Integracja własnych systemów IT z usługą AMODIT TrustCenter z wykorzystaniem REST API

Streszczenie

Artykuł przedstawia AMODIT TrustCenter – usługę w chmurze służącą do organizowania procesu zbierania podpisów elektronicznych od wskazanych osób. Kluczowe znaczenie ma tu możliwość samodzielnej integracji usługi z  systemami CRM, ERP lub innymi wykorzystywanymi przez klienta, co otwiera nowe możliwości w obszarze zarządzania dokumentami.

Integracja tych systemów z AMODIT TrustCenter odbywa się za pomocą REST API, co pozwala na szybkie i wygodne wdrożenie funkcjonalności zbierania podpisów elektronicznych w ramach własnych systemów IT. Dzięki temu klienci mogą w pełni korzystać z zalet AMODIT TrustCenter, nie rezygnując z wykorzystywania znanego i sprawdzonego systemu informatycznego.

AMODIT TrustCenter

AMODIT TrustCenter jest usługą dostępną w chmurze, umożliwiającą elektroniczne podpisywanie dokumentów w relacjach z kontrahentami, podwykonawcami, zleceniobiorcami, pracownikami (np. różnego rodzaju oświadczenia)  czy menedżerami.

Rozwiązanie jest zgodne z Ustawą o usługach oraz identyfikacji elektronicznej z 2016 roku oraz rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego 910/2014, zwanego rozporządzeniem eIDAS oraz innymi rozporządzeniami regulującymi techniczne aspekty podpisu elektronicznego.

AMODIT TrustCenter może być integrowany z dowolnym systemem CRM, ERP lub innym wykorzystywanym obecnie przez Twoją firmę z wykorzystaniem REST API. Techniczny opis funkcji dostępny jest tutaj https://trustcenter.amodit.com/swagger/index.html.

Dzięki integracji masz praktycznie natychmiastowy dostęp do sprawdzonego narzędzia do podpisywania dokumentów, a jednocześnie nadal pracujesz w znanym i wykorzystywanym przez Twoja organizację systemie informatycznym do przygotowywania i zarządzania dokumentami (np. przygotowanie Umów z kontrahentami, przygotowanie Umów ze zleceniobiorcami, przygotowanie umów NDA itp.)

AMODIT TrustCenter ma charakter transakcyjny, tzn nie są tworzone konta klientów, a każda transakcja (dokument do podpisania) ma swój unikalny link.

Przykładowy scenariusz

Przykładowy scenariusz obsługi procesu podpisywania umów w oparciu o Twój System IT zintegrowany z AMODIT TrustCenter

• Przygotowujesz dokument do podpisania w Twoim dotychczasowym systemie i powstaje dokument PDF, który zamierzasz przedstawić kilku osobom do podpisania. Wprowadzasz ich dane: imię, nazwisko, adres email, numer telefonu komórkowego (opcja), nazwa firmy (opcja), stanowisko (opcja)
• Ustalasz jak te osoby uzyskają dostęp do dokumentu, np. wymaga logowania kodem SMS
• Ustalasz jakim typem podpisu (zgodnie z rozporządzeniem eIDAS) ma być podpisany dokument
  • Podpis prosty (w AMODIT TrustCenter to podpis poprzez kliknięcie i podpis odręczny)
  • Zaawansowany podpis elektroniczny (w AMODIT TrustCenter to podpis z potwierdzeniem kodem SMS oraz podpis odręczny z potwierdzeniem kodem SMS)
  • Podpis kwalifikowany ( w AMODIT TrustCenter to podpis kwalifikowany typu PADES, który można złożyć za pomocą zestawu do podpisu kwalifikowanego wydanego przez dowolne centrum zaufania)
• Klikasz „Wyślij do podpisu”, które korzysta z AMODIT TrustCenter API
• Dokument jest przesyłany do AMODIT TrustCenter wraz z informacją o osobach podpisujących i parametrach logowania i podpisywania (np. SMS, podpis odręczny itp.)
• AMODIT TrustCenter nanosi nasz (Astrafox) certyfikat za zgodność z oryginałem, co oznacza, że od tego momentu masz gwarancję, że nic się w dokumencie nie zmieni.
• AMODIT TrustCenter informuje mailem wskazane osoby o wystawieniu dokumentu do podpisu. Otrzymują spersonalizowany link do dokumentu umieszczonego w AMODIT TrustCenter
• W zależności od ustawionych opcji logują się do AMODIT TrustCenter (nie muszą zakładać konta), a logowanie może odbywać się za pomocą kodu SMS (opcja)
• Zapoznają się z treścią dokumentu, bo widzą jego podgląd i widzą kto już podpisał a kto jeszcze nie.
• W zależności od ustawionych opcji podpisują jednym z dostępnych sposobów złożenia podpisu: podpis prosty, podpis odręczny, podpis SMS, podpis odręczny z potwierdzeniem SMS, podpis kwalifikowany PADES. Przy odpowiednim ustawieniu opcji osoba podpisująca może mieć dostępny tylko jeden sposób podpisywania, np. wymagający złożenia tylko i wyłącznie podpisu kwalifikowanego.
• W trakcie oczekiwania na podpisanie możesz za pomocą AMODIT TrustCenter API sprawdzać status, np. kto już podpisał dokument, możesz przerwać podpisywanie np. gdy dojdziesz do wniosku że wysłany został błędny dokument, możesz dodać nowe osoby, które mają podpisać itp
• Gdy wszyscy podpiszą dokument, to każdy z podpisujących otrzyma maila z informacją że dokument został podpisany oraz załączony w mailu podpisany dokument.
• Podpisany dokument możesz też pobrać do swojego Systemu IT i tam przechowywać jego kopię.
• Dokument podpisany w AMODIT TrustCenter możesz niezależnie zweryfikować np. w Adobe Reader lub na stronie https://weryfikacjapodpisu.pl

Kluczowe korzyści z elektronicznego podpisywania dokumentów z wykorzystaniem AMODIT TrustCenter API

• Natychmiastowy efekt w postaci rozszerzenia funkcjonalności Twojego Systemu IT
• Twoi pracownicy, przygotowujący dokumenty do podpisu nadal korzystają ze znanego sobie systemu
• wygoda użycia co do miejsca i czasu. Każdy z uczestników może podpisać dokument z dowolnego urządzenia typu laptop, tablet czy smartfon, w dowolnym czasie i miejscu na świecie, bez konieczności wykupywania dostępu czy zakładania konta
• redukcja kosztów drukowania, wysyłania tradycyjną pocztą, odsyłania podpisanego dokumentu itp
• oszczędność czasu, (szybkość wprowadzenia poprawek i ponownego skierowania do podpisu bez konieczności drukowania i ponownego wysyłania tradycyjną pocztą)
• oszczędność papieru (całkowicie wyeliminowana potrzeba drukowania umowy w kilku egzemplarzach)
• kompleksowe wsparcie zarządzania całym procesem przygotowania, opiniowania i akceptacji umowy