OCR w AMODIT

Streszczenie

Artykuł opisuje znaczenie technologii OCR (Optyczne Rozpoznawanie Znaków) w systemach obiegu dokumentów, takich jak AMODIT. OCR umożliwia automatyczne przetwarzanie obrazów, skanów i plików PDF zawierających tekst, co ułatwia edycję, przeszukiwanie i analizowanie dokumentów. System AMODIT oferuje różne rodzaje OCR, w tym OCR ogólny, miejscowy, specjalizowany do faktur oraz integrację z zewnętrznymi silnikami OCR. Artykuł przedstawia również przykłady zastosowań każdego rodzaju OCR w różnych branżach, takich jak firma prawnicza, instytucja finansowa, dział księgowości oraz firma zajmująca się organizacją imprez masowych. Dzięki zastosowaniu OCR, organizacje mogą skrócić czas potrzebny na przetwarzanie dokumentów, zredukować ryzyko błędów i ułatwić archiwizację i wyszukiwanie informacji w systemach cyfrowych.

OCR i jego znaczenie w systemach obiegu dokumentów

Rozwój technologii cyfrowych przyczynił się do powstania narzędzi, które ułatwiają i przyspieszają pracę z dokumentami. Jednym z kluczowych rozwiązań jest OCR (Optical Character Recognition), czyli optyczne rozpoznawanie znaków. OCR pozwala na automatyczne przetwarzanie obrazów, skanów czy plików PDF zawierających tekst, przekształcając je w dane, które można łatwo edytować, przeszukiwać i analizować. W systemach obiegu dokumentów, jak np. AMODIT, zastosowanie OCR odgrywa kluczową rolę, umożliwiając efektywne zarządzanie fakturami, umowami czy innymi dokumentami, które wymagają ekstrakcji danych. Dzięki OCR, organizacje mogą skrócić czas potrzebny na przetwarzanie dokumentów, zredukować ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych oraz ułatwić archiwizację i wyszukiwanie informacji w systemach cyfrowych.

Rodzaje OCR dostępne w AMODIT

W systemie AMODIT dostępne są różne rodzaje OCR, które można dostosować do indywidualnych potrzeb organizacji.

Pierwszym z nich jest OCR ogólny, automatyczny, stanowiący integralną funkcjonalność AMODIT. Umożliwia on wyszukiwanie pełnotekstowe po dowolnych frazach zawartych w załączonych dokumentach.

Drugim rodzajem jest miejscowy OCR, który pozwala zaznaczyć dowolny fragment tekstu z załączonego do sprawy dokumentu. Ten rodzaj OCR automatycznie odczytuje wskazaną treść i wstawia ją w pole na formularzu lub kopiuje do schowka, umożliwiając wykorzystanie odczytanej zawartości w dowolnym innym polu czy np komentarzu.

Kolejnym wariantem jest specjalizowany OCR do odczytywania danych z faktur. W tym przypadku, AMODIT współpracuje z Symfonia OCR (dawniej skanuj.to), co pozwala na automatyczne  przetwarzanie faktur i przypisywanie odczytanych wartości do pól na formularzu sprawy.

Ostatnią możliwością jest integracja z dowolnym zewnętrznym silnikiem OCR, który generuje pary plików PDF i XML. AMODIT posiada wbudowaną funkcjonalność umożliwiającą wczytywanie takich par i automatyczne przypisywanie wartości z pliku XML do odpowiednich pól na formularzu. Ta metoda pozwala odczytywać dane nie tylko z faktur, ale praktycznie z każdego dokumentu o ile zastosowany sinik OCR pozwoli na to.

OCR ogólny

OCR ogólny to podstawowa funkcjonalność systemu AMODIT, która polega na automatycznym odczytywaniu tekstu z każdego załączonego dokumentu. Proces ten dotyczy plików o różnych formatach, takich jak PDF, Tiff, JPG, PNG czy BMP, z których AMODIT usiłuje wyekstrahować tekst.

W AMODIT dostępnym w chmurze Astrafox, w celu zachowania równowagi pomiędzy wydajnością a skutecznością wyszukiwania, OCR ogólny zazwyczaj analizuje jedynie kilka pierwszych stron dokumentu. Taka strategia jest uzasadniona, ponieważ większość słów kluczowych dla danego dokumentu znajduje się właśnie na tych początkowych stronach. Warto zaznaczyć, że OCR ogólny nie ma ograniczenia liczby przetwarzanych stron u klientów z instalacją on-premises, chyba że włączą tę opcję u siebie.

AMODIT indeksuje odczytane słowa, co umożliwia szybkie wyszukiwanie odpowiednich dokumentów nawet w przypadku systemów zawierających miliony plików (np. w przypadku dokumentacji pracowniczej dużego przedsiębiorstwa).

OCR miejscowy

OCR miejscowy to zaawansowana funkcjonalność oferowana przez system AMODIT, która pozwala na precyzyjne wyodrębnienie konkretnych fragmentów tekstu ze skanów załączonych do sprawy. Użytkownik ma możliwość zaznaczyć wybrany obszar w dokumencie, a system automatycznie odczytuje wskazaną treść i wstawia ją w odpowiednie miejsce na formularzu lub kopiuje do schowka. Dzięki temu, odczytane informacje mogą być wykorzystane zarówno wewnątrz systemu AMODIT, jak i poza nim.

OCR miejscowy jest szczególnie przydatny w przypadkach, gdy potrzebujemy przekształcić niewielką część dokumentu w tekst, który może być dalej przetwarzany, edytowany lub wyszukiwany. Ta funkcjonalność znacząco ułatwia pracę z dokumentami i pozwala zaoszczędzić czas, który inaczej musielibyśmy poświęcić na ręczne wprowadzanie danych. Wspiera również poprawność wprowadzonych informacji, minimalizując ryzyko błędów wynikających z ludzkiego czynnika.

OCR faktur z Symfonia OCR

OCR faktur to specjalistyczna funkcjonalność, dostępna w systemie AMODIT dzięki integracji z Symfonia OCR (dawniej skanuj.to). Jest dedykowana do odczytywania danych z faktur, co odróżnia go od ogólnego OCR oraz OCR miejscowego. Symfonia OCR został opracowany specjalnie do analizy i ekstrakcji informacji z dokumentów o charakterze finansowym, takich jak faktury.

Główną różnicą pomiędzy OCR dla faktur a pozostałymi rodzajami OCR jest koncentracja na odczytywaniu specyficznych danych istotnych dla faktur, takich jak numer faktury, data wystawienia, informacje o dostawcy, nabywcy, wartości netto, VAT czy wartości brutto. System automatycznie rozpoznaje te elementy i przyporządkowuje je do właściwych pól w formularzu, co umożliwia szybkie i efektywne przetwarzanie faktur w systemie AMODIT.

Integracja z Symfonia OCR umożliwia znaczne przyspieszenie procesu wprowadzania danych z faktur, zwiększając jednocześnie ich precyzję i minimalizując ryzyko błędów. Dzięki temu użytkownicy mogą oszczędzić czas i wysiłek, które normalnie musieliby poświęcić na ręczne wpisywanie informacji z faktur do systemu.

Zewnętrzne silniki OCR

AMODIT oferuje również możliwość współpracy z dowolnym zewnętrznym silnikiem OCR, który generuje pary plików PDF i XML. Ta opcja pozwala na korzystanie z różnorodnych technologii OCR, które mogą być bardziej precyzyjne lub dostosowane do specyficznych potrzeb użytkownika, takich jak odczytywanie tekstu w różnych językach czy analiza dokumentów o szczególnym formacie, a nawet odczytywanie pisma odręcznego.

W celu wykorzystania zewnętrznego silnika OCR, użytkownik musi przygotować parę plików: PDF ze skanem dokumentu oraz XML zawierający odczytane informacje. AMODIT posiada wbudowaną funkcjonalność, która pozwala na wczytanie takich par plików oraz automatyczne przypisanie wartości z pliku XML do odpowiednich pól formularza. Dzięki temu użytkownik może korzystać z wybranej przez siebie technologii OCR, jednocześnie czerpiąc korzyści z zaawansowanego systemu zarządzania dokumentami, jakim jest AMODIT.

Integracja z zewnętrznymi silnikami OCR pozwala na jeszcze większą elastyczność i dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb użytkowników, oferując im możliwość wyboru najlepszej technologii OCR dla swojego przypadku. W efekcie, AMODIT staje się jeszcze bardziej wszechstronnym narzędziem, które może być użyte w różnorodnych kontekstach i branżach.

Przykłady zastosowań różnych typów OCR w AMODIT

OCR ogólny

Firma prawnicza obsługująca różne rodzaje spraw korzysta z AMODIT do zarządzania swoją dokumentacją. Gdy wprowadzają nowe dokumenty do systemu, OCR ogólny odczytuje tekst z załączonych plików i indeksuje go, umożliwiając szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji. Pracownicy mogą teraz w mgnieniu oka odnaleźć interesujące ich dokumenty, wpisując frazy kluczowe w wyszukiwarkę.

OCR miejscowy

Instytucja finansowa korzysta z AMODIT do zarządzania wnioskami kredytowymi. W trakcie przeglądania skanów dowodów osobistych, pracownik może zaznaczyć fragment zawierający numer PESEL klienta, a OCR miejscowy automatycznie odczyta i wstawi tę informację w odpowiednie pole formularza lub skopiuje do schowka, przyspieszając proces wprowadzania danych.

OCR faktur z Symfonia OCR

Dział księgowości dużego przedsiębiorstwa korzysta z AMODIT do zarządzania fakturami. Dzięki integracji z Symfonia OCR, system automatycznie odczytuje kluczowe informacje z faktur, takie jak numer faktury, kwoty, daty, czy dane kontrahenta. Ułatwia to wprowadzanie danych do systemu księgowego i pozwala na szybsze przetwarzanie dokumentów.

Zewnętrzne silniki OCR

Firma zajmująca się organizacją imprez masowych korzysta z AMODIT do zarządzania zgłoszeniami uczestników. Uczestnicy wypełniają formularze papierowe, które następnie są skanowane i przesyłane do firmy. Ze względu na dużą liczbę zgłoszeń, firma zdecydowała się na zewnętrzny silnik OCR specjalizujący się w odczytywaniu ręcznie wypełnianych formularzy. AMODIT wczytuje pary plików PDF i XML, automatycznie przypisując wartości z pliku XML do właściwych pól na formularzu, co pozwala na szybkie i efektywne przetwarzanie zgłoszeń uczestników imprez.

Podsumowanie

Artykuł przedstawia znaczenie technologii OCR (Optical Character Recognition) w systemach obiegu dokumentów, takich jak AMODIT. Wspomniane są różne rodzaje OCR dostępne w systemie: OCR ogólny, miejscowy, OCR faktur z Symfonia OCR oraz zewnętrzne silniki OCR.

Technologia OCR zastosowana w AMODIT przynosi określone korzyści:

1. Szybkie i precyzyjne wyszukiwanie dokumentów dzięki indeksacji odczytanego tekstu.
2. Skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie dokumentów i wprowadzanie danych.
3. Automatyczne przetwarzanie faktur oraz przypisywanie odczytanych wartości do pól na formularzu.
4. Redukcja ryzyka błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
5. Ułatwienie archiwizacji i wyszukiwania informacji w systemie.
6. Elastyczność i możliwość dostosowania AMODIT do indywidualnych potrzeb użytkownika poprzez integrację z różnymi silnikami OCR co pozwala na odczytywanie danych z różnych typów dokumentów, w tym pisma odręcznego.