Dostęp tymczasowy
Wprowadzenie
Osobom niemającym konta w AMODIT można udzielić tymczasowego dostępu do formularza pojedynczej sprawy.
Biznesowe przeznaczenie tej funkcjonalności opisano na blogu w artykule Dostęp tymczasowy do sprawy dla osób spoza organizacji.
W niniejszym artykule omówiono w jaki sposób przygotować proces z wykorzystaniem tej funkcjonalności. Dla lepszego zobrazowania możliwości przykład jest oparty o proces wypełnienia „Kwestionariusza osobowego dla kandydata do pracy”.
Mapa procesu
Ustawienia systemowe i licencyjne
Aby wskazana funkcjonalność mogła być prawidłowo użyta i wykorzystana, niezbędne jest:
- włączenie w ustawieniach systemowych opcji ShowFunctionsForExternalUsers ([5] na poniższym obrazku).
- ustawienie usługi smsapi.pl. Oznacza to, że trzeba mieć darmowe, lub wykupione konto w tej usłudze i parametry te należy wprowadzić w Ustawieniach systemowych -> Usługi -> sekcja SmsApi. Bez ustawienia tych parametrów nie będzie możliwe wysyłanie SMS’ów.
- ustawienie poczty wychodzącej SMTP , aby mogły być wysyłane maile z AMODIT.
Nie jest wymagane posiadanie licencji dla użytkowników zewnętrznych.
Przygotowanie
Aby kandydat do pracy otrzymał kwestionariusz do wypełnienia, sprawa musi być zainicjowana przez osoby np. z Działu Kadr, które otrzymały CV kandydata, a w nim podstawowe informacje jak imię, nazwisko, email, numer telefonu.
Korzystając z procesu o nazwie np. „KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA OSOBY UBIEGAJĄCEJ SIĘ O ZATRUDNIENIE”, tworzą one nową sprawę w tym procesie i uzupełniają podstawowe informacje uzyskane od kandydata i przekazują sprawę do kandydata.
Przekazanie sprawy następuję z użyciem funkcji GrantTemporaryAccessToCase() z odpowiednio ustawionymi parametrami. W parametrach można określić m.in.:
- okres, na który kandydat otrzyma dostęp do sprawy,
- etapy, na których będzie miał dostęp do sprawy,
- sposób logowania do sprawy,
- i inne, jak tytuł i treść maila.
Sposób przygotowania reguły ręcznej na etapie o nazwie np. „Przygotowanie”:
- Przycisk reguły zostanie wyświetlony na etapie „Przygotowanie”;
- Treść reguły określa, np. że dostęp tymczasowy zostanie udzielony na okres trzech dni, że będzie on udzielony osobie identyfikującej się mailem podanym w polu [E-mail] oraz inne niezbędne parametry. W regule użyto funkcji GrantTemporaryAccessToCase();
- Działanie reguły skonfigurowano tak, aby sprawa była przekazywana na etap o nazwie „Zebranie danych od kandydata” do użytkownika SYSTEM USER. To spowoduje, że sprawa nie będzie widoczna na liście „Do wykonania”, a jedynie na zakładce „Wszystkie”.
Użycie w/w funkcji spowoduje:
- Wysłanie maila do wskazanej osoby. Oczywiście osoba ta nie musi mieć konta w AMODIT (patrz również: uwaga w opisie funkcji GrantTemporaryAccessToCase()), aczkolwiek technicznie sam mechanizm utworzy takie tymczasowe konto w bazie danych systemu dla podanego adresu e-mail i telefonu. Samo konto nie zostanie usunięte z bazy, a tylko wygaśnie mu dostęp zgodnie z ustawieniami podczas wywołania funkcji GrantTemporaryAccessToCase().
- Umieszczenie w mailu unikalnego linku do tej konkretnej jednej sprawy dla tej konkretnej osoby posługującej się podanym adresem email.
Uzyskanie dostępu do sprawy przez osobę z zewnątrz
Osoba, która otrzyma maila z linkiem, będzie mogła przejść do strony logowania i tam podając jednorazowy kod, wysłany na maila lub SMS, będzie mogła uzyskać dostęp do sprawy.
Niezbędne jest, aby instalacja AMODIT była „widoczna” dla osoby, która otrzymuje link. Jeżeli AMODIT jest dostępny w chmurze, to oczywiście nie będzie żadnego problemu z dostępem do sprawy. Jednakże, jeżeli AMODIT jest zainstalowany w środowisku IT klienta, to klient we własnym zakresie musi zadbać o odpowiednie skonfigurowanie dostępów. Może np. umieścić AMODIT w strefie DMZ.
Wypełnienie formularza
Osoba, która otrzymała formularz do wypełnienia, ma na nim dostępne te pola, które twórca procesu udostępnił dla tzw. użytkowników zewnętrznych.
Zobacz również: What to check when a text message/SMS does not come out from AMODIT