Obsługa zastępstw w AMODIT

Streszczenie

Artykuł omawia koncepcję zastępstwa w systemie AMODIT, gdzie w okresie nieobecności pracownika, zastępca przejmuje dostęp do spraw na liście „Do wykonania” osoby zastępowanej. Standardowy mechanizm zastępstw działa globalnie i zastępca otrzymuje dostęp do spraw z różnych procesów. W przypadku bardziej złożonych sytuacji, dostępny jest  moduł „Zastępstwa per proces”. Moduł pozwala na wskazanie zastępców dedykowanych do obsługi poszczególnych procesów, a także na wykluczenie procesu z zastępstwa, dzięki czemu sprawy z tego procesu nie będą przekazywane do nikogo podczas nieobecności.

Koncepcja zastępstwa w systemie AMODIT

Koncepcja zastępstwa polega na tym, że w okresie nieobecności pracownika, jego zastępca otrzymuje dostęp do spraw znajdujących się na liście „Do wykonania” osoby zastępowanej. Zastępca może wykonywać czynności w imieniu osoby zastępowanej, takie jak zaakceptowanie faktury czy wprowadzenie uwag do umowy. Zastępca ma dostęp do spraw z listy „Do wykonania” osoby zastępowanej z takimi samymi uprawnieniami, jakie ma osoba zastępowana, ale nie otrzymuje uprawnień na poziomie procesu czy systemu. Zastępstwo osoby z uprawnieniami administracyjnymi nie przejmuje żadnych uprawnień Administratora.

Podkreślmy jeszcze raz: zastępca uzyskuje dostęp TYLKO do spraw znajdujących się na liście „Do wykonania” osoby zastępowanej oraz do spraw, które na tej liście pojawią się w okresie obowiązywania zastępstwa. Zastępca nie uzyska dostępu do wszystkich historycznych spraw osoby zastępowanej.

Po zakończeniu okresu zastępstwa dostęp do spraw osoby zastępowanej jest odbierany.

Standardowy mechanizm zastępstw w AMODIT

Zastępstwo może być implementowane jako część dowolnego procesu prowadzącego do nieobecności, takiego jak wniosek urlopowy czy obieg delegacji. Aby moduł zastępstw działał poprawnie wystarczy określenie kto i kiedy będzie nieobecny oraz kto będzie go zastępował oraz zmapowanie tych pól na pola z modułu zastępstw.

Standardowy mechanizm zastępstw działa globalnie. Oznacza to, że zastępca uzyska dostęp do wszystkich spraw znajdujących się na liście „Do wykonania” osoby zastępowanej, bez względu z jakiego procesu pochodzą.

Można natomiast wykluczyć wybrane procesy z tego standardowego mechanizmu zastępstw. Główną przesłanką wprowadzenia opcji „Proces wykluczony z zastępstwa” jest ograniczenie spraw przekazywanych zastępcy w ramach standardowego mechanizmu zastępstw. Procesy, dla których administrator procesu włączy tę opcję zostaną wykluczone z mechanizmu zastępstw. Skutek będzie taki, że zastępca nie otrzyma dostępu do spraw osoby zastępowanej z tego procesu. Mechanizm ten ma jednak tę wadę, że jest globalny. Oznacza to, że nikt nie może wyznaczyć zastępcy w tym procesie nawet gdyby chciał zrobić wyjątek.

Funkcjonalność „Zastępstw per proces”

W niektórych sytuacjach mechanizm zastępstw może być bardziej złożony niż tylko przekazanie pełnego zakresu obowiązków. Dlatego od wersji 220620 wprowadzono moduł rozszerzony, zwany „Zastępstwami per proces”. Moduł „Zastępstwo per proces” jest funkcjonalnością odrębnie sprzedawaną i licencjonowaną.

Aktywacja tej dodatkowej funkcji pozwala na znacznie większą elastyczność w konfiguracji. W ramach tego modułu zastępstwo można zdefiniować na kilka sposobów.

Główny zastępca

Funkcjonalność ta utrzymuje standardowe podejście znane z modułu podstawowego. Główny zastępca otrzymuje uprawnienia do wszystkich procesów, które normalnie obsługiwałby nieobecny pracownik. Można jednak wprowadzić modyfikacje w zakresie zastępstwa dla głównego zastępcy, definiując wyjątki i wykluczenia.

Wielu głównych zastępców

To pierwsza różnica w stosunku do standardowej funkcjonalności zastępstw. Teraz, definiując swoją nieobecność i wyznaczając zastępców, można wskazać wielu głównych zastępców i sprawy trafią do nich wszystkich jednocześnie.

Zastępstwo dla spraw w określonym procesie

Jak już wiadomo, pełne zastępstwo nie zawsze jest pożądane, dlatego moduł „Zastępstw per proces” umożliwia wskazanie zastępców dedykowanych do obsługi poszczególnych procesów.

Możliwy efekt to wyznaczenie zastępcy dla wybranych procesów, podczas gdy reszta obowiązków będzie przypadać na głównego zastępcę.

Można też nie określić zastępcy głównego, a zdefiniować tylko zastępstwo dla jednego lub kilku wybranych procesów i dla każdego z procesów wskazać innego zastępcę.

Można również wykluczyć proces z zastępstwa, co skutkuje tym, że sprawy z tego procesu nie będą przekazywane do nikogo podczas nieobecności i będą czekały na powrót pracownika aby mógł się nimi zająć. Jednakże w odróżnieniu od wcześniej wspomnianej opcji w standardowym mechanizmie zastępstw „Proces wykluczony z zastępstwa”, to wykluczenie jest indywidualne. W tym przypadku Dyrektor X może upoważnić swojego zastępcę do obsługi umów a inny dyrektor, w tym samym czasie może wskazać, że jego sprawy z procesu umów nie mają być nikomu przekazywane.

Przykłady

Przykład 1 – Standardowy mechanizm zastępstw

W firmie X, Anna wnioskuje o urlop i wyznacza Michała jako swojego zastępcę. W systemie AMODIT zaimplementowano standardowy mechanizm zastępstw, więc w okresie nieobecności Anny, Michał otrzymuje dostęp do wszystkich spraw znajdujących się na liście „Do wykonania” Anny, bez względu na proces, z którego pochodzą. Michał może wykonywać czynności w imieniu Anny, takie jak akceptacja faktur czy wprowadzenie uwag do umów. Po zakończeniu okresu zastępstwa, dostęp Michała do spraw Anny zostaje cofnięty.

Przykład 2 – Standardowy mechanizm zastępstw plus „Proces wykluczony z zastępstwa”

W firmie Y, Katarzyna wnioskuje o urlop i wyznacza Piotra jako swojego zastępcę. Dla procesu obiegu umów włączono opcję „Proces wykluczony z zastępstwa”.W okresie nieobecności Katarzyny, Piotr otrzymuje dostęp do wszystkich spraw znajdujących się na zakładce „Do wykonania” u Katarzyny z wyjątkiem spraw z procesu obiegu umów.

Przykład 3 – Zastępstwa per proces

W firmie Z, Dorota wnioskuje o urlop i korzysta z modułu „Zastępstw per proces” w systemie AMODIT. Dorota wyznacza Adama jako zastępcę dla procesu obiegu faktur oraz Beatę jako zastępcę dla procesu obiegu umów. Dorota nie wyznacza głównego zastępcy. W okresie nieobecności Doroty, Adam otrzymuje dostęp tylko do spraw związanych z obiegiem faktur, które znajdują się na liście „Do wykonania” Doroty, podczas gdy Beata otrzymuje dostęp tylko do spraw związanych z obiegiem umów. Pozostałe sprawy na liście „Do wykonania” Doroty nie są przekazywane żadnemu z zastępców, ponieważ nie został wyznaczony główny zastępca. Po zakończeniu okresu zastępstwa, dostęp Adama i Beaty do spraw Doroty zostaje cofnięty.

Podsumowanie

Artykuł przedstawia koncepcję zastępstwa w systemie AMODIT, który umożliwia zastępcy przejęcie dostępu do spraw na liście „Do wykonania” osoby zastępowanej podczas jej nieobecności. Opisane są dwa rodzaje mechanizmów zastępstw: standardowy i „Zastępstwa per proces”. Standardowy mechanizm działa globalnie, przekazując zastępcy dostęp do spraw z różnych procesów. Można również wykluczyć wybrane procesy z tego mechanizmu, ograniczając w ten sposób przekazywane sprawy.

„Zastępstwa per proces” to bardziej elastyczny moduł, który pozwala na definiowanie głównego zastępcy oraz zastępców dedykowanych do obsługi poszczególnych procesów. Możliwe jest również wykluczenie procesu z zastępstwa, co sprawia, że sprawy z tego procesu nie będą przekazywane do nikogo podczas nieobecności pracownika. Przedstawione są trzy przykłady zastosowania mechanizmów zastępstw, ilustrujące różne konfiguracje i sposób działania tych mechanizmów w praktyce.