Integracja AMODIT z TrustCenter

Wprowadzenie

Platforma AMODIT oferuje wbudowaną integrację z AMODIT TrustCenter, co oznacza, że funkcje współpracy z usługą organizacji zbierania podpisów elektronicznych są dostępne bezpośrednio z poziomu platformy zarządzania procesami. Ta integracja eliminuje potrzebę implementacji dodatkowych systemów i pozwala organizacjom na efektywne zarządzanie całym cyklem życia dokumentów w jednym środowisku.

Rozwiązanie jest zgodne z rozporządzeniem eIDAS oraz polską ustawą o usługach zaufania, zapewniając pełną moc prawną podpisywanych dokumentów.

Główne korzyści operacyjne

Uproszczona Architektura IT

Organizacje korzystające z Platformy AMODIT nie muszą implementować dodatkowych systemów do obsługi podpisów elektronicznych. Funkcjonalność jest dostępna natywnie, co oznacza:

• Brak potrzeby negocjowania umów z dodatkowymi dostawcami
• Eliminację projektów integracyjnych między różnymi systemami
• Jednolite środowisko administracyjne i wsparcia technicznego
• Spójne aktualizacje i rozwój funkcjonalności

Przewaga integracji z AMODIT

Tutaj przejawia się kluczowa przewaga rozwiązania AMODIT – integracja pełnego systemu workflow z usługą organizacji zbierania podpiów elektronicznych tworzy kompletny ekosystem zarządzania dokumentami i ich podpisywania:

Kompletny cykl życia dokumentu w jednym systemie – AMODIT jako platforma workflow umożliwia pełne przygotowanie dokumentu: wspólną pracę nad treścią, wielopoziomowe akceptacje, zatwierdzenia i uzgodnienia. Dokument trafia do TrustCenter dopiero gdy jest w pełni „gotowy” do podpisania przez strony zewnętrzne.

Wewnętrzne podpisywanie przed wysyłką – kluczowi uczestnicy procesu (np. dyrektorzy, zarząd) mogą podpisać dokument podpisem kwalifikowanym już w AMODIT, przed wysłaniem do TrustCenter. Oznacza to, że zewnętrzne strony otrzymują dokument już podpisany przez organizację wysyłającą go.

Masowe podpisywanie dokumentów – szczególnie cenną funkcjonalnością jest możliwość masowego podpisywania w AMODIT. Dyrektor może jednocześnie podpisać podpisem kwalifikowanym dziesiątki dokumentów w jednej sesji, zamiast podpisywać każdy z nich osobno w TrustCenter. To dramatycznie skraca czas i zwiększa efektywność procesów.

Inteligentne zarządzanie statusem – system śledzi pełny cykl życia dokumentu od utworzenia w AMODIT, przez wszystkie etapy workflow, podpisanie wewnętrzne, wysyłkę do TrustCenter, aż po finalne podpisanie i archiwizację. Wszyscy uczestnicy mają pełny wgląd w aktualny status procesu.

Ta integracja eliminuje dublowanie pracy, redukuje liczbę błędów i znacząco przyspiesza procesy dokumentowe, szczególnie w organizacjach obsługujących duże wolumeny dokumentów wymagających podpisów elektronicznych.

Wspracie procesów dokumentowych

Platforma AMODIT automatycznie obsługuje typowe operacje związane z przygotowaniem dokumentów do podpisu:

• Konwersja formatów – dokumenty MS Word są automatycznie konwertowane do PDF
• Łączenie plików – umowy z załącznikami są scalane w jeden dokument PDF
• Zarządzanie statusem – automatyczne śledzenie postępu podpisywania
• Archiwizacja – podpisane dokumenty automatycznie wracają do systemu

Możliwości zarządzania procesem

Platforma AMODIT umożliwia pełne zarządzanie cyklem życia dokumentu wymagającego podpisów:

• Inicjowanie procesu podpisywania – wysyłanie dokumentu do określonych osób z konfiguracją dostępnych opcji podpisu
• Monitoring postępu – śledzenie aktualnego statusu procesu i informacji o tym, które osoby już podpisały
• Zarządzanie uczestnikami – przeglądanie listy osób podpisujących z podziałem na te, które już podpisały, jeszcze nie podpisały lub odrzuciły podpisanie
• Pobieranie wyników – automatyczne otrzymywanie podpisanych dokumentów po zakończeniu procesu
• Kontrola procesu – możliwość anulowania podpisywania w przypadku konieczności wprowadzenia zmian

Przekazywanie dokumentów do TrustCenter

Platforma AMODIT pozwala przygotować dokumenty do podpisu w TrustCenter, dostosowane do różnych wymogów prawnych:

Pojedynczy dokument PDF – standardowy tryb pracy, w którym jeden dokument jest wysyłany w celu podpisania przez określone osoby.

Wiele dokumentów – gdy proces obejmuje kilka plików, system oferuje dwie opcje o różnych konsekwencjach prawnych:

• Scalenie w jeden PDF – dokumenty są automatycznie łączone w jeden plik, pod którym składany jest jeden podpis elektroniczny. Ta opcja jest odpowiednia gdy wszystkie dokumenty (np. umowa z załącznikami) mają być traktowane prawnie jako jeden dokument i nie wymagają odrębnych podpisów.

• plik ZIP – dokumenty PDF są wysyłane w postaci spakowanej jako zip, które jest automatycznie rozpakowywane w TrustCenter. Osoba podpisująca widzi zestaw powiązanych dokumentów, z których każdy wymaga odrębnego podpisu elektronicznego. Ta opcja jest niezbędna gdy dokumenty, choć związane z jedną sprawą (np. umowa, oświadczenia, załączniki), muszą być z punktu widzenia prawa podpisane oddzielnie.

Automatyczna konwersja formatów – dokumenty w formatach innych niż PDF (np. MS Word) są automatycznie konwertowane, eliminując potrzebę ręcznego przygotowywania plików.

Wybór odpowiedniej opcji zależy od charakteru dokumentów i wymogów prawnych konkretnego procesu. System zapewnia elastyczność dostosowania do różnych scenariuszy biznesowych, zachowując przy tym prostotę obsługi dla użytkowników końcowych.

Przygotowanie danych osób podpisujących

System wymaga określenia podstawowych danych identyfikacyjnych każdej osoby, która ma podpisać dokument:

• Dane osobowe – imię, nazwisko i stanowisko osoby podpisującej
• Informacje o firmie – nazwa organizacji, którą reprezentuje dana osoba
• Kontakt bezpośredni – indywidualny adres email i numer telefonu komórkowego

Szczególnie istotne jest, aby adres email i numer telefonu były przypisane bezpośrednio do osoby podpisującej, a nie były to adresy ogólne typu biuro@firma.pl czy firmowe numery używane przez wiele osób. Wymóg ten wynika z konieczności jednoznacznej identyfikacji osoby podpisującej w przypadku ewentualnych sporów prawnych dotyczących autentyczności podpisu.

Dodatkowo określa się rolę każdej osoby: PODPISUJĄCY, PARAFUJĄCY, OBSERWUJĄCY, REPREZENTANT. Domyślnie osoba jest dodawana jako „podpisująca”.

Praktyczne aspekty wdrożenia

Konfiguracja dla nowych instalacji

Organizacje korzystające z Platformy AMODIT w chmurze otrzymują automatycznie skonfigurowaną integrację z TrustCenter. Nowe instalacje Platformy AMODIT mają już uzupełnione niezbędne parametry połączenia, co pozwala na natychmiastowe rozpoczęcie korzystania z funkcji przekazywania dokumentów do podpisania w TrustCenter.

Wymagania dla instalacji istniejących

Organizacje z instalacjami Platformy AMODIT on-premise lub bazami utworzonymi przed sierpniem 2020 roku wymagają ręcznego uzupełnienia parametrów konfiguracyjnych:

• TrustCenterURL – adres usługi (https://trustcenter.amodit.com dla wersji produkcyjnej)
• TrustCenterOrganizationId – unikalny identyfikator organizacji
• TrustCenterOrganizationSecret – klucz autoryzacyjny

Te parametry są dostarczane przez dostawcę po rejestracji organizacji w systemie.

Zarządzanie procesem podpisywania

Wsparcie w trakcie podpisywania

System oferuje zaawansowane możliwości zarządzania procesem podpisywania, dostosowane do rzeczywistych potrzeb biznesowych:

Modyfikacja danych osób podpisujących – w trakcie trwania procesu możliwa jest edycja podstawowych danych osób podpisujących, takich jak imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, adres email czy numer telefonu. Ta funkcjonalność jest szczególnie cenna gdy w trakcie procesu okazuje się, że dane kontaktowe wymagają aktualizacji lub gdy osoba podpisująca zmienia stanowisko.

Zastąpienie osoby podpisującej – system umożliwia całkowitą zamianę jednej osoby podpisującej na inną w trakcie trwania procesu. Ta funkcjonalność jest nieoceniona w sytuacjach, gdy pierwotnie wskazana osoba nie jest dostępna (np. urlop, zwolnienie lekarskie, zmiana w organizacji) lub gdy w trakcie procesu okazuje się, że dokument powinien podpisać ktoś inny.

Dokumentacja zmian – wszystkie modyfikacje wprowadzone w trakcie procesu są automatycznie rejestrowane w historii dokumentu po stronie AMODIT (gdy dokument jest w AMODIT) oraz po stronie TrustCenter, gdy dokument trafił do TrustCenter, zapewniając pełną transparentność i możliwość audytu. To szczególnie istotne z punktu widzenia zgodności z przepisami i ewentualnych sporów prawnych.

Walidacja danych – system automatycznie weryfikuje poprawność wprowadzanych danych (format adresu email, długość numeru telefonu), eliminując błędy mogące wpłynąć na powodzenie procesu podpisywania.

Alternatywa anulowania – w przypadkach wymagających fundamentalnych zmian w procesie, nadal możliwe jest anulowanie bieżącego procesu i rozpoczęcie nowego z poprawionymi parametrami.

Ta elastyczność znacząco zwiększa praktyczność rozwiązania w rzeczywistych scenariuszach biznesowych, gdzie potrzeba wprowadzania korekt w trakcie procesu jest naturalną częścią współpracy z partnerami i klientami.

Monitorowanie procesu podpisywania

System umożliwia automatyczne śledzenie postępu procesów podpisywania i podejmowanie określonych działań po ich zakończeniu. Organizacje mogą skonfigurować automatyczne reakcje na różne stany procesu, takie jak:

• Zmiana etapu procesu po otrzymaniu wszystkich podpisów
• Automatyczne przekierowanie dokumentu do kolejnej fazy workflow
• Wysyłanie powiadomień o zakończeniu lub odrzuceniu procesu
• Inicjowanie kolejnych procesów biznesowych na podstawie statusu podpisywania

Ta funkcjonalność pozwala na budowanie złożonych, zautomatyzowanych przepływów pracy, w których podpisywanie dokumentów jest integralną częścią szerszych procesów biznesowych.

Aspekty Bezpieczeństwa i Zgodności

Compliance z Przepisami

System zapewnia zgodność z kluczowymi regulacjami:

• Rozporządzenie eIDAS – wszystkie typy podpisów elektronicznych
• Ustawa o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej
• RODO – w zakresie przetwarzania danych osobowych

Rodzaje Podpisów

TrustCenter obsługuje pełen zakres podpisów elektronicznych zgodnych z eIDAS:

• Podpis prosty
• Podpis zaawansowany (z weryfikacją SMS)
• Podpis kwalifikowany
• Podpis kwalifikowany jednorazowy

Korzyści Biznesowe

Efektywność Operacyjna

Natywna integracja przyczynia się do zwiększenia efektywności poprzez:

• Eliminację przerw w przepływie dokumentów między systemami
• Redukcję czasu potrzebnego na finalizację procesów dokumentowych
• Automatyzację rutynowych czynności związanych z przygotowaniem dokumentów
• Centralizowane zarządzanie procesami i dokumentami

Redukcja Kosztów

Organizacje obserwują obniżenie kosztów w obszarach:

• Licencji na dodatkowe systemy
• Projektów integracyjnych
• Administracji wielu systemów
• Szkoleń użytkowników na różnych platformach

Zarządzanie Ryzykiem

Jednolita platforma redukuje ryzyko operacyjne związane z:

• Utratą dokumentów podczas transferu między systemami
• Błędami wynikającymi z ręcznej obróbki danych
• Problemami kompatybilności między różnymi dostawcami
• Brakiem spójności w procesach audytowych

Aspekty Licencjonowania

Korzystanie z funkcji TrustCenter wymaga odpowiedniej licencji. Szczegóły licencjonowania i koszty są dostępne u dostawcy systemu. Organizacje planujące wdrożenie powinny uwzględnić te koszty w analizie finansowej projektu.

Podsumowanie

Natywna integracja AMODIT z TrustCenter stanowi rozwiązanie, które łączy funkcjonalność zarządzania procesami z możliwościami elektronicznego podpisywania dokumentów. Główne korzyści obejmują uproszczenie architektury IT, automatyzację procesów dokumentowych oraz zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.

Dla organizacji już korzystających z platformy AMODIT, dodanie funkcjonalności TrustCenter oznacza rozszerzenie możliwości systemu bez konieczności implementacji dodatkowych rozwiązań. Nowe organizacje otrzymują kompletne narzędzie do zarządzania procesami dokumentowymi od pierwszego dnia użytkowania.