Dodawanie maili (dokumentów) do istniejących spraw

AMODIT potrafi również załączać dokumenty i treść maila do już istniejących spraw na podstawie numeru sprawy. Ten scenariusz wykorzystywany jest do obsługi Help Center lub innych tego typu procesów, w których spodziewana jest odpowiedź klienta. W takim przypadku wystarczy, że w tytule przesyłanego maila będzie numer sprawy, której mail dotyczy. AMODIT odszuka sprawę i załączy do niej maila. Typowy scenariusz wygląda tak:

1. Obsługujemy sprawę w AMODIT.
2. Z tej sprawy wysyłany jest mail np do klienta z jakąś informacją.
3. Temat maila wygląda np tak „Sprawa nr [#235] została przyjęta do realizacji„
4. Klient odpowiada na tego maila dosyłając jakieś uzupełniające informacje. Jego temat maila będzie więc np taki „RE: Sprawa [#235] została przyjęta do realizacji„. To wystarczy, aby AMODIT odszukał sprawę nr 235 i dołączył do niej odpowiedź klienta.

Co należy skonfigurować?

W ustawieniach systemowych w zakładce Poczta przychodząca należy ostawić:

1. parametry serwera poczty przychodzącej:protokół, adres serwera, port, użycie SSL,
2. parametr user i password. jako user należy przygotować skrzynkę do przyjmowania odpowiedzi np raplay-to@domenafirmy.com.pl
3. parametr Folder name (najczęściej INBOX)
4. parametr „Add original message to case as” w zależności czy mail ma być dołączony jako komentarz czy jako dokument do sprawy
5. Włączyć opcję „Try to attach email replies to existing cases?”
6. W polu „Regex used to find case ID or field value in email subject” powinna być wartość   \[#(?<caseid>[0-9]+)\]

W ustawieniach systemowych w zakładce Zadania należy sprawdzić i ustawić częstotliwość wykonania zadania o nazwie LoadMails