka zmiana może spowodować, że ta pozycja zniknie z otwartych widoków raportu u pozostałych osób.
Jeżeli chcesz tylko umożliwić użytkownikowi wejście do sprawy, pozostaw tę opcję wyłączoną i ustaw jedynie sposób otwierania sprawy.
Otwórz sprawę w
Pole Otwórz sprawę w określa, gdzie AMODIT otworzy sprawę po kliknięciu wiersza, elementu raportu albo po utworzeniu nowej sprawy z raportu.
Dostępne warianty:
- nowej zakładce – sprawa otwiera się w osobnej karcie przeglądarki, a raport pozostaje dostępny w dotychczasowej karcie,
- okienku popup – sprawa otwiera się w oknie osadzonym, co ułatwia szybki powrót do raportu,
- bieżącej zakładce – użytkownik przechodzi z raportu do sprawy w tej samej karcie,
- Brak – kliknięcie rekordu nie otwiera sprawy.
Dla raportów używanych jako kolejka pracy najczęściej wygodne jest otwieranie spraw w nowej zakładce albo w popupie. Dzięki temu użytkownik może wrócić do listy i obsłużyć kolejne pozycje bez ponownego wyszukiwania raportu.
Raporty oparte o źródła zewnętrzne
Jeżeli raport korzysta ze źródła zewnętrznego i ma otwierać sprawy, AMODIT musi wiedzieć, która kolumna zawiera ID sprawy. W takim przypadku w sekcji Sprawy pojawia się ustawienie Wybierz kolumnę, która zawiera ID sprawy.
Wybierz kolumnę, która jednoznacznie wskazuje sprawę w AMODIT. Jeżeli taka kolumna nie zostanie wskazana albo dane nie zawierają poprawnego ID sprawy, raport nie będzie miał wystarczającej informacji do otwarcia właściwej sprawy.
Jak sprawdzić efekt konfiguracji
Po zapisaniu raportu otwórz go jako gotowy raport i sprawdź:
- czy przycisk tworzenia nowej sprawy pojawia się na pasku raportu,
- czy etykieta przycisku jest zrozumiała dla użytkownika,
- czy kliknięcie wiersza otwiera właściwą sprawę,
- czy wybrany sposób otwierania sprawy pasuje do sposobu pracy zespołu,
- czy użytkownik z typowymi uprawnieniami widzi te same funkcje, które ma wykorzystywać w codziennej pracy.
Kontrola po zapisie jest ważna, ponieważ gotowy raport uwzględnia definicję raportu, uprawnienia użytkownika i dane dostępne w bieżącym kontekście.
Dobre praktyki
- Włączaj tworzenie nowych spraw tylko w raportach, które mają być realnym punktem startu pracy, na przykład rejestrem wniosków albo kolejką zgłoszeń.
- Dopasuj etykietę przycisku do procesu, żeby użytkownik wiedział, jaki typ sprawy rozpoczyna.
- Dla raportów operacyjnych wybieraj otwieranie w nowej zakładce albo popupie, jeżeli użytkownik ma wracać do listy po obsłużeniu sprawy.
- Ustaw Brak, jeżeli raport ma służyć tylko do analizy danych i kliknięcie wiersza nie powinno przenosić do sprawy.
- Przy źródłach zewnętrznych sprawdź, czy wskazana kolumna z ID sprawy rzeczywiście prowadzi do właściwych spraw.