Reguły biznesowe

Reguły biznesowe służą do precyzyjnego zarządzania przepływem zdarzeń w procesie. Oczywiście w AMODIT mogą z powodzeniem funkcjonować procedury bez stosowania reguł biznesowych, mówimy wtedy o swobodnym przepływie procesu, w którym to użytkownicy w sposób świadomy przekazują sprawę na kolejne etapy i do kolejnych użytkowników.

Jednak gdy zachodzi potrzeba sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych przed przekazaniem sprawy dalej, lub warunkowego przekazania sprawy na inny etap w zależności od wartości określonych pól na formularzu, to wtedy należy skorzystać z reguł biznesowych.

Reguły biznesowe definiuje się na zakładce REGUŁY w definicji procedury Menu główne – > Procesy -> {wybrany proces} -> zakładka REGUŁY.

Dla użytkownika z uprawnieniami minimum administratora procesu dostępna jest lista zdefiniowanych reguł (1) z możliwością filtrowania wg typu (2) oraz etapu, dla którego dana reguła jest zdefiniowana (3).Lista zawiera kolumny:

• Typ reguły (ręczna, automatyczna, godzinowa itd.);
• Kolejność (indeks określający kolejność wykonywania reguł, w przypadku reguły ręcznej/przycisku indeks będzie oznaczał kolejność wyświetlania przycisków na formularzu sprawy);
• Nazwa reguły  (w przypadku reguł ręcznych jest to nazwa wyświetlana na pasku akcji nad formularzem sprawy);
• Opis reguły (w przypadku reguł ręcznych/przycisków będzie to tekst wyświetlany w chmurce (ang. tooltip) nad przyciskiem po zatrzymaniu nad nim kursora myszy);
• Uruchamiana na etapie (etap, dla którego reguła została zdefiniowana; jeżeli nie podano etapu początkowego, to reguła dotyczy wszystkich etapów);
• Warunek (określa on kryteria pozwalające na uruchomienie reguły; jeżeli kryterium tu podane nie jest spełnione, reguła nie jest wykonywana);
• Zmień etap na (etap, na który zostanie przekazana sprawa w wyniku działania reguły);
• Prześlij do (osoba lub grupa, do której sprawa zostanie przekazana);
• Akcje (treść reguły).

Na liście, reguły prezentowane są w formie zawężonej do kilku linii, jeżeli zachodzi potrzeba obejrzenia całej treści, to należy skorzystać z przycisku „rozwiń” (4) lub dla pojedynczej reguły można skorzystać z funkcji Edytuj (5). W takim przypadku zostanie wyświetlone okno z definicją reguły. Informację na temat sposobu tworzenia reguł oraz dostępnych funkcji znajdziemy w Pomocy (6). W celu dodania nowej reguły należy skorzystać z przycisku Nowa reguła (7). W celu edycji reguły należy skorzystać z przycisku Edytuj (5). W celu usunięcia reguły należy skorzystać z przycisku Usuń (8).

Dodawanie i edycja reguł.

1. W polu Nazwa (1) podaj nazwę reguły. Długość nazwy reguły nie może być większa niż 255 znaków.
2. Dla reguł ręcznych, które definiują przycisk na pasku akcji, będzie to nazwa widoczna pod przyciskiem. Z tego względu zaleca się stosowanie krótkich, jednoznacznych nazw nie dłuższych niż trzy wyrazy.
3. Dla reguł automatycznych i okresowych nazwa ma charakter porządkowy i jej długość nie ma znaczenia.
4. W polu Typ (2) wybierz tryb definiowanej reguły. Do wyboru masz ręczny, automatyczny, okresowy (godzinny), okresowy (dzienny) itd. Dla trybów okresowych częstotliwość ich wykonania zależy od ustawień systemowych.
5. W polu Uruchamiana na etapie (3) określ, na którym etapie ma działać reguła. Możesz wskazać tylko jeden etap. Reguła będzie uruchamiana tylko dla tego etapu. Jeżeli z jakiś powodów chcesz, aby reguła działała na wielu etapach, ustaw wartość (dowolny etap).
6. W polu Warunek (7) możesz wpisać kryterium, które określi w jakich okolicznościach reguła ma być wykonana. Dla reguł ręcznych spełnienie kryterium warunku ma odmienne znaczenie. W sytuacji spełnionego warunku, przycisk jest dostępny na pasku akcji, w sytuacji nie spełnienia warunku przycisk nie jest wyświetlany na pasku akcji.
7. W polu Zmień etap na (4) określa się co ma się wydarzyć po wykonaniu reguły. Częstym zdarzeniem jest przekazanie sprawy na wybrany etap. W takim przypadku w tym polu wskazuje się nazwę etapu, na który ma nastąpić przekierowanie sprawy. W przypadku gdy reguła jest regułą automatyczną, wykorzystywaną do sprawdzenia wartości na formularzu, to nie ma potrzeby przekazywania sprawy na inny etap. W takim przypadku wybieramy opcję (nie zmieniaj etapu) .
8. Bez względu na to czy zmieniamy etap czy nie, możemy przekazać sprawę innej osobie – pole Prześlij do (5). Oczywiście tak jak w przypadku etapu, możemy nie chcieć zmieniać użytkownika sprawy pozostawiając w tym polu opcję (nie przesyłaj dalej). Jeżeli jednak chcemy przekazać sprawę do innej osoby/grupy to mamy do dyspozycji:
   1. Bieżący użytkownik – sprawa pozostanie u bieżącego użytkownika
   2. Twórca – sprawa zostanie przekazana do osoby, która sprawę utworzyła i rozpoczęła jej bieg.
   3. Nadawca – sprawa zostanie przekazana do osoby, od której sprawa do nas dotarła.
   4. Przełożony – sprawa zostanie przekazana do przełożonego osoby, która sprawę obecnie redaguje. Przełożony to osoba zdefiniowana w ustawieniach użytkownika w polu Przełożony.
   5. Przełożony twórcy – sprawa zostanie przekazana do przełożonego osoby, która sprawę utworzyła. Przełożony to osoba zdefiniowana w ustawieniach użytkownika w polu Przełożony.
   6. Przełożony nadawcy – sprawa zostanie przekazana do przełożonego osoby, która sprawę przekazała. Przełożony to osoba zdefiniowana w ustawieniach użytkownika w polu Przełożony.
   7. Pole formularza – sprawa zostanie przekazana do osoby/grupy wprowadzonej we wskazanym polu formularza. Dostępne do wyboru są wyłącznie pola z formularza sprawy typu użytkownik lub podpis. Jeżeli na formularzu nie ma zdefiniowanych pól tego typu, to lista będzie pusta.
   8. Konkretna osoba – sprawa zostanie przekazana do osoby lub grupy wskazanej w tym polu.
9. W przypadku reguł ręcznych niezbędne jest wskazanie obrazka skojarzonego z regułą – pole Wygląd przycisku (6.A). Obrazek ten będzie wyświetlany na pasku akcji dla sprawy. Można wybrać dowolny obrazek z dostępnej listy. Nie ma żadnego związku pomiędzy nazwą obrazka a tym co robi reguła. Oznacza to, że można wybrać dowolny obrazek do dowolnej reguły ręcznej wg własnego uznania. Warto jednak dobierać takie obrazki, które będą się użytkownikom właściwie kojarzyć z przeznaczeniem przycisku. Dodatkowo można określi w polu Rodzaj akcji (6.B) „kolor” przycisku.
10. W polu Warunek (7) można podać kryterium uruchomienia reguły. Kryterium powinno być zapisane jako warunek logiczny, którego wynikiem jest stan PRAWDA (true) lub FAŁSZ (false). Składnię opisano w rozdziale Pisownia reguł w AMODIT.
11. W polu (8) można wpisać treść reguły (skrypt). Składnię opisano w rozdziale Pisownia reguł w AMODIT.
12. Obszar ustawień (9.A i 9.B) pozwala zarządzać sposobem działania reguły:
    1. Ignoruje ograniczenia etapów – gdy zaznaczone, to sprawa może być przekazana na inny etap, bez względu na ograniczenia wprowadzone w definicji etapów.
    2. Opuść sprawę – odnosi się tylko do reguł ręcznych. Gdy będzie zaznaczone, to po użyciu przycisku reguły ręcznej formularz sprawy zostanie zamknięty i użytkownik przejdzie do listy spraw.
    3. Uruchamiaj w trakcie edycji formularza
       1. Dla reguł ręcznych – ma zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do Warunku (7).
          1. Gdy nie jest zaznaczone – warunek sprawdzany jest tylko przy otwieraniu formularza sprawy. Jeżeli warunek będzie w tym momencie spełniony, to przycisk reguły ręcznej będzie dostępny dla użytkownika.
          2. Gdy jest zaznaczone, to warunek będzie sprawdzany w trakcie wprowadzania i zmiany wartości pól przez użytkownika. Efektem będzie pojawianie się lub ukrywanie przycisku w zależności od spełnienia warunku.
       2. Dla reguł automatycznych – ma zastosowanie w odniesieniu do Warunku jak i do treści reguły (skryptu).
          1. gdy nie jest zaznaczone – treść reguły wykona się w trakcie otwierania formularza sprawy oraz w trakcie próby przesłania dalej.
13. 1. 1. 1. gdy jest zaznaczone – treść reguły wykona się w trakcie otwierania formularza, przy każdej zmianie w jednym z pól użytych w regule oraz w trakcie próby przesłania dalej.
       2. Dla reguł okresowych – ma zastosowanie wyłącznie do Warunku (7)