Elektroniczne podpisywanie dokumentów z wykorzystaniem AMODIT i AMODIT TrustCenter

Streszczenie

Artykuł omawia możliwości, jakie oferuje system AMODIT w zakresie przygotowania i elektronicznego podpisywania dokumentów. Opisane są różne funkcjonalności, takie jak wspólna praca (edycja) nad dokumentami, konwersja dokumentów MS Office do plików PDF, łączenie wielu dokumentów w jeden PDF, tworzenie plików ZIP z dokumentami PDF, obsługa szablonów oraz korzystanie z AMODIT TrustCenter dla efektywnego zarządzania procesem zbierania podpisów elektronicznych.

AMODIT obieg dokumentów

System AMODIT oferuje wiele funkcjonalności, które ułatwiają przygotowanie dokumentów do podpisania elektronicznego:

1. Współpraca nad dokumentami MS Office i Google Docs: System AMODIT umożliwia współpracę wielu osób nad tym samym dokumentem w czasie rzeczywistym. Dzięki zintegrowaniu z MS Office oraz Google Docs użytkownicy mogą jednocześnie edytować treść dokumentów. Wszystkie modyfikacje są natychmiast dostępne dla innych uczestników, co pozwala na sprawną i efektywną współpracę.
2. Konwersja dokumentów MS Office do formatu PDF: AMODIT pozwala na automatyczne przekształcenie dokumentów w formacie MS Word czy MS Excel do formatu PDF. Zapewnia to bezpieczeństwo i zachowanie integralności treści dokumentu podczas procesu podpisywania.
3. Łączenie wielu dokumentów w jeden PDF: Funkcja ta pozwala na scalenie różnych dokumentów w jeden plik PDF. Ułatwia to zarządzanie i podpisywanie zbiorów dokumentów przez podpisujących.
4. Tworzenie pliku ZIP zawierającego wiele dokumentów PDF: AMODIT umożliwia tworzenie plików ZIP z wieloma dokumentami PDF, które mają być jednocześnie przesłane do podpisania. Pozwala to na uproszczenie procesu i przyspieszenie czasu realizacji.
5. Funkcjonalność obsługi szablonów: AMODIT obsługuje szablony, które pozwalają na automatyczne generowanie standardowych dokumentów, takich jak umowy NDA, protokoły odbioru czy umowy o pracę. Szablony są wypełniane danymi z formularzy sprawy w systemie AMODIT, co gwarantuje spójność i integralność treści.
6. Dostęp tymczasowy: pozwala na przekazanie formularza sprawy w AMODIT osobie spoza organizacji, nie mającej nawet konta w AMODIT. Osoba ta otrzymuje link i autoryzuje się za pomocą swojego adresu email oraz jednorazowego kodu dostępu. Mając dostęp do formularza sprawy może go uzupełnić, załączyć dodatkowe dokumenty lub wprowadzić swój komentarz.

AMODIT TrustCenter – organizowanie procesu zbierania podpisów

Usługa AMODIT TrustCenter służy do organizowania procesu zbierania podpisów od osób wskazanych jako podpisujące. Osoby te mogą być spoza organizacji korzystającej z AMODIT i nie muszą mieć konta w systemie. Wystarczy, że otrzymają link do dokumentu, który mają podpisać i korzystając z tego linku oraz autoryzując się jednorazowym hasłem (OTP) wysłanym na ich numer telefonu, mogą zapoznać się z dokumentem i podpisać go elektronicznie podpisem prostym, zaawansowanym lub kwalifikowanym.

W zależności od udostępnionych opcji może to być:

• podpis prosty (kliknięcie w przycisk, podpis odręczny. Osoba podpisująca jest identyfikowana przez fakt zalogowania się do dokumentu)
• podpis zaawansowany (potwierdzenie kodem SMS, albo podpis odręczny, potwierdzony dodatkowo kodem SMS)
• podpis kwalifikowany dowolnego zaufanego wystawcy. Obsługujemy podpisy wszystkich zaufanych wystawców w Polsce.

Każdy z tych podpisów wywiera inny skutek prawny i powinien być stosowany do podpisywania dokumentów w zależności od tego jak przepisy określają sposób zawarcia danej umowy lub potwierdzenia wyrażenia swojej woli.

Przykłady

1. Przykład: Podpisanie umowy z zewnętrznym kontrahentem

Załóżmy, że firma korzystająca z AMODIT chce zawrzeć umowę z zewnętrznym dostawcą. Wykorzystane funkcjonalności to: przygotowanie treści umowy w formie dokumentu MS Word z wykorzystaniem wspólnej pracy na dokumentach, wewnętrzna akceptacja treści umowy, konwersja pliku MS Word na PDF. W systemie AMODIT firma definiuje uczestników podpisywania i wybiera typ podpisu (zaawansowany). Dokument wraz z listą osób podpisujących zostaje przekazany do AMODIT TrustCenter. Od tego momentu to AMODIT TrustCenter zajmuje się organizacją zbierania podpisów, wysyłając powiadomienia, autoryzując uczestników chcących podpisać dokument i zbierając od nich podpisy. Po podpisaniu dokumentu, TrustCenter zajmuje się rozesłaniem podpisanej kopii dokumentu do wszystkich uczestników oraz przekazaniem jej z powrotem do systemu AMODIT.

2. Przykład: Podpisanie umowy o pracę z pracownikiem

Załóżmy, że firma korzystająca z AMODIT chce zawrzeć umowę o pracę z kandydatem. W ramach procesu opracowanego w AMODIT, dane mogą być zbierane bezpośrednio od kandydata (np korzystając z tzw dostępu tymczasowego). Wykorzystują funkcjonalność szablonu umowy, który jest automatycznie wypełniany danymi z formularza. Firma wybiera jeden z wielu dostępnych scenariuszy i korzysta z możliwości jakie daje AMODIT w połączeniu z AMODIT TrustCenter. Umowa zostaje wysłana do kandydata przez AMODIT TrustCenter, gdzie kandydat podpisuje ją zaawansowanym podpisem (Kod SMS). Kandydat nie musi posiadać podpisu kwalifikowanego. Pracodawca potwierdza umowę podpisem kwalifikowanym, korzystając z funkcjonalności dostępnej w AMODIT. Wymóg przekazania informacji na piśmie zostanie spełniony, gdy ze strony pracodawcy umowa wysłana w formie elektronicznej zostanie podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, gdyż podpis taki nadaje dokumentowi elektronicznemu wagę formy pisemnej (zobacz tu). W podobnym tonie wypowiada się Kancelaria Prawna ANSWER Wojciechowski i Partnerzy w artykule „Czy umowę o pracę można zawrzeć w postaci elektronicznej?”

3. Przykład: Podpisanie NDA (Umowy o poufności) z potencjalnym klientem

Gdy firma chce zawrzeć umowę o poufności (NDA) z potencjalnym klientem, AMODIT może znacznie usprawnić ten proces:

• Korzystając z gotowego szablonu NDA, firma wypełnia dokument danymi potencjalnego klienta,
• Firma przesyła dokument do klienta za pomocą AMODIT TrustCenter,
• AMODIT TrustCenter zajmuje się uzyskaniem podpisu zaawansowanego od klienta i od przedstawiciela zarządu firmy,
• Podpisany dokument NDA trafia do archiwum dokumentów w AMODIT, gdzie jest dostępny dla zainteresowanych osób.

Podsumowanie

System AMODIT w połączeniu z AMODIT TrustCenter oferuje kompleksowe rozwiązanie do zarządzania procesem elektronicznego podpisywania dokumentów. Dzięki różnorodnym funkcjonalnościom, takim jak konwersja dokumentów, łączenie plików PDF, obsługa szablonów czy integracja z AMODIT TrustCenter, użytkownicy mogą skutecznie przygotować i przeprowadzić proces podpisywania dokumentów, niezależnie od rodzaju współpracy czy zawartości dokumentów. Współpraca z systemem AMODIT pozwala na szybkie i wygodne zarządzanie dokumentami oraz podpisami elektronicznymi, co przekłada się na oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracy.

Dodatkowe zasoby

Tak podpisany dokument może być łatwo zweryfikowany np za pomocą programu Adobe Reader albo za pomocą portalu weryfikacjapodpisu.pl, który pozwala zweryfikować w trybie online autentyczność dokumentu, sprawdzić czy dokument nie został zmodyfikowany po jego podpisaniu oraz czy certyfikat użyty do podpisania był prawidłowy i nie został unieważniony (ścieżka certyfikacji) System spełnia wymagania tzw. Rozporządzenia w sprawie eIDAS i do weryfikacji podpisów wykorzystuje unijny system zaufania (TSL).