Dzielenie dokumentów przy pomocy kodów kreskowych
To często występujący scenariusz. Użytkownik skanuje dużą liczbę dokumentów i chce aby system automatycznie podzielił skan na pojedyncze dokumenty i dla każdego, tak wyodrębnionego dokumentu założył nową sprawę.
Do realizacji tego scenariusza potrzeba:
- Unikalnych kodów kreskowych. Mogą być zakupione jako gotowy zestaw arkuszy lub rolek. Można również drukować je we własnym zakresie. Ważne jest aby kody były unikalne.
- Wybrania procesu (np Obieg faktur) i skonfigurowania w nim sposobu zakładania spraw oraz wskazania tam wzoru stosowanego kodu kreskowego. Wzorem jest tzw. wyrażenie regularne.
Możliwe są dwa podstawowe scenariusze zakładania spraw:
- na podstawie maila. W tym przypadku należy podać w Ustawieniach procesu, odpowiednie parametry skrzynki emaila na którą będą wysyłane dokumenty
- na podstawie pliku (skanu) umieszczonego w odpowiednim folderze. W tym przypadku w Ustawieniach procesu należy podać ścieżkę do folderu, w którym będą umieszczane skany
W przypadku zakładania spraw na podstawie maila lub na podstawie skanu umieszczonego w odpowiednim folderze należy w ustawieniach wybranego procesu ustawić opcję:
- Dla każdego załącznika z maila będącego plikiem typu pdf, bmp, jpg, tiff dokonuje próby podziału tego pliku na pojedyncze dokumenty na podstawie znalezionego w nim kodu kreskowego. Dla każdego wyodrębnionego w ten sposób dokumentu utworzona zostanie odrębna sprawa, a dokument zostanie umieszczony w polu na formularzu albo na liście dokumentów w tej sprawie.