Kody kreskowe – generowanie i odczytywanie

Streszczenie

AMODIT wspiera obsługę kodów kreskowych zarówno w zakresie odczytywania kodów umieszczanych na dokumentach, jak i generowania kodów i ich wydruk na drukarce kodów kreskowych lub naniesienie ich bezpośrednio na dokument. W artykule opisano dwa typowe scenariusze pracy z kodami kreskowymi i możliwości ich praktycznego zastosowania.

• Wykorzystanie gotowych kodów kreskowych
• Generowanie kodów kreskowych

Wykorzystanie gotowych kodów kreskowych.

To najczęściej stosowany scenariusz użycia kodów kreskowych.

Zastosowanie

Stosowany wtedy, gdy głównym celem jest automatyzacja separacji dokumentów podczas skanowania oraz potrzeba szybkiego wyszukiwania spraw po kodzie kreskowym np za pomocą ręcznego skanera kodów kreskowych (takiego jak w sklepach).

Zalety

• Znaczne przyspieszenie rejestrowania nowych dokumentów, w szczególności faktur.
• Niski koszt zastosowania.
• Nie wymaga posiadania drukarki kodów kreskowych.

Opis

Podstawowym założeniem w tym scenariuszu jest, że klient posiada etykiety z kodami kreskowymi. Rolki lub arkusze kodów kreskowych można nabyć lub drukować we własnym zakresie. W szczególności można wykorzystać arkusze etykiet samoprzylepnych, na których można drukować zwykła drukarką laserową lub atramentową.

Istotne jest aby kody, które będziemy stosować były unikalne, tzn aby nigdy nie powtórzył się ten sam kod na różnych dokumentach.

Jeżeli kod będzie zawierał w sobie pewne szczególne informacje np symbol spółki, to będzie możliwe odczytywanie tej informacji z kodu i odpowiednie sterowanie procesem.

W tym scenariuszu zakładamy, że na każdy nowy dokument, który przyjdzie do firmy naklejana jest etykieta z kodem kreskowym. Kod nakleja się zawsze na pierwszej stronie dokumentu. Tak przygotowany dokument jest skanowany. Można skanować w jednym przebiegu wiele tak przygotowanych dokumentów. AMODIT będzie dzielił taki plik na pojedyncze dokumenty wg odczytanego kodu kreskowego i dla każdego dokumentu będzie zakładał nową sprawę.Odczytany kod może być umieszczony np w polu tekstowym na formularzu.

Generowanie kodów kreskowych

Zastosowanie

Stosowany wtedy, gdy głównym celem jest umieszczenie w kodzie kreskowym specyficznej informacji.

Zalety

• Kod zawiera określoną informację pozwalającą użytkownikowi na segregowanie papierowych dokumentów.
• Pozwala na generowanie i umieszczanie kodów kreskowych na dokumentach otrzymanych drogą elektroniczną w postaci plików pdf.

Wady

• Dla dokumentów papierowych podlegających skanowaniu
  • wymaga posiadania drukarki kodów kreskowych np typu Zebra GK420d
  • Wymaga ręcznego zarejestrowania dokumentu w AMODIT, w celu wygenerowania kodu z odpowiednią informacją np datą, symbolem działu, kolejnym numerem itp.
  • Spowalnia etap rejestrowana nowego dokumentu

Opis

AMODIT dostarcza funkcjonalności pozwalającej na wygenerowanie kodu kreskowego na podstawie informacji zawartych w dowolnych polach formularza. Do tego celu należy skorzystać z pola typu Kod kreskowy. Tak wygenerowany kod może być:

• wydrukowany na drukarce kodów kreskowych i naklejony na dokument
• elektronicznie naniesiony na załączony do sprawy skan dokumentu.

Scenariusz  z drukowaniem kodów kreskowych jest stosowany gdy oczekiwaniem klienta jest, aby kod kreskowy zawierał konkretne informacje ze sprawy. W takim przypadku:

1. Ręcznie tworzona jest nowa sprawa (bez załączania skanu).
2. Wypełniane są pola formularza.
3. Na podstawie ich zawartości generowany jest kod kreskowy.
4. Kod kreskowy jest drukowany na drukarce kodów kreskowych. (Wymagana jest podłączona drukarka kodów kreskowych ( np Zebra GK420d) oraz zainstalowane darmowe oprogramowanie AMODITClientTool pozwalające na obsługę drukarki z poziomu przeglądarki.)
5. Etykieta z kodem naklejana jest na dokument papierowy.
6. Dokument z naklejonym kodem jest skanowany. Można skanować w jednym przebiegu wiele dokumentów. AMODIT podzieli je na pojedyncze dokumenty i każdy skan załączy do właściwej sprawy.

W przypadku dokumentów elektronicznych otrzymywanych np mailem możliwe jest naniesienie kodu kreskowego bezpośrednio na obraz dokumentu. Sposób realizacji opisano w artykule dotyczącym funkcji AddBarcode.

Podsumowanie

W artykule opisano, w jaki sposób AMODIT wspiera korzystanie z kodów kreskowych poprzez odczytywanie kodów umieszczonych na dokumentach oraz generowanie kodów do drukowania na drukarkach kodów kreskowych lub bezpośrednio na dokumentach. Opisano dwa typowe scenariusze pracy z kodami kreskowymi i możliwości ich praktycznego zastosowania. Pierwszy scenariusz polega na wykorzystaniu gotowych kodów kreskowych, które służą do automatyzacji procesu separacji dokumentów oraz ułatwienia wyszukiwania za pomocą ręcznego skanera kodów kreskowych. Drugi scenariusz obejmuje generowanie kodów kreskowych z określoną informacją, co pozwala na segregowanie papierowych dokumentów oraz generowanie kodów kreskowych na dokumentach elektronicznych. Artykuł omawia zalety i wady każdego ze scenariuszy i zawiera instrukcje, jak z nich korzystać. Funkcjonalność kodów kreskowych w AMODIT pozwala użytkownikom generować kody kreskowe z informacji z dowolnego pola formularza i drukować je na drukarce kodów kreskowych.