Powiadomienia

AMODIT wysyła powiadomienia do użytkowników w przypadku zajścia różnych zdarzeń. Istnieją trzy typy powiadomień:

• powiadomienia o otrzymaniu sprawy
• powiadomienia o zmianach w sprawie,  do których zaliczają się informacje o
  • dodaniu komentarza do sprawy
  • dodaniu dokumentu do sprawy
  • dodaniu nowej wersji dokumentu
  • usunięciu dokumentu ze sprawy
  • dodaniu współpracownika do sprawy
• powiadomienia o przekroczeniu terminu dla sprawy/etapu, eskalacji przekroczenia terminu

Częstotliwość otrzymywania powiadomień zależy od typu powiadomienia i ustawień konta użytkownika

• Powiadomienia o otrzymaniu sprawy – ustawienie użytkownika
  • natychmiast
  • co godzinę
  • raz dziennie
  • nigdy
• Pozostałe powiadomienia – ustawienie użytkownika
  • natychmiast
  • co godzinę
  • raz dziennie
  • raz na tydzień
  • nigdy
• Powiadomienia o przekroczeniu terminów. Użytkownik nie może wyłączyć ani zmienić częstotliwości otrzymywania tych powiadomień. Wysyłane są natychmiast gdy zajdzie taka sytuacja.

Można wyłączyć wysyłanie powiadomień dla określonego procesu korzystając z opcji „Zablokuj wysyłanie powiadomień o otrzymaniu sprawy” w Ustawieniach procesu

Oczywiście, aby powiadomienia były wysyłane należy prawidłowo skonfigurować ustawienia serwera poczty wychodzącej SMTP.

Uwaga na wyjątki

1. Jeżeli przekazującym i przyjmującym sprawę na kolejnym etapie jest ta sama osoba, to nie otrzyma ona powiadomienia.
2. Nie otrzyma go również osoba, która przekazuje sprawę na grupę, której jest członkiem. Inni członkowie tej grupy otrzymają powiadomienia.

Powiadomienia zbiorcze

Należy mieć na uwadze, że powiadomienia (maile) są generowane zawsze w chwili zajścia zdarzenia, np otrzymania sprawy i odkładane są w kolejce do wysłania. W przypadku ustawienia częstotliwości otrzymywania powiadomień np na „raz dziennie”,  maile nadal będą generowane w chwili zajścia zdarzenia, czyli otrzymania sprawy. Oznacza to, że na koniec dnia użytkownik otrzyma powiadomienie zbiorcze z informacją, że rano dostał jakąś sprawę do wykonania, pomimo że, tę sprawę mógł już w międzyczasie obsłużyć. Powiadomienie zbiorcze należy traktować jako podsumowanie zdarzeń z minionego okresu.

Szablony maili z powiadomieniami

Amodit przechowuje szablony maili w bazie danych i nie powinny one być zmieniane. Wszystkie dokonane zmiany zostaną nadpisane przy najbliższej aktualizacji systemu.

• Tytuł maila – tytuł zawiera tytuł sprawy i treść w zależności od typu powiadomienia. Te elementy są stałe i nie można ich zmieniać
• adres mailowy, z którego wysyłane jest powiadomienia jest konfigurowany w ustawieniach systemowych
  • w parametrze  Sender mail address, można wpisać po prostu adres np taki no-replay@mail.amodit.com, jak na powyższym przykładzie, ale można też wpisać adres „przyjazny” np „SYSTEM EOD” <no-replay@mail.amodit.com>. Oczywiście adres mailowy wg Państwa uznania, Podany przykład, to adres mailowy używany przez AMODIT domyślnie na każdej nowo tworzonej instalacji na chmurze.
  • parametr ten może być nadpisany ustawieniami konkretnego procesu, gdy w Ustawieniach procesu w parametrze „E-mail z” poda się inną wartość. 
• logo – logo firmy używającej AMODIT lub, gdy nie wczytano własnego logo, standardowe logo AMODIT . Ustawiane w ustawieniach systemowych.
• Link do sprawy będący jednocześnie tytułem sprawy. Zmiana zawartości tytułu sprawy powinna być robiona przy użyciu reguł, poprzez podstawienie treści do pola  systemowego [caseTitle]
• Kto, komu i na który etap przekazał sprawę. Informacja systemowa. Nie podlega konfiguracji.
• treść komunikatu zależy od zdarzenia. Treści komunikatów systemowych nie można zmieniać
• stopka komunikatu. Stopki komunikatów systemowych nie można zmieniać.