Importowanie danych do rejestru
Wprowadzenie
Rejestry w AMODIT to potężne narzędzie do przechowywania i zarządzania dużymi zbiorami danych, takimi jak listy kontrahentów, produktów czy pracowników. Jednym ze sposobów na zasilenie rejestru danymi jest ich ręczny import z pliku, na przykład z arkusza kalkulacyjnego Excel. Jest to idealne rozwiązanie do jednorazowego załadowania danych lub do sporadycznych, ręcznych aktualizacji.
W tym artykule krok po kroku wyjaśnimy, jak przygotować dane, zaimportować je do rejestru, a także jak je później aktualizować i dbać o ich unikalność.
Warto zaznaczyć, że opisana tu metoda importu z pliku jest jedną z dwóch dostępnych opcji. AMODIT oferuje również odrębną, zaawansowaną funkcjonalność synchronizacji danych w rejestrze bezpośrednio ze źródła danych (np. z bazy SQL), która pozwala na automatyczne i cykliczne odświeżanie informacji. Proces synchronizacji został opisany w osobnym artykule.
Importowanie danych do rejstru
Ten przewodnik krok po kroku wyjaśnia, jak zaimportować dane z zewnętrznego pliku (np. arkusza kalkulacyjnego) do rejestru w systemie AMODIT.
Krok 1: Przygotowanie procesu
Zanim rozpoczniesz import, upewnij się, że masz odpowiednio skonfigurowany proces (rejestr), który będzie przechowywał Twoje dane.
- Przejdź do sekcji Definicje procesów w AMODIT.
- Stwórz lub wybierz istniejący proces (np. „Kontrahenci”).
- Zdefiniuj w nim wszystkie pola, które chcesz importować, takie jak Nazwa, Miasto, Ulica czy NIP.
Krok 2: Ustawienie procesu jako rejestru
Aby umożliwić import i zarządzanie danymi jako zbiorem, musisz zmienić typ procesu na rejestr i zdefiniować unikalny identyfikator.
- W ustawieniach procesu zmień jego typ na Rejestr.
- Wybierz pole, które będzie pełniło funkcję unikalnego klucza identyfikacyjnego. W przypadku danych o kontrahentach idealnym kandydatem jest pole NIP, ponieważ jest unikalne dla każdej firmy, oczywiście możesz użyć swojego klucza.
Krok 3: Przygotowanie pliku z danymi
Dane do importu należy przygotować w arkuszu kalkulacyjnym (np. Microsoft Excel).
- Otwórz nowy arkusz kalkulacyjny.
- W pierwszym wierszu wpisz nagłówki kolumn. Ważne: Nazwy nagłówków muszą być dokładnie takie same jak nazwy pól zdefiniowane w formularzu AMODIT.
- W kolejnych wierszach wprowadź dane, które chcesz zaimportować.
Krok 4: Importowanie danych do AMODIT
Gdy Twój plik jest gotowy, możesz przystąpić do importu.
- Wróć do widoku rejestru w AMODIT.
- Kliknij przycisk Importuj.
- Przejdź do swojego arkusza kalkulacyjnego i zaznacz wszystkie dane, które chcesz zaimportować (włącznie z wierszem nagłówków).
- Skopiuj zaznaczone dane do schowka za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+C.
- Wróć do okna importu w AMODIT i wklej skopiowane dane za pomocą skrótu Ctrl+V.
Krok 5: Weryfikacja danych oraz import
Przed ostatecznym zaimportowaniem danych system pozwala na ich weryfikację.
- Po wklejeniu danych kliknij przycisk Sprawdź. System zweryfikuje, czy w importowanym zbiorze nie ma duplikatów w oparciu o zdefiniowany wcześniej unikalny klucz (np. NIP).
- Jeśli weryfikacja przebiegnie pomyślnie, kliknij przycisk Importuj, aby ostatecznie zaimportować dane do rejestru.
Krok 6: Sprawdzenie zaimportowanych danych
Po zakończeniu importu warto sprawdzić, czy wszystkie dane zostały poprawnie dodane. Dane w rejestrze przechowywane są w sprawach, tak jak każde inne dane z procesu. Rejestr rózni się tym od procesu, że sprawy z rejestru nie są widoczne na listach spraw, np bo po co komu na liście spraw np kilk tysięcy rekordów z danymi kontrahentów. Rejestr to przecież taki słownik. Dlatego aby zobaczyć co jest przechowywane w rejestrze potrzebujemy do tego raportu, który zwizualizuje nam zawartość rejestru.
- Przejdź do raportu np tabelarycznego opartego o twój rejestr
- Na liście powinieneś zobaczyć wszystkie zaimportowane rekordy.
- Możesz kliknąć na dowolny wpis, aby zobaczyć jego szczegóły i upewnić się, że wszystkie pola zostały poprawnie wypełnione.
Aktualizowanie danych w rejstrze
Jeżeli Twoje dane ulegną zmianie możesz ponownie zasilić rejestr. AMODIT sprawdzi, które rekordy uległy zmianie i je zmodyfikuje, a nowe doda.
Krok 1: Przygotowanie pliku z danymi do aktualizacji
Proces aktualizacji rozpoczyna się od przygotowania pliku z danymi. Możesz użyć tego samego pliku, który posłużył do pierwotnego importu.
- Otwórz arkusz kalkulacyjny (np. Microsoft Excel) zawierający dane, które chcesz zaktualizować.
- Aby zaktualizować istniejący rekord: Znajdź wiersz, który chcesz zmodyfikować i wprowadź nowe wartości w odpowiednich komórkach. Na przykład, zmień wartość w kolumnie Ulica dla jednego z kontrahentów.
- Aby dodać nowy rekord: Na końcu listy dodaj nowy wiersz z kompletnymi danymi nowego kontrahenta.
Krok 2: Importowanie zaktualizowanych danych
Gdy Twój plik jest gotowy, możesz przystąpić do importu.
- Wróć do widoku rejestru w AMODIT.
- Kliknij przycisk Importuj.
- Przejdź do swojego arkusza kalkulacyjnego i zaznacz wszystkie dane, które chcesz zaimportować (włącznie z wierszem nagłówków oraz nowymi i zaktualizowanymi wierszami).
- Skopiuj zaznaczone dane do schowka za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+C.
- Wróć do okna importu w AMODIT i wklej skopiowane dane za pomocą skrótu Ctrl+V.
Krok 3: Weryfikacja i zakończenie importu
System AMODIT automatycznie rozpozna, które rekordy należy zaktualizować, a które dodać jako nowe.
- Po wklejeniu danych kliknij przycisk Sprawdź. System, na podstawie unikalnego klucza (np. NIP), zidentyfikuje istniejące rekordy do aktualizacji oraz nowe rekordy do dodania.
- Jeśli weryfikacja przebiegnie pomyślnie, kliknij przycisk Importuj.
Krok 4: Sprawdzenie zaktualizowanych danych
Po zakończeniu importu, sprawdź, czy wszystkie zmiany zostały poprawnie wprowadzone.
- Odśwież widok raportu zawiertającego dane z twojego rejestu.
- Sprawdź, czy zaktualizowane rekordy mają nowe wartości (np. nową nazwę ulicy).
- Upewnij się, że nowe rekordy zostały dodane do listy.
Rejestr może zawierać tylko dane unikalne
Ten przewodnik wyjaśnia, jak system AMODIT radzi sobie z próbą importu danych zawierających zduplikowane wartości w kolumnie zdefiniowanej jako unikalny klucz.
Rola unikalnego klucza
Unikalny klucz (np. NIP, numer seryjny, ID klienta) to fundament każdego rejestru. Jego zadaniem jest zapewnienie, że każdy wpis w rejestrze jest unikalny i można go jednoznacznie zidentyfikować. System AMODIT aktywnie pilnuje tej zasady podczas operacji importu.
Co się stanie, gdy w pliku znajdą się duplikaty?
Jeśli w Twoim pliku do importu znajdą się co najmniej dwa wiersze z taką samą wartością w kolumnie unikalnego klucza, import zostanie zablokowany.
-
Przygotowanie pliku z duplikatem: Celowo lub przez pomyłkę w arkuszu kalkulacyjnym umieszczasz dwa różne wiersze z tą samą wartością w kolumnie klucza (np. ten sam numer NIP dla dwóch różnych firm).
-
Próba importu: Kopiujesz i wklejasz dane do okna importu w AMODIT, a następnie klikasz przycisk Sprawdź.
-
Wykrycie błędu: System przeanalizuje dane i wykryje, że wartości w kolumnie klucza nie są unikalne. Wyświetli komunikat o błędzie, informując o istnieniu duplikatów i uniemożliwi kontynuowanie importu.
Jak rozwiązać problem duplikatów?
Aby pomyślnie zaimportować dane, musisz usunąć zduplikowane wpisy z pliku źródłowego.
-
Zidentyfikuj i usuń duplikat: Wróć do swojego arkusza kalkulacyjnego, zlokalizuj wiersze z powtarzającym się kluczem i usuń jeden z nich lub popraw dane tak, aby każdy klucz był unikalny.
-
Ponów próbę importu: Po poprawieniu danych ponownie skopiuj cały zbiór, wklej go do AMODIT i kliknij Sprawdź.
-
Pomyślny import: Tym razem weryfikacja powinna przebiec pomyślnie. Możesz teraz kliknąć Importuj, aby zakończyć proces. Dane zostaną poprawnie dodane do rejestru.