Cykl życia wniosku do archiwum państwowego

Funkcja dostępna od wydania 260630.

Po co istnieje cykl życia wniosku

Przekazanie materiałów do archiwum państwowego nie jest pojedynczą wysyłką pliku, lecz procesem weryfikowanym po stronie ADE w dwóch etapach: najpierw sprawdzane są metadane wniosku, a dopiero po ich akceptacji — właściwa paczka archiwalna. Status wniosku w AMODIT odzwierciedla ten proces, więc w każdej chwili wiadomo, na jakim etapie znajduje się przekazanie i czego wymaga kolejny krok.

Jak to działa

Wniosek przechodzi przez pięć etapów widocznych na osi postępu. Nowy to wniosek roboczy, przygotowywany lokalnie w AMODIT — można go dowolnie edytować i uzupełniać o pliki. Po wysłaniu metadanych wniosek trafia do etapu Wniosek w ADE, gdzie archiwum państwowe weryfikuje dane zgłoszenia. Pozytywna weryfikacja przenosi wniosek do etapu Zaakceptowany — od tego momentu ADE oczekuje na paczkę archiwalną. Po wysłaniu i przyjęciu paczki wniosek osiąga etap Paczka wysłana, a po końcowym potwierdzeniu — Zamknięty.

Proces dzieli się na dwie fazy, bo ADE weryfikuje osobno zgłoszenie i osobno przekazywane materiały. W pierwszej fazie AMODIT wysyła dokument wniosku i spis zdawczo-odbiorczy. W drugiej, już po akceptacji metadanych, wysyłana jest paczka archiwalna: archiwum, jego podpis i suma kontrolna. Rozdzielenie faz sprawia, że materiały trafiają do archiwum dopiero wtedy, gdy zgłoszenie zostało uznane za poprawne.

Przejścia między etapami uruchamia użytkownik. Wysłanie wniosku i wysłanie paczki to osobne akcje, a stan po stronie ADE sprawdza się ręcznie — AMODIT nie odpytuje archiwum automatycznie, więc kolejny etap pojawia się po świadomym sprawdzeniu statusu. Poza główną ścieżką wniosek może trafić do stanu Odrzucony (gdy ADE odrzuci metadane albo paczkę) lub Error (gdy wystąpi błąd komunikacji z ADE).

Kluczowe rozróżnienia

• Wniosek a paczka archiwalna — wniosek to metadane zgłoszenia (dokument wniosku i spis zdawczo-odbiorczy) wysyłane jako pierwsze; paczka archiwalna (archiwum, podpis, suma kontrolna) idzie dopiero po akceptacji wniosku.
• Odrzucony a Error — odrzucenie to decyzja archiwum państwowego o niezgodności metadanych lub paczki; Error to techniczny błąd komunikacji z ADE, który można ponowić ręcznie, powtarzając akcję.
• Odrzucenie kończy wniosek — wniosku odrzuconego nie da się poprawić ani wysłać ponownie; aby przekazać skorygowane materiały, trzeba utworzyć nowy wniosek.
• Zmiana etapu wymaga działania — etap nie zmienia się sam po stronie AMODIT; wysłanie i sprawdzenie statusu to osobne, ręczne kroki użytkownika.

Przykład

Archiwista tworzy wniosek, uzupełnia dokument wniosku i spis zdawczo-odbiorczy, po czym wysyła go do ADE. Wniosek pokazuje etap Wniosek w ADE. Po pewnym czasie archiwista sprawdza status i widzi Zaakceptowany — metadane przyjęto. Wgrywa więc archiwum, podpis i sumę kontrolną, wysyła paczkę i po ponownym sprawdzeniu statusu wniosek osiąga Zamknięty. Gdyby ADE odrzuciło metadane, wniosek trafiłby do stanu Odrzucony, a archiwista założyłby nowy wniosek z poprawionymi danymi.