Integracja AMODIT z archiwum CD3

1. Czym jest CD3?

CD3 to korporacyjne archiwum elektroniczne, w którym dokumenty przechowywane są w sposób długoterminowy, bezpieczny i zgodny z wymaganiami audytowymi (np. regulacjami sektora finansowego). Zapewnia:

  • składowanie plików wraz z metadanymi,
  • niezmienność i podpis czasowy,
  • wyszukiwanie według atrybutów (ID, data, typ dokumentu),
  • centralny dostęp dla działów prawnych, audytu i compliance.

2. Po co integrować z AMODIT?

Wyzwanie bez integracji Korzyść z CD3 + AMODIT
Rozproszone przechowywanie dokumentów (sieć, maile, lokalne dyski) Jeden, audytowalny punkt archiwizacji.
Ręczne opisywanie plików Automatyczne przeniesienie metadanych z AMODIT.
Trudny dostęp do wersji historycznych Stały, niezmienny identyfikator dokumentu (ID CD3).
Ryzyko niezgodności z regulacjami (np. KNF, SOX) Archiwum spełniające wymogi branżowe.

3. Kluczowe korzyści biznesowe

  • Spójność i zgodność – wszystkie finalne dokumenty trafiają do jednego repozytorium zatwierdzonego przez dział compliance.
  • Szybszy audyt – kontrolerzy otrzymują identyfikator CD3 i w kilka sekund pobierają plik wraz z historią.
  • Mniej pracy ręcznej – użytkownik w AMODIT klika „Archiwizuj”, a system przesyła zarówno plik, jak i opis (typ, numer sprawy, kontrahent).
  • Bezpieczeństwo – CD3 przechowuje pliki w szyfrowanej formie z redundancją geograficzną.

4. Jak to działa? (uproszczony przepływ)

  1. Akcja w AMODIT – użytkownik lub reguła wywołuje polecenie Wyślij do CD3.
  2. Przygotowanie metadanych – AMODIT zbiera dane sprawy (np. numer umowy, kontrahent, data).
  3. Wywołanie usługi – funkcja CD3_PostDocument tworzy nowy wpis w CD3 z wybranym szablonem (template).
  4. Przesłanie pliku – załącznik (PDF, XML, ZIP…) jest ładowany i zostaje nierozłącznie powiązany z metadanymi.
  5. Zapis identyfikatora – AMODIT dostaje zwrotnie unikalny ID CD3 i przechowuje go w polu sprawy.

Od tej chwili dokument jest bezpiecznie zarchiwizowany, a w AMODIT pozostaje link lub identyfikator umożliwiający podgląd.

5. Typowe scenariusze użycia

  • Umowy z klientami – finalna, podpisana wersja trafia do CD3 tuż po podpisaniu elektronicznym.
  • Faktury zakupu – po akceptacji w obiegu AMODIT faktura jest archiwizowana z atrybutami VAT.
  • Dokumentacja HR – akta osobowe, które muszą być przechowywane wiele lat zgodnie z ustawą.
  • Protokoły i raporty audytowe – zapewnienie jednego źródła prawdy dla audytorów wewnętrznych.

6. Wymagania do wdrożenia

  • Dane dostępu do usługi CD3 (URL, login, hasło, domena).
  • Predefiniowane szablony CD3 odpowiadające typom dokumentów (tworzone raz przez dział IT/CD3).
  • Mapowanie pól AMODIT ➜ metadane CD3 (ok. 1‑2h pracy wdrożeniowca).
  • Uprawnienia użytkowników do wywołania akcji archiwizacji.

Szczegółowa konfiguracja (parametry systemowe, biblioteki DLL, szablony) znajduje się w instrukcji technicznej dla zespołu IT.

7. Kroki wdrożenia (checklista biznes‑IT)

  1. Uzgodnić zakres dokumentów do archiwizacji (umowy, faktury, protokoły…).
  2. Zdefiniować metadane: co będzie potrzebne w CD3 (np. Nr umowy, NIP kontrahenta).
  3. Założyć konto usługi i uzyskać dane dostępowe.
  4. Skonfigurować szablony w CD3 wraz z polem na ID sprawy AMODIT.
  5. W AMODIT dodać akcję/ przycisk „Archiwizuj w CD3”.
  6. Test end‑to‑end na przykładowym dokumencie; zweryfikować ID i podgląd.
  7. Szkolenie użytkowników – kiedy klikać przycisk, jak sprawdzić status.

8. Najczęstsze pytania

Pytanie Odpowiedź
Czy użytkownik ma dostęp do CD3? Nie musi. Wystarczy ID dokumentu; system może generować link podglądu.
Co z wersjami plików? Archiwizacja dotyczy finalnej, zatwierdzonej wersji. Wersjonowanie bieżące pozostaje w AMODIT.
Czy integracja zwiększa koszty licencyjne? AMODIT nie pobiera opłaty. Koszt zależy od licencji CD3 i ruchu API.
Jak długo trwa archiwizacja? Zwykle <1 sekundy; zależy od wielkości pliku i łącza.
Co w razie błędu? AMODIT zwraca komunikat „Error: …” i loguje szczegóły; dokument pozostaje w stanie niearchiwizowanym.

Podsumowanie: Integracja AMODIT z archiwum CD3 pozwala automatycznie zabezpieczyć kluczowe dokumenty w zgodnym z regulacjami repozytorium. Przekłada się to na oszczędność czasu, mniejsze ryzyko kar za niezgodność oraz szybsze audyty – przy minimalnym nakładzie konfiguracji.

Aktualizacja