Ustawienia procesu dla tworzenia spraw z maila

Wprowadzenie

Ten artykuł opisuje ustawienia procesu, które decydują o tym, jak AMODIT zamienia odebrany mail na nową sprawę. Chodzi o konfigurację przypisaną do konkretnego procesu, a nie o wspólne ustawienia systemowe poczty przychodzącej.

To rozróżnienie jest ważne, ponieważ samo odebranie wiadomości nie wystarcza jeszcze do poprawnej obsługi scenariusza. Na poziomie procesu trzeba dodatkowo określić:

• z jakiej skrzynki proces odbiera maile,
• jak mają być traktowane załączniki,
• czy treść maila ma wejść do sprawy jako komentarz, dokument albo plik eml,
• komu ma zostać przypisana nowo utworzona sprawa.

Gdzie znajdują się te ustawienia

Ustawienia są dostępne w konfiguracji procesu, w zakładce Tworzenie spraw, w sekcji Tworzenie spraw na podstawie maila.

Część tych opcji może działać jako ustawienia wspólne dla wielu procesów. W takim wariancie są utrzymywane centralnie w ustawieniach systemowych. Przycisk Ustaw dla tego procesu służy do przejścia na wariant lokalny, gdy ten proces ma działać inaczej niż pozostałe. To ważna decyzja administracyjna, ponieważ określa, czy późniejsza zmiana obejmie tylko ten jeden proces, czy również inne procesy korzystające z ustawień wspólnych.

W konfiguracji procesu trzeba podjąć dwa typy decyzji:

• dane skrzynki przypisanej do procesu,
• zasady przetwarzania maila i załączników na nową sprawę.

Powiązana skrzynka mailowa procesu

Sekcja Powiązana skrzynka mailowa określa, z której skrzynki proces ma odbierać wiadomości. Administrator ustawia tu:

• serwer pocztowy,
• login skrzynki,
• hasło,
• folder albo skrzynkę udostępnioną dla EWS.

Serwer może być tu prezentowany jako wartość skonfigurowana w ustawieniach systemowych, ale sam proces może mieć własne dane skrzynki. W tej samej sekcji dostępne są również operacje pomocnicze:

• Wyczyść dane skrzynki
• Skonfiguruj skrzynkę pocztową
• Pobierz maile
• Wczytaj plik EML

Te operacje służą do bieżącej obsługi konfiguracji:

• Wyczyść dane skrzynki usuwa z procesu zapisany login i hasło skrzynki,
• Skonfiguruj skrzynkę pocztową otwiera okno konfiguracji danych skrzynki przypisanej do procesu,
• Pobierz maile ręcznie uruchamia pobranie wiadomości dla tego procesu z użyciem skonfigurowanego protokołu,
• Wczytaj plik EML wczytuje wiadomość z pliku i uruchamia jej przetwarzanie tak, jak przy odbiorze maila dla tego procesu.

Ta część konfiguracji nie decyduje jeszcze o tym, jak AMODIT ma utworzyć sprawę. Określa najpierw źródło wiadomości i podstawowe operacje administracyjne związane z obsługą skrzynki.

Sposób tworzenia spraw z maila i załączników

Najważniejsza część konfiguracji procesu dotyczy tego, w jaki sposób jedna wiadomość ma zostać zamieniona na nowe sprawy i dokumenty. Dostępnych jest pięć wariantów:

• jedna sprawa dla maila z wszystkimi załącznikami na liście dokumentów,
• jedna sprawa dla maila, ale pierwszy załącznik trafia do wskazanego pola na formularzu, a pozostałe na listę dokumentów,
• osobna sprawa dla każdego załącznika,
• podział dokumentów według kodu kreskowego,
• podział dokumentów według pustej strony separującej.

Przy tych wariantach proces może dodatkowo wskazywać:

• wzorzec nazw lub rozszerzeń plików, które mają być uwzględniane,
• czy dokument ma trafić na listę dokumentów, czy do konkretnego pola,
• wyrażenie regularne kodu kreskowego,
• czy przy dopasowaniu kodu kreskowego plik ma zostać dołączony do istniejącej sprawy.

To właśnie tutaj zapada decyzja, czy jeden mail ma utworzyć jedną sprawę, wiele spraw, czy przejść przez dodatkowe reguły podziału dokumentów. Ten wybór ma bezpośredni wpływ na późniejszą pracę operatorów, ponieważ określa, czy cała wiadomość pozostanie jednym przypadkiem, czy zostanie rozbita na kilka odrębnych spraw.

Jak traktować treść maila

Proces decyduje nie tylko o załącznikach, ale też o samej treści wiadomości. Administrator wybiera, czy treść:

• nie ma być dołączana do sprawy,
• ma trafić jako dokument html,
• ma trafić jako komentarz,
• ma trafić jako plik eml.

To ustawienie wpływa na to, jak operatorzy później widzą źródło sprawy i jak wygodnie można wracać do oryginalnej korespondencji. W praktyce jest to decyzja o tym, czy treść maila ma być tylko dodatkiem do sprawy, czy także osobnym, trwałym śladem korespondencji.

Ustawienia pomocnicze

W tej części konfiguracji znajdują się także ustawienia pomocnicze. Obejmują one cztery grupy decyzji:

• pole docelowe dla dokumentu,
• filtr rozszerzeń plików,
• sposób przypisania nowo utworzonej sprawy,
• obsługa skompresowanych załączników.

Przypisanie sprawy może działać na dwa sposoby:

• najpierw do nadawcy, a jeśli nadawca nie ma aktywnego konta, do wskazanego użytkownika lub grupy,
• zawsze do wskazanego użytkownika lub grupy.

W obu przypadkach trzeba pamiętać, że gdy system nie będzie mógł wykonać przypisania, sprawa trafi do SYSTEM USER.

Archiwa .zip i .7z mogą z kolei zostać:

• pozostawione jako archiwum,
• wypakowane przed dalszym przetwarzaniem.

To właśnie te ustawienia doprecyzowują, kto przejmie nową sprawę i które pliki AMODIT ma faktycznie uwzględnić podczas tworzenia dokumentów.

W konfiguracji procesu występuje też osobna sekcja Tworzenie spraw na podstawie plików. To pokrewny scenariusz, ale nie należy do zakresu tego artykułu. Tutaj skupiamy się wyłącznie na tworzeniu spraw na podstawie wiadomości mailowych.

Gdzie kończy się zakres tych ustawień

Ten artykuł dotyczy tylko ustawień procesu dla tworzenia spraw z maila. Nie opisuje:

• wspólnych ustawień systemowych poczty przychodzącej,
• dopinania odpowiedzi mailowych do spraw już istniejących,
• osobnego scenariusza importu plików i skanów,
• szczegółowego użycia przycisków administracyjnych takich jak Pobierz maile czy Wczytaj plik EML.

Szczegółowe znaczenie ustawień systemowych jest opisane w osobnym materiale o ustawieniach systemowych obsługi spraw z maila (w przygotowaniu).

Powiązane artykuły

• Obsługa poczty w AMODIT
• Poczta przychodząca w AMODIT
• Konfiguracja poczty przychodzącej w AMODIT
• Zakładanie spraw na podstawie maila