Importowanie danych do rejestru

Wprowadzenie

Rejestry w AMODIT to potężne narzędzie do przechowywania i zarządzania dużymi zbiorami danych, takimi jak listy kontrahentów, produktów czy pracowników. Jednym ze sposobów na zasilenie rejestru danymi jest ich ręczny import z pliku, na przykład z arkusza kalkulacyjnego Excel. Jest to idealne rozwiązanie do jednorazowego załadowania danych lub do sporadycznych, ręcznych aktualizacji.

W tym artykule krok po kroku wyjaśnimy, jak przygotować dane, zaimportować je do rejestru, a także jak je później aktualizować i dbać o ich unikalność.

Warto zaznaczyć, że opisana tu metoda importu z pliku jest jedną z dwóch dostępnych opcji. AMODIT oferuje również odrębną, zaawansowaną funkcjonalność synchronizacji danych w rejestrze bezpośrednio ze źródła danych (np. z bazy SQL), która pozwala na automatyczne i cykliczne odświeżanie informacji. Proces synchronizacji został opisany w osobnym artykule.

Importowanie danych do rejstru

Ten przewodnik krok po kroku wyjaśnia, jak zaimportować dane z zewnętrznego pliku (np. arkusza kalkulacyjnego) do rejestru w systemie AMODIT.

Krok 1: Przygotowanie procesu

Zanim rozpoczniesz import, upewnij się, że masz odpowiednio skonfigurowany proces (rejestr), który będzie przechowywał Twoje dane.

1. Przejdź do sekcji Definicje procesów w AMODIT.
2. Stwórz lub wybierz istniejący proces (np. „Kontrahenci”).
3. Zdefiniuj w nim wszystkie pola, które chcesz importować, takie jak Nazwa, Miasto, Ulica czy NIP.

Krok 2: Ustawienie procesu jako rejestru

Aby umożliwić import i zarządzanie danymi jako zbiorem, musisz zmienić typ procesu na rejestr i zdefiniować unikalny identyfikator.

1. W ustawieniach procesu zmień jego typ na Rejestr.
2. Wybierz pole, które będzie pełniło funkcję unikalnego klucza identyfikacyjnego. W przypadku danych o kontrahentach idealnym kandydatem jest pole NIP, ponieważ jest unikalne dla każdej firmy, oczywiście możesz użyć swojego klucza.

Krok 3: Przygotowanie pliku z danymi

Dane do importu należy przygotować w arkuszu kalkulacyjnym (np. Microsoft Excel).

1. Otwórz nowy arkusz kalkulacyjny.
2. W pierwszym wierszu wpisz nagłówki kolumn. Ważne: Nazwy nagłówków muszą być dokładnie takie same jak nazwy pól zdefiniowane w formularzu AMODIT.
3. W kolejnych wierszach wprowadź dane, które chcesz zaimportować.

Krok 4: Importowanie danych do AMODIT

Gdy Twój plik jest gotowy, możesz przystąpić do importu.

1. Wróć do widoku rejestru w AMODIT.
2. Kliknij przycisk Importuj.
3. Przejdź do swojego arkusza kalkulacyjnego i zaznacz wszystkie dane, które chcesz zaimportować (włącznie z wierszem nagłówków).
4. Skopiuj zaznaczone dane do schowka za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+C.
5. Wróć do okna importu w AMODIT i wklej skopiowane dane za pomocą skrótu Ctrl+V.

Krok 5: Weryfikacja danych oraz import

Przed ostatecznym zaimportowaniem danych system pozwala na ich weryfikację.

1. Po wklejeniu danych kliknij przycisk Sprawdź. System zweryfikuje, czy w importowanym zbiorze nie ma duplikatów w oparciu o zdefiniowany wcześniej unikalny klucz (np. NIP).
2. Jeśli weryfikacja przebiegnie pomyślnie, kliknij przycisk Importuj, aby ostatecznie zaimportować dane do rejestru.

Krok 6: Sprawdzenie zaimportowanych danych

Po zakończeniu importu warto sprawdzić, czy wszystkie dane zostały poprawnie dodane. Dane w rejestrze przechowywane są w sprawach, tak jak każde inne dane z procesu. Rejestr rózni się tym od procesu, że sprawy z rejestru nie są widoczne na listach spraw, np bo po co komu na liście spraw np kilk tysięcy rekordów z danymi kontrahentów. Rejestr to przecież taki słownik. Dlatego aby zobaczyć co jest przechowywane w rejestrze potrzebujemy do tego raportu, który zwizualizuje nam zawartość rejestru.

1. Przejdź do raportu np tabelarycznego opartego o twój rejestr
2. Na liście powinieneś zobaczyć wszystkie zaimportowane rekordy.
3. Możesz kliknąć na dowolny wpis, aby zobaczyć jego szczegóły i upewnić się, że wszystkie pola zostały poprawnie wypełnione.

Aktualizowanie danych w rejstrze

Jeżeli Twoje dane ulegną zmianie możesz ponownie zasilić rejestr. AMODIT sprawdzi, które rekordy uległy zmianie i je zmodyfikuje, a nowe doda.

Krok 1: Przygotowanie pliku z danymi do aktualizacji

Proces aktualizacji rozpoczyna się od przygotowania pliku z danymi. Możesz użyć tego samego pliku, który posłużył do pierwotnego importu.

1. Otwórz arkusz kalkulacyjny (np. Microsoft Excel) zawierający dane, które chcesz zaktualizować.
2. Aby zaktualizować istniejący rekord: Znajdź wiersz, który chcesz zmodyfikować i wprowadź nowe wartości w odpowiednich komórkach. Na przykład, zmień wartość w kolumnie Ulica dla jednego z kontrahentów.
3. Aby dodać nowy rekord: Na końcu listy dodaj nowy wiersz z kompletnymi danymi nowego kontrahenta.

Krok 2: Importowanie zaktualizowanych danych

Gdy Twój plik jest gotowy, możesz przystąpić do importu.

1. Wróć do widoku rejestru w AMODIT.
2. Kliknij przycisk Importuj.
3. Przejdź do swojego arkusza kalkulacyjnego i zaznacz wszystkie dane, które chcesz zaimportować (włącznie z wierszem nagłówków oraz nowymi i zaktualizowanymi wierszami).
4. Skopiuj zaznaczone dane do schowka za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+C.
5. Wróć do okna importu w AMODIT i wklej skopiowane dane za pomocą skrótu Ctrl+V.

Krok 3: Weryfikacja i zakończenie importu

System AMODIT automatycznie rozpozna, które rekordy należy zaktualizować, a które dodać jako nowe.

1. Po wklejeniu danych kliknij przycisk Sprawdź. System, na podstawie unikalnego klucza (np. NIP), zidentyfikuje istniejące rekordy do aktualizacji oraz nowe rekordy do dodania.
2. Jeśli weryfikacja przebiegnie pomyślnie, kliknij przycisk Importuj.

Krok 4: Sprawdzenie zaktualizowanych danych

Po zakończeniu importu, sprawdź, czy wszystkie zmiany zostały poprawnie wprowadzone.

1. Odśwież widok raportu zawiertającego dane z twojego rejestu.
2. Sprawdź, czy zaktualizowane rekordy mają nowe wartości (np. nową nazwę ulicy).
3. Upewnij się, że nowe rekordy zostały dodane do listy.

Rejestr może zawierać tylko dane unikalne

Ten przewodnik wyjaśnia, jak system AMODIT radzi sobie z próbą importu danych zawierających zduplikowane wartości w kolumnie zdefiniowanej jako unikalny klucz.

Rola unikalnego klucza

Unikalny klucz (np. NIP, numer seryjny, ID klienta) to fundament każdego rejestru. Jego zadaniem jest zapewnienie, że każdy wpis w rejestrze jest unikalny i można go jednoznacznie zidentyfikować. System AMODIT aktywnie pilnuje tej zasady podczas operacji importu.

Co się stanie, gdy w pliku znajdą się duplikaty?

Jeśli w Twoim pliku do importu znajdą się co najmniej dwa wiersze z taką samą wartością w kolumnie unikalnego klucza, import zostanie zablokowany.

1. Przygotowanie pliku z duplikatem: Celowo lub przez pomyłkę w arkuszu kalkulacyjnym umieszczasz dwa różne wiersze z tą samą wartością w kolumnie klucza (np. ten sam numer NIP dla dwóch różnych firm).

2. Próba importu: Kopiujesz i wklejasz dane do okna importu w AMODIT, a następnie klikasz przycisk Sprawdź.

3. Wykrycie błędu: System przeanalizuje dane i wykryje, że wartości w kolumnie klucza nie są unikalne. Wyświetli komunikat o błędzie, informując o istnieniu duplikatów i uniemożliwi kontynuowanie importu.

Jak rozwiązać problem duplikatów?

Aby pomyślnie zaimportować dane, musisz usunąć zduplikowane wpisy z pliku źródłowego.

1. Zidentyfikuj i usuń duplikat: Wróć do swojego arkusza kalkulacyjnego, zlokalizuj wiersze z powtarzającym się kluczem i usuń jeden z nich lub popraw dane tak, aby każdy klucz był unikalny.

2. Ponów próbę importu: Po poprawieniu danych ponownie skopiuj cały zbiór, wklej go do AMODIT i kliknij Sprawdź.

3. Pomyślny import: Tym razem weryfikacja powinna przebiec pomyślnie. Możesz teraz kliknąć Importuj, aby zakończyć proces. Dane zostaną poprawnie dodane do rejestru.