Integracja AMODIT z TrustCenter

Wprowadzenie

Platforma AMODITTM ( w skrócie nazywana AMODIT) oferuje wbudowaną integrację z AMODIT TrustCenterTM (w skrócie TrustCenter, co oznacza, że funkcje współpracy z usługą organizującą zbieranie podpisów elektronicznych są dostępne bezpośrednio z poziomu platformy zarządzania procesami. Ta integracja eliminuje potrzebę implementacji dodatkowych systemów i pozwala organizacjom na efektywne zarządzanie całym cyklem życia dokumentów w jednym środowisku.

Rozwiązanie jest zgodne z rozporządzeniem eIDAS oraz polską ustawą o usługach zaufania, zapewniając pełną moc prawną podpisywanych dokumentów.

Główne korzyści operacyjne

Uproszczona Architektura IT

Organizacje korzystające z Platformy AMODIT nie muszą implementować dodatkowych systemów do obsługi podpisów elektronicznych. Funkcjonalność jest dostępna natywnie, co oznacza:

  • Brak potrzeby negocjowania umów z dodatkowymi dostawcami
  • Eliminację projektów integracyjnych między różnymi systemami
  • Jednolite środowisko administracyjne i wsparcia technicznego
  • Spójne aktualizacje i rozwój funkcjonalności

Przewaga integracji z AMODIT

Tutaj przejawia się kluczowa przewaga rozwiązania AMODIT – integracja pełnego systemu workflow z usługą organizacji zbierania podpisów elektronicznych tworzy kompletny ekosystem zarządzania dokumentami i ich podpisywania:

Kompletny cykl życia dokumentu w systemach od jednego dostawcy – AMODIT jako platforma workflow umożliwia pełne przygotowanie dokumentu: wspólną pracę nad treścią, wielopoziomowe akceptacje, zatwierdzenia i uzgodnienia. Dokument trafia do TrustCenter dopiero gdy jest w pełni „gotowy” do podpisania przez strony zewnętrzne.

Wewnętrzne podpisywanie przed wysyłką – kluczowi uczestnicy procesu (np. dyrektorzy, zarząd) mogą podpisać dokument podpisem kwalifikowanym już na Platformie AMODIT, przed wysłaniem go do TrustCenter. Oznacza to, że zewnętrzne strony otrzymują dokument już podpisany przez organizację wysyłającą.

Masowe podpisywanie dokumentów – szczególnie cenną funkcjonalnością jest możliwość masowego podpisywania dokumentów w AMODIT. Dyrektor może jednocześnie podpisać podpisem kwalifikowanym dziesiątki dokumentów w jednej sesji, zamiast podpisywać każdy z nich osobno w TrustCenter To dramatycznie skraca czas i zwiększa efektywność procesów.

Inteligentne zarządzanie statusem – system śledzi pełny cykl życia dokumentu od utworzenia w AMODIT, przez wszystkie etapy workflow, podpisanie wewnętrzne, wysyłkę do TrustCenter, aż po finalne podpisanie i archiwizację. Wszyscy uczestnicy mają pełny wgląd w aktualny status procesu.

Ta integracja eliminuje dublowanie pracy, redukuje liczbę błędów i znacząco przyspiesza procesy dokumentowe, szczególnie w organizacjach obsługujących duże wolumeny dokumentów wymagających podpisów elektronicznych.

Wsparcie procesów dokumentowych

AMODIT dostarcza szereg funkcjonalności ułatwiających przygotowanie dokumentów do podpisu:

  • Wspólna praca na dokumencie typu MS Word – dokumenty MS Word mogą być edytowane poprzez AMODIT, bez konieczności ich pobierania i ponownego wgrywania
  • Konwersja formatów – dokumenty MS Word i inne mogą być konwertowane do PDF
  • Łączenie plików – wiele pojedynczych dokumentów w różnych formatach może być skonwertowanych i scalonych w jeden dokument PDF
  • Przygotowanie paczki dokumentów jako ZIP – wiele dokumentów PDF może być spakowanych do ZIP i tak przesłanych do TrustCenter
  • Przygotowanie listy osob podpisujących w AMODIT – to zwykła tabelka na formularzu skąd dane są przekazywane do TrustCenter wraz z dokumentem
  • Opcje podpisów – ustalenie na poziomie procesu lub nawet pojedynczego dokumentu jakie opcje podpisywania będą dostępne dla osób podpisujących, w jakich terminach będą mogli podpisać i co się stanie po przekroczeniu go
  • Inicjowanie procesu podpisywania – wysyłanie dokumentu do określonych osób z konfiguracją dostępnych opcji podpisu
  • Monitoring postępu – śledzenie aktualnego statusu procesu i informacji o tym, które osoby już podpisały
  • Kontrola procesu – możliwość anulowania podpisywania w przypadku konieczności wprowadzenia zmian
  • Pobieranie wyników – automatyczne pobieranie do AMODIT podpisanych dokumentów po zakończeniu procesu zbierania podpisów

Elastyczne scenariusze podpisywania

AMODIT oferuje elastyczne podejście do zarządzania dokumentami wymagającymi podpisu, dostosowane do różnych wymogów prawnych:

Pojedynczy dokument PDF – standardowy tryb pracy, w którym jeden dokument jest wysyłany do podpisu przez określone osoby.

Wiele dokumentów – gdy proces obejmuje kilka plików, system oferuje dwie opcje o różnych konsekwencjach prawnych:

  • Scalenie w jeden PDF – dokumenty są automatycznie łączone w jeden plik, pod którym składany jest jeden podpis elektroniczny. Ta opcja jest odpowiednia gdy wszystkie dokumenty (np. umowa z załącznikami) mają być traktowane prawnie jako jeden dokument i nie wymagają odrębnych podpisów.

  • Archiwum ZIP – dokumenty PDF są wysyłane w postaci spakowanego archiwum, które jest automatycznie rozpakowywane w TrustCenter. Osoba podpisująca widzi zestaw powiązanych dokumentów, z których każdy wymaga odrębnego podpisu elektronicznego. Ta opcja jest niezbędna gdy dokumenty, choć związane z jedną sprawą (np. umowa, oświadczenia, załączniki), muszą być z punktu widzenia prawa podpisane oddzielnie.

Automatyczna konwersja formatów – dokumenty w formatach innych niż PDF (np. MS Word) są automatycznie konwertowane, eliminując potrzebę ręcznego przygotowywania plików.

Wybór odpowiedniej opcji zależy od charakteru dokumentów i wymogów prawnych konkretnego procesu. System zapewnia elastyczność dostosowania do różnych scenariuszy biznesowych, zachowując przy tym prostotę obsługi dla użytkowników końcowych.

Wymagane dane osób podpisujących

AMODIT TrustCenter wymaga określenia podstawowych danych identyfikacyjnych każdej osoby, która ma podpisać dokument:

  • Dane osobowe – imię, nazwisko i stanowisko osoby podpisującej
  • Informacje o firmie – nazwa organizacji, którą reprezentuje dana osoba
  • Kontakt bezpośredni – indywidualny adres email i numer telefonu komórkowego
  • Rola – (opcjonalnie) – rola osoby w procesie podpisywania: PODPISUJĄCY (domyślna rola), REPREZENTANT, PARAFUJĄCY, OBSERWATOR

Szczególnie istotne jest, aby adres email i numer telefonu były przypisane bezpośrednio do osoby podpisującej, a nie były to adresy ogólne typu biuro@firma.pl czy firmowe numery używane przez wiele osób. Wymóg ten wynika z konieczności jednoznacznej identyfikacji osoby podpisującej w przypadku ewentualnych sporów prawnych dotyczących autentyczności podpisu.

Co ważne, ustalając listę osób podpisujacych można również ustalić kolejność podpisywania. Domyślnie dokument jest podpisywany w dowolnej kolejności przez wskazane osoby. Ustalenie kolejności pozwala określić konkretnie kto po kim powinien podpisać dokument. To pozwala na realizację różnych scenariuszy biznesowych.

Elastyczność zarządzania procesem zbierania podpisów

TrustCenter i AMODIT oferują zaawansowane możliwości zarządzania procesem zbierania podpisów, dostosowane do rzeczywistych potrzeb biznesowych:

Zastąpienie osoby podpisującej – system umożliwia zamianę jednej osoby podpisującej na inną w trakcie trwania procesu. Ta funkcjonalność jest nieoceniona w sytuacjach, gdy pierwotnie wskazana osoba nie jest dostępna (np. urlop, zwolnienie lekarskie, zmiana w organizacji) lub gdy w trakcie procesu okazuje się, że dokument powinien podpisać ktoś inny.

Dodanie nowej osoby podpisującej – możliwość dodanie osoby podpisującej już po przesłaniu dokumentu do TrustCenter

Dokumentacja zmian – wszystkie modyfikacje wprowadzone w trakcie procesu są automatycznie rejestrowane w historii dokumentu, zapewniając pełną transparentność i możliwość audytu. To szczególnie istotne z punktu widzenia zgodności z przepisami i ewentualnych sporów prawnych.

Walidacja danych – system automatycznie weryfikuje poprawność wprowadzanych danych (format adresu email, długość numeru telefonu), eliminując błędy mogące wpłynąć na powodzenie procesu podpisywania.

Alternatywa anulowania – w przypadkach wymagających fundamentalnych zmian w procesie, możliwe jest anulowanie bieżącego procesu zbierania podpisów i rozpoczęcie nowego z poprawionymi parametrami.

Ta elastyczność znacząco zwiększa praktyczność rozwiązania w rzeczywistych scenariuszach biznesowych, gdzie potrzeba wprowadzania korekt w trakcie procesu jest naturalną częścią współpracy z partnerami i klientami.

Automatyczne monitorowanie i reakcje

AMODIT umożliwia automatyczne śledzenie postępu procesów podpisywania i podejmowanie określonych działań po ich zakończeniu. Organizacje mogą skonfigurować automatyczne reakcje na różne stany procesu, takie jak:

  • Zmiana etapu procesu po złożeniu wszystkich podpisów
  • Wysyłanie powiadomień o zakończeniu lub odrzuceniu procesu
  • Inicjowanie kolejnych procesów biznesowych na podstawie statusu podpisywania innego dokumentu

Ta funkcjonalność pozwala na budowanie złożonych, zautomatyzowanych przepływów pracy, w których podpisywanie dokumentów jest integralną częścią szerszych procesów biznesowych.

Praktyczne aspekty wdrożenia

Konfiguracja dla nowych instalacji

Organizacje korzystające z Platformy AMODIT w chmurze otrzymują automatycznie skonfigurowaną integrację z TrustCenter. Nowe instalacje Platformy AMODIT mają już uzupełnione niezbędne parametry połączenia, co pozwala na natychmiastowe rozpoczęcie korzystania z funkcji przekazywania dokumentów do podpisania w TrustCenter.

Wymagania dla instalacji istniejących

Organizacje z instalacjami Platformy AMODIT on-premise lub bazami utworzonymi przed sierpniem 2020 roku wymagają ręcznego uzupełnienia parametrów konfiguracyjnych:

  • TrustCenterURL – adres usługi (https://trustcenter.amodit.com dla wersji produkcyjnej)
  • TrustCenterOrganizationId – unikalny identyfikator organizacji
  • TrustCenterOrganizationSecret – klucz autoryzacyjny

Te parametry są dostarczane przez dostawcę po rejestracji organizacji w systemie.

Aspekty bezpieczeństwa i zgodności

Zgodność z przepisami

System zapewnia zgodność z kluczowymi regulacjami:

  • Rozporządzenie eIDAS – wszystkie typy podpisów elektronicznych
  • Ustawa o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej
  • RODO – w zakresie przetwarzania danych osobowych

Rodzaje podpisów

TrustCenter obsługuje pełen zakres podpisów elektronicznych zgodnych z eIDAS:

  • Podpis prosty
  • Podpis zaawansowany (z weryfikacją SMS)
  • Podpis kwalifikowany, dowolnych wystawców, w tym podpis chmurowy SimplySign
  • Podpis kwalifikowany jednorazowy

Korzyści biznesowe

Efektywność operacyjna

Natywna integracja AMODIT z usługą TrustCenter przyczynia się do zwiększenia efektywności poprzez:

  • Eliminację przerw w przepływie dokumentów między systemami
  • Redukcję czasu potrzebnego na finalizację procesów dokumentowych
  • Automatyzację rutynowych czynności związanych z przygotowaniem dokumentów
  • Centralizowane zarządzanie procesami i dokumentami

Redukcja kosztów

Organizacje obserwują obniżenie kosztów w obszarach:

  • Licencji na dodatkowe systemy
  • Projektów integracyjnych
  • Administracji wielu systemów
  • Szkoleń użytkowników na różnych platformach

Zarządzanie ryzykiem

Jednolita platforma redukuje ryzyko operacyjne związane z:

  • Utratą dokumentów podczas transferu między systemami
  • Błędami wynikającymi z ręcznej obróbki danych
  • Problemami kompatybilności między różnymi dostawcami
  • Brakiem spójności w procesach audytowych

Aspekty licencjonowania

Korzystanie z funkcji TrustCenter wymaga odpowiedniej licencji. Szczegóły licencjonowania i koszty są dostępne u dostawcy systemu. Organizacje planujące wdrożenie powinny uwzględnić te koszty w analizie finansowej projektu.

Podsumowanie

Natywna integracja AMODIT z TrustCenter stanowi rozwiązanie, które łączy funkcjonalność zarządzania procesami z możliwościami elektronicznego podpisywania dokumentów. Główne korzyści obejmują uproszczenie architektury IT, automatyzację procesów dokumentowych oraz zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.

Dla organizacji już korzystających z platformy AMODIT, dodanie funkcjonalności TrustCenter oznacza rozszerzenie możliwości systemu bez konieczności implementacji dodatkowych rozwiązań. Nowe organizacje otrzymują kompletne narzędzie do zarządzania procesami dokumentowymi od pierwszego dnia użytkowania.

Aktualizacja