AMODIT e-teczka: rewolucja w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą
Streszczenie
Celem niniejszego dokumentu jest przybliżenie czytelnikowi kwestii związanych z przesiadką z papierowej dokumentacji pracowniczej na system informatyczny AMODIT e-teczka, umożliwiający obsługę dokumentacji w formie elektronicznej. Przedstawiamy korzyści płynące z takiego rozwiązania dla przedsiębiorstwa oraz kroki, jakie należy podjąć, aby migracja na elektroniczną dokumentację pracowniczą przebiegła sprawnie i bezpiecznie. Dokument zawiera również informacje o potencjalnych wyzwaniach związanych z wdrożeniem systemu, jak również sugestie dotyczące sposobu przygotowania przedsiębiorstwa do przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną.
Krótkie wprowadzenie do tematu
Tradycyjnie dokumentacja pracownicza była przechowywana w postaci papierowej. Jednakże, wraz z postępem technologii oraz coraz bardziej zaawansowanymi systemami informatycznymi, a także ze względu na zmiany w przepisach prawa1 coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na przeniesienie swojej dokumentacji pracowniczej do formy elektronicznej. Obsługa dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej przynosi wiele korzyści, takich jak szybszy i łatwiejszy dostęp do informacji dla pracowników działów HR, niezależnie od fizycznego miejsca pracy, oszczędność czasu i pieniędzy związanych z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów, a także zwiększenie bezpieczeństwa przechowywania i ochrony poufnych informacji. Wprowadzenie systemu informatycznego AMODIT e-teczka do obsługi elektronicznej dokumentacji pracowniczej umożliwia efektywną i bezpieczną gospodarkę dokumentami pracowniczymi, co ma pozytywny wpływ na pracę i funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.
Problemy związane z papierową dokumentacją pracowniczą
Tradycyjne przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej niesie za sobą wiele problemów i utrudnień. Przede wszystkim, wymaga to znacznej ilości miejsca na przechowywanie dokumentów, co jest kosztowne i często powoduje konieczność wynajmowania dodatkowych pomieszczeń magazynowych. Ponadto, dokumenty papierowe są narażone na zniszczenie lub zagubienie, co może spowodować utratę ważnych informacji i dokumentów. Często konieczne jest ręczne przeszukiwanie całych teczek w celu znalezienia potrzebnych informacji, co jest czasochłonne i nieefektywne. Ponadto, tradycyjna dokumentacja pracownicza jest mało elastyczna i uniemożliwia łatwe i szybkie udostępnianie informacji między różnymi działami i pracownikami przedsiębiorstwa. Uciążliwością podkreślaną przez pracowników działu HR jest konieczność re-numeracji dokumentacji w przypadku wpinania lub wypinania dokumentu do tradycyjnej teczki, co w przypadku rozwiązania elektronicznego obsługiwane jest całkowicie automatycznie przez system.
Koszty związane z przechowywaniem i archiwizacją teczek pracowniczych
Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji pracowniczej w formie papierowej niesie za sobą wysokie koszty, zarówno związane z fizycznym przechowywaniem dokumentów, jak i z ich archiwizacją. Przechowywanie wymaga znacznej ilości miejsca, co z kolei skutkuje kosztami wynajmu powierzchni biurowej lub magazynowej. Koszty te mogą być znaczne, szczególnie w przypadku przedsiębiorstw posiadających duże zasoby dokumentacji pracowniczej. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej w formie papierowej niesie za sobą wysokie koszty związane z obsługą archiwum. Wymaga to angażowania pracowników do ręcznego opisywania teczek, robienia spisów, przeszukiwania archiwum i fizycznego wpięcia lub wypięcia dokumentów z teczki, co jest czasochłonne i może prowadzić do pomyłek. Archiwizacja dokumentów pracowniczych w przypadku firm wielooddziałowych lub z archiwami centralnymi wiąże się również z ponoszeniem kosztów oraz ryzyka związanego z koniecznością transportu dokumentacji papierowej.
Zagrożenia związane z utratą lub uszkodzeniem dokumentów
Tradycyjna dokumentacja pracownicza przechowywana w formie papierowej narażona jest na wiele zagrożeń. Papierowe dokumenty są narażone na zniszczenie w wyniku pożarów, zalania, kradzieży lub uszkodzenia mechanicznego. Ponadto, dokumentacja przechowywana w jednym miejscu jest bardziej narażona na zagrożenia związane z kradzieżą lub dostępem nieupoważnionych osób. W przypadku utraty lub uszkodzenia dokumentów, przedsiębiorstwo może mieć problemy z udokumentowaniem pewnych kwestii lub otrzymaniem niezbędnych informacji, co może wpłynąć negatywnie na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Trudności w szybkim dostępie do informacji
Przechowywanie dokumentów pracowniczych w formie papierowej powoduje trudności w szybkim dostępie do informacji. Konieczne jest ręczne przeszukiwanie teczek, co jest czasochłonne i nieefektywne. Jeśli dokumentacja przechowywana jest w różnych miejscach lub oddziałach utrudnia to szybki i efektywny dostęp do informacji. Przechowywanie dokumentacji w archiwum zewnętrznym jeszcze bardziej może wydłużyć czas dostępu do konkretnego dokumentu.
Zagrożenia w zakresie bezpieczeństwa w przypadku dokumentacji papierowej
Przechowywanie dokumentów w formie papierowej niesie za sobą też zagrożenia związane z bezpieczeństwem. Takie dokumenty mogą zostać zniszczone lub zagubione, a także ulec kradzieży lub nieuprawnionemu dostępowi. Proces przetwarzania i udostępniania informacji w formie papierowej jest zwykle mniej kontrolowany i mniej bezpieczny niż w przypadku dokumentacji elektronicznej.
Zalety wdrożenia systemu informatycznego AMODIT e-teczka
Eliminacja kosztów związanych z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów papierowych
Korzystanie z oprogramowania do zarządzania dokumentami, takiego jak AMODIT e-Teczka, pozwala na zmniejszenie kosztów związanych z przechowywaniem oraz powielaniem (ksero) dokumentów w formie papierowej. Według artykułu opublikowanego na stronie FinancesOnline , firmy mogą zaoszczędzić nawet do 40% kosztów związanych z powielaniem i przechowywaniem dokumentów. AMODIT e-Teczka, pozwala na przechowywanie i udostępnianie dokumentów w formie cyfrowej, co eliminuje koszty związane z fizycznym magazynowaniem dokumentów ich drukowaniem, kserowaniem a dodatkowo powoduje zmniejszenie kosztów związanych z obsługą archiwum oraz magazynu, co przekłada się na znaczne oszczędności finansowe.
Łatwy dostęp do informacji z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie
Jedną z głównych zalet wdrożenia systemu informatycznego AMODIT e-teczka jest łatwy dostęp do informacji z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Pracownicy mogą mieć dostęp do dokumentacji pracowniczej w każdej chwili i z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Dzięki temu, że dokumentacja przechowywana jest w formie elektronicznej, pracownicy nie muszą fizycznie przemieszczać się do archiwum w celu znalezienia potrzebnych dokumentów. Ponadto, łatwy, ale jedocześnie bezpieczny dostęp do dokumentów i informacji, zwiększa efektywność pracy, przyspiesza obieg informacji, co przekłada się na szybsze załatwianie spraw.
Poprawa bezpieczeństwa przechowywania dokumentów
Wdrożenie systemu informatycznego AMODIT e-teczka przyczynia się do poprawy bezpieczeństwa przechowywania dokumentów poprzez wprowadzenie zaawansowanych mechanizmów zabezpieczających. Przykłady takich mechanizmów to:
- Ograniczenie dostępu do dokumentów tylko do uprawnionych osób, np. poprzez zastosowanie autoryzacji i uwierzytelniania, w podziale na strukturę firmy/grupy a także konkretne rodzaje dokumentów.
- Pełna historia zmian oraz dostępu dla każdego załączonego dokumentu.
- Zastosowanie szyfrowania danych, które dodatkowo zabezpiecza informacje przechowywane w systemie.
- Możliwość tworzenia kopii zapasowych przechowywanych dokumentów, co minimalizuje ryzyko utraty danych w przypadku awarii lub ataku hakerskiego.
- Śledzenie i monitorowanie procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów, co pozwala na wykrycie i szybką reakcję na nieprawidłowości.
Dzięki tym mechanizmom zwiększa się bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów, minimalizuje się ryzyko utraty informacji, a także pomaga w spełnieniu wymogów regulacyjnych i prawnych dotyczących ochrony danych osobowych i poufności informacji.
Szybsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentacją pracowniczą
Przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą pozwala na efektywne zarządzanie tymi dokumentami. Dzięki oprogramowaniu AMODIT e-teczka łatwo jest utrzymywać cyfrową teczkę pracownika, która zawiera wszystkie dokumenty związane z jego zatrudnieniem i przebiegiem pracy. Teczka ta może być w pełni zintegrowana z systemem HR, co pozwala na wygodne przeglądanie dokumentów, automatyczne przypominanie o konieczności aktualizacji dokumentów w teczce pracownika, jak również na udostępnianie dokumentów pracownikowi czy kierownikowi przy zachowaniu wszystkich norm bezpieczeństwa. System AMODIT e-teczka może dodatkowo kontrolować kompletność teczek pracowniczych co eliminuje błędy ludzkie i pozwala zachować globalny standard. Może pomóc w eliminacji duplikatów dokumentów lub też realizować indeksację dokumentów w sposób automatyczny.
Możliwość automatyzacji procesów HR i nie tylko
AMODIT e-teczka stanowi zaawansowane narzędzie do zarządzania dokumentacją pracowniczą, które pozwala na automatyzację wielu procesów związanych z obszarem HR.
Automatyzacja procesów HR oferowana przez AMODIT e-teczkę przekłada się na wiele dodatkowych korzyści i usprawnień, takich jak ułatwienie komunikacji z pracownikami, przyspieszenie załatwiania spraw czy cyfryzacja innych pomocniczych procesów związanych z obsługą spraw pracowniczych.
- Ułatwienie komunikacji z pracownikami – dzięki automatycznym powiadomieniom, system może informować pracowników o konieczności dostarczenia dokumentów, zmianach w regulaminach czy ważnych wydarzeniach. Działy HR mogą także otrzymywać elektronicznie wnioski czy zgłoszenia pracowników, co pozwala na szybsze ich przetwarzanie.
- Przyspieszenie załatwiania spraw – automatyzacja procesów związanych z dokumentacją pracowniczą, takich jak generowanie umów, oświadczeń czy pism, pozwala na skrócenie czasu potrzebnego na obsługę spraw pracowniczych. W rezultacie, zarówno pracownicy, jak i dział HR zyskują więcej czasu na realizację innych zadań.
- Cyfryzacja pomocniczych procesów – AMODIT e-teczka może być wykorzystana do automatyzacji i cyfryzacji innych procesów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi, takich jak rekrutacja, szkolenia czy oceny okresowe. Dzięki temu, przedsiębiorstwa mogą usprawnić cały proces zarządzania personelem.
- Budowa Portalu Pracownika – AMODIT umożliwia stworzenie dedykowanego Portalu Pracownika, gdzie każdy zatrudniony może mieć dostęp do swoich dokumentów, wniosków urlopowych, danych osobowych czy kalendarza szkoleń. Portal może również służyć jako platforma do komunikacji między pracownikami a działem HR, umożliwiając zgłaszanie potrzeb, składanie wniosków, w tym wniosków urlopowych czy otrzymywanie informacji zwrotnych. W ten sposób, pracownicy mogą samodzielnie zarządzać swoimi sprawami, co dodatkowo odciąża dział HR. Dodatkowo zyskujemy przestrzeń do skutecznego i zgodnego z wymogami prawa przekazywania dokumentów takich jak: paski płacowe, pity, RMUA i inne.
AMODIT, będąc uniwersalnym systemem do implementacji i uruchamiania dowolnych procesów biznesowych, nie ogranicza się jedynie do obszaru HR, ale może być zastosowany we wszystkich działach przedsiębiorstwa. Dzięki elastyczności systemu AMODIT, przedsiębiorstwa mogą dostosować jego funkcje do swoich indywidualnych potrzeb i specyfiki działalności. Dostępne moduły i narzędzia pozwalają na automatyzację procesów w różnorodnych branżach, w firmach o różnej wielkości i w różnych obszarach biznesowych.
Wyzwania związane z wdrożeniem systemu informatycznego AMODIT e-teczka
Wybór odpowiedniej infrastruktury informatycznej: instalacja on-premises lub wersja chmurowa
Wdrożenie systemu informatycznego AMODIT e-teczka może być zrealizowane na dwa sposoby: przez instalację on-premises lub poprzez korzystanie z wersji chmurowej. Wybór odpowiedniej opcji zależy od potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa.
W przypadku instalacji on-premises, przedsiębiorstwo musi zainwestować w odpowiednią infrastrukturę informatyczną, taką jak serwery, systemy magazynowania danych czy oprogramowanie. Ponadto, konieczne jest zapewnienie odpowiedniej obsługi, utrzymania i aktualizacji systemu przez specjalistów IT. Taka opcja może być korzystna dla firm, które chcą zachować pełną kontrolę nad swoimi danymi i systemem.
Z kolei, decydując się na wersję chmurową AMODIT e-teczka, przedsiębiorstwo korzysta z usług Astrafox jako dostawcy chmury, który zapewnia niezbędną infrastrukturę, zarządzanie i aktualizacje systemu, a także gwarantuje bezpieczeństwo danych i zgodność z obowiązującymi przepisami. Wersja chmurowa może być atrakcyjna ze względu na mniejsze inwestycje początkowe oraz elastyczność w zakresie skalowania i dostosowywania usług do potrzeb firmy. Warto jednak zaznaczyć, że w przypadku opcji chmurowej przedsiębiorstwo ma ograniczony dostęp do danych, ponieważ są one przechowywane w chmurze dostawcy. Rozwiązanie chmurowe pozwala za to na szybszą realizację wdrożenia ze względu na wyeliminowanie etapu przygotowania infrastruktury i wykorzystanie sprawdzonych rozwiązań Astrafox.
Uzyskanie akceptacji i zaangażowania pracowników
Kluczowym czynnikiem sukcesu wdrożenia systemu AMODIT e-teczka jest zaangażowanie pracowników i ich akceptacja dla nowego systemu. Wprowadzenie nowego oprogramowania może powodować obawy i opór ze strony pracowników, którzy mogą być przywiązani do dotychczasowych metod pracy. Dlatego ważne jest, aby przeprowadzić właściwą komunikację wewnętrzną, wyjaśnić korzyści płynące z wdrożenia systemu oraz zorganizować szkolenia i warsztaty, które pomogą pracownikom oswoić się z nowym narzędziem i procesami. Z tym aspektem związane są też nieodłącznie cechy oprogramowania, które są dla nas jako producenta kluczowe: intuicyjność poruszania się po systemie jak również dostosowanie do dzisiejszych standardów funkcjonalno-wizualnych tego typu aplikacji. Astrafox jako wydawca systemu AMODIT e-teczka aktywnie współpracuje ze swoimi klientami i wsłuchuje się w ich potrzeby, aby tworzyć rozwiązanie odpowiadające współczesnym wymaganiom użytkowników tworząc funkcjonalności nie tylko wymagane przepisami prawa ale przede wszystkim usprawniające automatyzujące i przyspieszające prace z dokumentacją pracowniczą
Integracja z istniejącymi systemami IT i procesami biznesowymi
Wdrożenie systemu AMODIT e-teczka może wymagać integracji z funkcjonującymi w przedsiębiorstwie systemami informatycznymi, takimi jak systemy ERP czy HR. Należy przeprowadzić ocenę, jak nowy system zarządzania dokumentacją wpłynie na bieżące procesy biznesowe i technologie, aby zapewnić płynne i efektywne wdrożenie.
Integracja może obejmować dostosowanie interfejsów programistycznych API, migrację danych z istniejących systemów oraz wdrożenie odpowiednich procedur zarządzania zmianą w organizacji. Przygotowanie na te wyzwania i współpraca z doświadczonym dostawcą rozwiązania, takim jak AMODIT, pomoże w osiągnięciu optymalnych rezultatów w zakresie zarządzania dokumentacją pracowniczą.
Wprowadzenie procedur i polityk dotyczących zarządzania dokumentacją elektroniczną oraz zgodność z przepisami prawnymi
Decydując się na wdrożenie systemu AMODIT e-teczka, należy uwzględnić kwestie związane z przepisami prawnymi dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W Polsce można prowadzić równolegle dokumentację papierową i elektroniczną oraz w każdej chwili zmieniać formę z papierowej na elektroniczną i odwrotnie. Należy jednak pamiętać, że dokumentacja jednego pracownika musi być w całości albo papierowa, albo elektroniczna.
W związku z tym, przy wdrożeniu systemu zarządzania dokumentacją, konieczne jest opracowanie i wprowadzenie odpowiednich procedur i polityk. Powinny one określać, jakie dokumenty będą skanowane i przechowywane elektronicznie, a jakie będą przechowywane w formie papierowej.
Dodatkowo, należy spełnić wymagania przepisów prawnych w zakresie komunikacji z pracownikiem odnośnie zmiany formy przechowywania dokumentacji oraz uzgodnić przekazanie dokumentacji papierowej. Zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania systemu oraz uniknięcia potencjalnych problemów prawnych.
Wprowadzenie podpisów kwalifikowanych i elektronicznych pieczęci kwalifikowanych
Wdrożenie systemu AMODIT e-teczka wiąże się z koniecznością wdrożenia podpisów kwalifikowanych dla pracowników działu HR oraz ewentualnie nabycia elektronicznej pieczęci kwalifikowanej. Podpisy kwalifikowane są niezbędne do legalnego podpisywania dokumentów elektronicznych, takich jak umowy czy decyzje kadrowe, zgodnie z przepisami prawnymi i mogą być również stosowane do podpisywania skanowanych dokumentów wpinanych do e-teczki, jednakże lepszym rozwiązaniem jest zastosowanie do tego celu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Elektroniczna pieczęć kwalifikowana służy do opatrywania skanowanych dokumentów, które są wpinane do elektronicznej teczki pracownika. Użycie elektronicznej pieczęci kwalifikowanej zapewnia autentyczność, integralność oraz niewątpliwość pochodzenia dokumentów elektronicznych. Stosowanie elektronicznej pieczęci kwalifikowanej umożliwia automatyzację tego procesu w odróżnieniu od stosowania osobistego podpisu kwalifikowanego pracownika HR, wymagającej bezpośredniej interakcji pracownika z dokumentem w celu podpisania go. Pieczęć elektroniczna jest praktycznie bezobsługowa i może być naniesiona na tysiące dokumentów bez udziału człowieka, natomiast podpis kwalifikowany wymaga takiej interakcji. Wprawdzie AMODIT pozwala na masowe (do 100 w jednym przebiegu) podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym, jednakże ta interakcja zachodzi. Wszystko zależy od skali i preferencji pracownikow działu HR.
Przedsiębiorstwo musi wziąć pod uwagę te kwestie i ocenić, jak wprowadzenie tych technologii wpłynie na ich procesy pracy. Należy również uwzględnić koszty związane z nabyciem podpisów kwalifikowanych i ewentualnie elektronicznej pieczęci kwalifikowanej oraz szkoleniem pracowników w zakresie ich stosowania.
Warto zwrócić uwagę, że system AMODIT e-teczka oferuje pełne wsparcie dla technologii podpisów kwalifikowanych oraz elektronicznych pieczęci kwalifikowanych. Dzięki temu przedsiębiorstwa, które zdecydują się na wdrożenie, mogą być pewne, że ich procesy związane z zarządzaniem dokumentacją elektroniczną będą zgodne z obowiązującymi przepisami prawna w tym zakresie.
Proces digitalizacji dokumentacji pracowniczej i wybór odpowiedniego partnera
W przypadku wdrożenia systemu AMODIT e-teczka, należy rozważyć wyzwanie związane z procesem digitalizacji istniejącej dokumentacji pracowniczej. Dla niewielkich zbiorów dokumentacji, przedsiębiorstwa mogą przeprowadzić ten proces samodzielnie. Jednak w przypadku większych lub ogromnych zbiorów, liczących nawet kilka milionów dokumentów, niezbędne jest zaangażowanie wyspecjalizowanej firmy dysponującej odpowiednio wyszkoloną kadrą, zasobami oraz opracowanymi i przećwiczonymi w praktyce procedurami dostarczania i odbierania dokumentacji do skanowania zapewniając pełne bezpieczeństwo danych na każdym etapie procesu digitalizacji.
Integralną częścią tego procesu jest indeksowanie, czyli odczytywanie metadanych związanych z każdym dokumentem. Istnieje pewien wspólny dla wszystkich dokumentów zestaw metadanych, ale metadane mogą też różnić się w zależności od rodzaju dokumentu.
Wybór odpowiedniego partnera do przeprowadzenia procesu digitalizacji jest kluczowy, aby zapewnić efektywne wdrożenie systemu AMODIT e-teczka oraz zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi. Należy również przewidzieć jaki jest potrzebny czas na digitalizację dokumentacji pracowniczej, jak proces ten rozłożyć w czasie, jakie nadać priorytety.
Podsumowanie
Astrafox wdrożyło system AMODIT e-teczka u wielu dużych i mniejszych klientów, w tym w firmach wielooddziałowych oraz grupach spółek. Projekty obejmowały zarówno migrację danych i dokumentów ze starych systemów jak i pierwotną digitalizację papierowej dokumentacji. Wspieramy naszych klientów na każdym etapie procesu digitalizacji – od przygotowań początkowych, poprzez wybór odpowiednich technologii i infrastruktury, wdrożenie systemu oraz opracowanie procesów, aż po produkcyjne oddanie rozwiązania. Pomagamy również w migracji danych, digitalizacji dokumentów papierowych z pierwotną indeksacją. Prowadzimy szkolenia oraz świadczymy usługi serwisu w dalszym okresie. Celem jest zapewnienie bezpieczeństwa dla przedsiębiorstwa ciągły rozwój i poszerzanie zakresu cyfrowej transformacji.
Przekładając to na liczby nasze narzędzie wykorzystywane jest do obsługi co najmniej 80 tys. E-teczek pracowniczych i ponad 7 mln dokumentów pracowniczych przechowywanych w tych teczkach.
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, umożliwiające obsługę dokumentacji pracowniczej w formie elektroniczne [↩]