Akcje masowe w raporcie tabelarycznym

Wprowadzenie

Raport tabelaryczny w AMODIT pozwala nie tylko przeglądać sprawy, ale też działać na wielu z nich jednocześnie. Funkcja akcji masowych umożliwia zaznaczenie dowolnego zbioru rekordów i wykonanie na nim operacji zbiorowej — czy to uruchomienie reguły ręcznej, czy złożenie podpisu kwalifikowanego na dokumentach — bez wchodzenia w każdą sprawę osobno.

Dlaczego to jest ważne?

Praca z systemem workflow często sprowadza się do wykonywania tej samej operacji na wielu sprawach naraz — zatwierdzanie wniosków urlopowych, przekazywanie faktur do księgowości, podpisywanie umów. Bez akcji masowych każda z tych operacji wymaga wejścia w sprawę, kliknięcia akcji i powrotu — dziesiątki razy dziennie.

• Eliminacja powtarzalnej pracy ręcznej — zamiast otwierać każdą sprawę z osobna, przetwarzasz cały zbiór w jednej operacji.
• Pełna kontrola nad wynikiem — po zakończeniu widzisz dokładnie, które sprawy zostały przetworzone pomyślnie, a które nie i dlaczego. Błąd na jednej sprawie nie wstrzymuje pozostałych.
• Dwa odrębne mechanizmy — zarówno operacje procesowe (reguły manualne), jak i podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym są dostępne bezpośrednio z poziomu raportu tabelarycznego.

Dwa mechanizmy w praktyce

1. Masowe uruchamianie reguły ręcznej

Gdy na liście masz wiele spraw wymagających tej samej czynności — zatwierdzenia, odrzucenia, przekazania dalej — zaznaczasz je checkboxami i uruchamiasz wybraną regułę manualną na całym zbiorze jednym kliknięciem.

Po zaznaczeniu co najmniej jednego wiersza pod tabelą pojawia się przycisk z dostępnymi regułami. Po wskazaniu właściwej, system przetwarza sprawy stopniowo, a wiersze zmieniają kolor w czasie rzeczywistym:

• 🔵 aktualnie przetwarzana
• ✅ wykonana pomyślnie
• ❌ błąd (np. niespełniony warunek reguły, brak uprawnień)

Po zakończeniu pojawia się okno podsumowania z liczbą sukcesów, listą błędów i ich opisem. Masz tam też możliwość odświeżenia raportu, aby zobaczyć aktualny stan spraw po wprowadzonych zmianach.

Opcja „zaznacz wszystko” obejmuje rekordy widoczne na bieżącej stronie raportu. Aby działać na szerszym zbiorze, warto wcześniej odpowiednio przefiltrować raport lub zwiększyć liczbę wyświetlanych wierszy.

2. Masowe podpisywanie dokumentów pdf podpisem kwalifikowanym

Gdy sprawy zawierają dokumenty wymagające podpisu kwalifikowanego, kolumny raportu mogą wyświetlać te dokumenty bezpośrednio w tabeli. Mechanizm masowego podpisywania pozwala złożyć podpis elektroniczny na dokumentach z wielu spraw jednocześnie — bez otwierania każdej sprawy osobno.

Co ważne, samo podpisanie to nie koniec operacji. W opcjach raportu można skonfigurować, która reguła manualna ma zostać automatycznie uruchomiona po każdym podpisaniu. Reguła taka może zawierać dowolną logikę biznesową — zmianę etapu sprawy, wysłanie powiadomienia, aktualizację pól — w zależności od potrzeb danego procesu. Dzięki temu podpisanie dokumentu i wynikające z niego działanie procesowe stają się jedną, spójną operacją wykonywaną masowo z poziomu raportu.

Dla kogo?

Akcje masowe są szczególnie przydatne dla:

• Menedżerów i kierowników regularnie zatwierdzających lub przekazujących wnioski w swoim obszarze
• Pracowników obsługujących kolejki zadań, którzy przetwarzają wiele podobnych spraw w jednej sesji
• Osób uprawnionych do złożenia podpisu kwalifikowanego — dyrektorów, głównych księgowych — w procesach wymagających podpisu elektronicznego na dokumentach

Dostępność konkretnych akcji zależy od uprawnień użytkownika oraz reguł zdefiniowanych w danej procedurze.

Podsumowanie i następne kroki

Akcje masowe w raporcie tabelarycznym eliminują konieczność ręcznego otwierania każdej sprawy z osobna. Łącząc filtrowanie i sortowanie raportu z możliwością zbiorczego działania, można precyzyjnie zawęzić zbiór spraw do przetworzenia i sprawnie wykonać całą operację w jednym miejscu.

(Więcej na ten temat dowiesz się z artykułu: How-To: Jak wykonać akcję masową na sprawach w raporcie tabelarycznym?)

(Więcej na ten temat dowiesz się z artykułu: How-To: Jak masowo podpisać dokumenty podpisem kwalifikowanym z poziomu raportu?)