Jak zainicjować nową sprawę wysyłając maila?

Wysłanie maila na skrzynkę skojarzoną z procesem spowoduje utworzenie nowej sprawy, załączenie dokumentów z maila do sprawy i uruchomienie dalszych czynności w procesie.

Platforma AMODIT dostarcza bardzo bogatej palety możliwości obsługi maila np:

• załączenie treści maila jako komentarza lub jako dokumentu do sprawy
• odczytanie danych typu From, Date i wykonanie jakiś zaplanowanych czynności np automatyczne przekazanie sprawy do nadawcy maila.
• załączanie dokumentów do nowo utworzonej sprawy
• wykonanie podziału dokumentu po kodach kreskowych
• przekazanie dokumentu (faktury) do usługi inteligentnego OCR w celu odczytania danych z faktury
• i inne, których obsługę można zaplanować w ramach reguł

Możliwe jest również załączanie maila do już istniejących spraw.

W wersji demonstracyjnej skonfigurowano dwa procesy, w ten sposób, aby przyjmowały sprawy z maila: Obieg faktury, Korespondencja przychodząca.

Jaki domyślny adres mailowy jest użyty dla Platformy AMODIT dostępnej dla Twojej formy w chmurze?

Twoja instalacja jest pod określonym adresem URL, w którym pierwszą część stanowi nazwa, którą podałeś podczas tworzenia wersji demo.

nazwafirmy.amodit.com

Ważny jest pierwszy człon adresu, czyli to, co u ciebie zastępuje tekst nazwafirmy

Teraz druga część adresu mail, czyli ta, która skojarzona jest z procesem. Tu wystarczy wybrać dowolne słowo i połączyć je znakiem plus (+) z nazwafirmy. W przypadku wersji demo zastosowano dwa słowa, „faktury” dla obiegu faktur i „pisma”dla korespondencji przychodzącej. Powstały w ten sposób następujące adresy mailowe.

Załóżmy, że Twoja instalacja jest pod adresem abc123.amodit.com, to Twoje adresy będą wyglądały tak:

abc123+faktury@mail.amodit.com

abc123+pisma@mail.amodit.com

Czy mogę użyć innej skrzynki mailowej do inicjowania spraw w procesie?

Tak. Jednakże są pewne zasady, których trzeba koniecznie przestrzegać, aby sprawy były zakładane płynnie i bez przeszkód.

1. Skrzynka mailowa skojarzona z procesem musi być specjalnie stworzoną do tego celu skrzynką
2. Nie może to być indywidualna skrzynka mailowa osoby/pracownika, na którą ta osoba loguje się np przez Outlook lub inne programy klienta poczty
3. Nie może to być ogólna skrzynka firmowa na którą wpada wiele innych maili nie związanych z tym procesem. Nie należy używać skrzynek typu biuro@domena.com
4. Nie może to być skrzynka na którą wpadają sprawy z różnych „dziedzin” np umowy dla prawnika i faktury dla księgowości. Skrzynka musi być dedykowana dla konkretnego tematu / procesu
5. Skrzynka musi być obsługiwana przez protokół IMAP lub POP3

Ważne jest abyś wysłał maila na odpowiedni adres skojarzony z Twoją instancją Platformy AMODIT.

W osobnym artykule zawarliśmy odpowiedzi na często zadawane pytania związane z tworzeniem spraw na podstawie maila.