Integracja AMODIT z Alfresco

1. Czym jest Alfresco?

Alfresco to nowoczesne repozytorium treści (ECM/DMS) używane do zarządzania dokumentami, wersjonowania, kontroli dostępu i długoterminowej archiwizacji plików. Platforma jest popularna w sektorach takich jak farmacja, finanse, produkcja i administracja publiczna.

2. Dlaczego warto zintegrować Alfresco z AMODIT?

Wyzwanie (bez integracji) Korzyść Alfresco + AMODIT
Pliki znajdują się w wielu lokalizacjach (dyski sieciowe, SharePoint, e‑mail) Jeden, scentralizowany magazyn dokumentów z silnym systemem praw dostępu.
Ręczne przerzucanie plików między systemami Automatyczny transfer z AMODIT do Alfresco bez udziału użytkownika.
Brak spójnych metadanych i problem z wyszukiwaniem Dane z formularza AMODIT są zapisywane jako metadane Alfresco – łatwe filtrowanie i raportowanie.
Ryzyko braku zgodności z polityką wersjonowania Alfresco przechowuje historyczne wersje i logi zmian.

3. Kluczowe korzyści biznesowe

  • Efektywność – dokument powstaje, przechodzi obieg w AMODIT, a finalna wersja z kompletem metadanych trafia prosto do repozytorium bez ręcznych kroków.
  • Zgodność i audyt – Alfresco oferuje pełne ślady audytowe; integracja gwarantuje, że tylko zatwierdzone wersje trafiają do archiwum.
  • Wyszukiwalność – wszystkie pola z procesu (np. numer zamówienia, kontrahent, projekt) mogą zostać skonwertowane na właściwości Alfresco, co przyspiesza wyszukiwanie.
  • Bezpieczeństwo – dostęp do plików kontrolowany jest centralnie przez Alfresco, podczas gdy w AMODIT pozostają role procesowe i link do zasobu.

4. Jak to działa? (wysoki poziom)

  1. Użytkownik lub reguła w AMODIT wywołuje akcję Wyślij do Alfresco.
  2. Załączniki – jeśli dokument ma jeden plik, jest wysyłany bezpośrednio; przy wielu plikach AMODIT automatycznie tworzy ZIP.
  3. Metadane – do Alfresco trafiają dane z formularza: poprzez gotowy schemat lub dynamiczną listę par klucz‑wartość.
  4. Autoryzacja – AMODIT loguje się do Alfresco, pobiera „ticket” i wykonuje upload.
  5. Potwierdzenie – AMODIT zapisuje zwrócony node ID w polu sprawy, co umożliwia szybki podgląd lub pobranie dokumentu w przyszłości.

5. Typowe scenariusze użycia

  • Dokumentacja produkcyjna – specyfikacje, procedury, certyfikaty jakości trafiają do Alfresco jako „jedno źródło prawdy”.
  • Faktury przychodzące – po akceptacji w AMODIT trafiają do repozytorium AP w Alfresco, gotowe do integracji z ERP.
  • Materiały R\&D – wersjonowane pliki projektowe z metadanymi projekt/laboratorium.
  • Umowy – podpisane dokumenty są archiwizowane wraz z danymi kontrahenta i terminami odnowienia.

6. Wymagania (od strony biznes‑IT)

Element Co trzeba przygotować?
Dane dostępowe URL serwera Alfresco, login, hasło (lub SSO ticket).
Struktura repozytorium Folder docelowy lub mechanizm relativePath określony w schemacie.
Schematy metadanych Zdefiniowane w bazie AMODIT lub przekazywane jako pary klucz‑wartość.
Uprawnienia Rola/ użytkownik techniczny z prawem tworzenia dokumentów w danym folderze Alfresco.

7. Kroki wdrożenia (checklista)

  1. Zmapować procesy – które dokumenty i kiedy mają trafiać do Alfresco.
  2. Ustalić metadane – minimalny zestaw (np. numer sprawy, data, kategoria).
  3. Skonfigurować usługę w AMODIT – wpisy Alfresco.[ServiceName].Login/Password/Metadata.
  4. Dodać przycisk/regułę Alfresco_PostDocument w odpowiednim kroku procesowym.
  5. Przeprowadzić test – jeden dokument, jedną fakturę, plik ZIP.
  6. Szkolenie końcowe – pokazanie użytkownikom, że upload jest automatyczny, i gdzie w Alfresco znajdą plik.

8. Najczęstsze pytania (FAQ)

Pytanie Odpowiedź
Czy mogę wysyłać wiele plików naraz? Tak. AMODIT automatycznie tworzy ZIP z kompletem załączników.
Co z wersjonowaniem? Alfresco przechowuje każdą kolejną wersję w tym samym węźle (node).
Jak szybko trwa upload? Typowo <1 sek. + czas transferu pliku.
Co jeśli w Alfresco zmieni się struktura folderów? Wystarczy zaktualizować ścieżkę (relativePath) w schemacie lub parametrach AMODIT.
Czy integracja jest dodatkowo płatna? AMODIT nie nalicza opłat; licencjonowanie Alfresco pozostaje jak dotąd.

Podsumowanie: Integracja AMODIT z Alfresco eliminuje ręczną pracę związaną z archiwizacją i opisem dokumentów. Scentralizowane repozytorium, spójne metadane oraz szybki dostęp przekładają się na większą wydajność zespołów i lepszą zgodność z politykami korporacyjnymi.

Aktualizacja