Jak ponownie wysłać maila do osoby podpisującej dokument w systemie Trust Center

Problem

Czasami w procesach podpisywania dokumentów elektronicznych zdarza się, że jeden z adresatów nie podpisał dokumentu, ponieważ zgubił link do podpisu lub wiadomość mailowa z linkiem została usunięta. Poniższa instrukcja pokazuje, jak ponownie wysłać dokument do podpisu.

Rozwiązanie krok po kroku

1. Dostęp do sprawy

Wejdź na odpowiednią sprawę w AMODIT, z której wysłano dokument do podpisu poprzez Trust Center.

2. Uprawnienia

Do ponownego wysłania dokumentu do podpisu wymagane są odpowiednie uprawnienia. Operację tę może wykonać:

• Osoba, która pierwotnie wysyłała dokument do Trust Center
• Administrator systemu

3. Zlokalizowanie dokumentu

Znajdź na formularzu pole zawierające dokument, który został wysłany do podpisu. Nazwa pola może być różna, np. „Dokument do podpisu”.

4. Dostęp do menu dokumentu

Kliknij na ikonę trzech kropek (menu) po prawej stronie pola z dokumentem.

5. Przejście do Trust Center

Z rozwijanego menu wybierz opcję „Przejdź do Trust Center”.

6. Odszukanie karty podpisów

Po przekierowaniu do interfejsu Trust Center, odszukaj kartę podpisów, która zawiera listę wszystkich osób wyznaczonych do podpisania dokumentu.

7. Ponowne wysłanie linku

Pod nazwiskami osób, które jeszcze nie podpisały dokumentu, znajdziesz opcję „Ponownie wyślij email”. Kliknij tę opcję, aby ponownie wysłać link do podpisu do wybranej osoby.

Dodatkowe informacje

• System pokazuje status podpisu dla każdego adresata, dzięki czemu łatwo można rozpoznać, kto już podpisał dokument, a kto jeszcze nie
• Ponowne wysłanie linku do podpisu nie wpływa na już złożone podpisy
• W niektórych przypadkach może istnieć potrzeba zmiany osoby podpisującej. Taka możliwość zmiany osoby podpisującej też jest w systemie.

Podsumowanie

Ponowne wysłanie maila do osoby wyznaczonej do podpisania dokumentu to prosty proces, który można wykonać w kilku krokach. Dzięki integracji AMODIT z Trust Center, zarządzanie elektronicznymi podpisami staje się znacznie bardziej efektywne, nawet w sytuacjach, gdy zachodzi potrzeba ponownego wysłania linków do podpisu. Zarówno osoba inicjująca proces, jak i administrator systemu mogą przeprowadzić tę operację.