Sortowanie danych w raporcie tabelarycznym
Wprowadzenie
Sortowanie danych ustawia domyślną kolejność wierszy w raporcie tabelarycznym. Twórca raportu decyduje, które sprawy mają pojawić się na górze tabeli po otwarciu raportu i według jakich pól AMODIT ma porządkować wynik.
To ustawienie jest ważne w raportach operacyjnych. Kolejka pracy może zaczynać się od spraw najpilniejszych, rejestr umów od najnowszych dokumentów, a raport urlopów od najbliższych planowanych nieobecności. Dzięki temu użytkownik po wejściu do raportu od razu widzi dane w kolejności pasującej do zadania.
Gdzie ustawia się sortowanie danych
Sortowanie konfiguruje się w edycji raportu tabelarycznego, w pasku nad podglądem tabeli. Przy podglądzie danych znajduje się przycisk Sortuj dane.
Po wybraniu tej opcji AMODIT otwiera okno konfiguracji sortowania. Twórca raportu dodaje pola, według których tabela ma być porządkowana, ustawia kierunek sortowania i zapisuje konfigurację raportu.
Instrukcję wykonania tej konfiguracji znajdziesz w artykule Jak ustawić domyślne sortowanie danych w raporcie tabelarycznym?.
Co oznacza sortowanie domyślne
Sortowanie ustawione przez Sortuj dane działa jako domyślny porządek gotowego raportu. Użytkownik widzi taki układ danych po otwarciu raportu, odświeżeniu wyniku albo powrocie do raportu bez własnego sortowania.
Użytkownik może podczas pracy kliknąć nagłówek kolumny i zmienić kolejność danych w tabeli. Taka zmiana pomaga mu przeanalizować bieżący wynik, ale nie zmienia definicji raportu przygotowanej przez twórcę.
Przykład: twórca raportu ustawia sortowanie po polu Planowany urlop od rosnąco. Użytkownik po otwarciu raportu widzi najbliższe urlopy na górze. Jeżeli w czasie pracy kliknie kolumnę Liczba dni urlopu, może chwilowo uporządkować tabelę według długości urlopu.
Pola sortowania
Do sortowania wybiera się pola dostępne w źródle danych raportu. Najczęściej są to pola widoczne w kolumnach, bo użytkownik łatwo rozumie wtedy, dlaczego dane są ułożone w określony sposób.
Sortowanie może też korzystać z pola, które nie jest pokazywane jako kolumna, jeżeli takie pole jest dostępne dla raportu. Ten wariant przydaje się wtedy, gdy kolejność ma wynikać z informacji technicznie obecnej w danych, ale zbędnej w głównej tabeli. W takim przypadku warto upewnić się, że układ pozostaje zrozumiały dla użytkownika.
Dobrymi polami sortowania są zwykle:
- data utworzenia, termin albo data dokumentu,
- aktualny etap sprawy,
- priorytet,
- osoba odpowiedzialna,
- kontrahent, dział albo kategoria,
- kwota, liczba dni albo inna wartość liczbowa.
Kierunek sortowania
Każde kryterium sortowania ma kierunek rosnący albo malejący.
Sortowanie rosnące układa wartości od najmniejszej do największej. Dla dat oznacza to zwykle przejście od starszych albo wcześniejszych terminów do późniejszych. Dla tekstu oznacza porządek alfabetyczny. Dla liczb oznacza kolejność od niższych wartości do wyższych.
Sortowanie malejące odwraca tę kolejność. Przydaje się na przykład wtedy, gdy raport ma pokazywać najnowsze sprawy, najwyższe kwoty albo największe wartości na początku tabeli.
W raporcie operacyjnym kierunek sortowania powinien odpowiadać temu, co użytkownik ma zauważyć jako pierwsze. Raport terminów płatności zwykle zaczyna się od najbliższych terminów. Raport ostatnio utworzonych spraw może zaczynać się od najnowszych pozycji.
Kilka kryteriów sortowania
Raport może mieć więcej niż jedno kryterium sortowania. Kolejność kryteriów decyduje o tym, które pole ma pierwszeństwo.
Pierwsze kryterium ustawia główny porządek. Drugie porządkuje rekordy, które mają taką samą wartość w pierwszym polu. Kolejne kryteria doprecyzowują układ przy dalszych remisach.
Przykład: raport faktur może być sortowany najpierw po Termin płatności rosnąco, a potem po Kwota brutto malejąco. Użytkownik widzi najpierw faktury z najbliższym terminem, a w obrębie tego samego terminu wyżej pojawiają się większe kwoty.
Kryteria warto układać od decyzji najważniejszej dla użytkownika do pomocniczej. Zbyt długa lista kryteriów utrudnia przewidzenie, dlaczego konkretny wiersz znajduje się w danym miejscu tabeli.
Oznaczenia sortowania w gotowym raporcie
W gotowym raporcie tabelarycznym AMODIT pokazuje sortowanie w nagłówkach kolumn. Przy kolumnie użytej do sortowania widoczna jest ikona kierunku sortowania.
Jeżeli raport korzysta z kilku kryteriów sortowania, przy posortowanych kolumnach pojawiają się też numery, na przykład 1 i 2. Numer wskazuje kolejność kryterium:
- 1 oznacza pierwsze, główne kryterium sortowania,
- 2 oznacza drugie kryterium, używane przy takich samych wartościach pierwszego pola,
- kolejne numery pokazują dalsze kryteria.
Przykład: jeżeli raport jest sortowany najpierw po Planowany urlop od, a potem po Dostępna liczba dni urlopu, użytkownik zobaczy numer 1 przy kolumnie z datą urlopu i numer 2 przy kolumnie z liczbą dni. Dzięki temu może odczytać, dlaczego wiersze są ułożone w danej kolejności.
Sortowanie a filtry i foldery
Filtry decydują o tym, które rekordy wchodzą do wyniku raportu. Sortowanie decyduje o kolejności rekordów, które już znalazły się w wyniku.
Jeżeli użytkownik zawęzi raport filtrem, AMODIT pokazuje mniejszy zestaw danych i układa go według aktualnego sortowania. Dzięki temu ten sam raport może działać dla różnych zakresów pracy, a kolejność danych pozostaje przewidywalna.
Grupowanie po folderach działa jako osobny mechanizm. Foldery tworzą lewy panel drzewka i pozwalają użytkownikowi zawężać raport przez wybór gałęzi. Sortowanie poziomów w drzewku porządkuje foldery, a Sortuj dane porządkuje wiersze tabeli.
Jak dobrać sortowanie do raportu
Dobre sortowanie zaczyna się od pytania, co użytkownik ma zobaczyć jako pierwsze po otwarciu raportu.
Przykładowe decyzje:
- kolejka akceptacji: najpierw sprawy z najbliższym terminem albo najwyższym priorytetem,
- rejestr umów: najpierw najnowsze umowy albo umowy z najbliższą datą końca,
- raport urlopów: najpierw najbliższe planowane urlopy,
- raport kontroli faktur: najpierw dokumenty po terminie albo dokumenty z największą kwotą,
- lista spraw zespołu: najpierw etap, potem osoba odpowiedzialna.
Warto wybrać takie pola, które użytkownik rozumie bez dodatkowego wyjaśniania. Jeżeli kolejność danych wynika z pola niewidocznego w tabeli, dobrym rozwiązaniem może być dodanie tej informacji jako kolumny albo opisanie logiki raportu w jego opisie.
Sprawdzenie po zapisaniu raportu
Po zapisaniu zmian otwórz raport jako gotowy raport i sprawdź:
- czy pierwsze wiersze odpowiadają najważniejszemu zadaniu użytkownika,
- czy kierunek sortowania pasuje do typu danych,
- czy kolejne kryteria pomagają przy takich samych wartościach,
- czy nagłówki kolumn pokazują właściwe ikony kierunku i numery kolejności sortowania,
- czy użytkownik widzi pola, które tłumaczą kolejność danych,
- czy filtry użytkownika zachowują czytelny porządek po zawężeniu wyniku,
- czy sortowanie folderów, jeżeli jest używane, nie jest mylone z sortowaniem wierszy tabeli.
Jeżeli raport pełni rolę kolejki pracy, sprawdzenie wykonaj na danych podobnych do codziennego użycia. Pusty albo zbyt mały wynik może ukryć problemy z kolejnością.